Le meilleur moment pour changer de solution de paie, c'est maintenant. Découvrez pourquoi dans ce guide !
Des collaborateurs satisfaits et autonomes dès le 1er mois. Un guide concret, 0 temps perdu.
Le remboursement des frais professionnels intervient après la validation des notes de frais. Cette étape consiste à vérifier l’exactitude des informations et des justificatifs fournis par le salarié. L’objectif est de prévenir toute erreur ou irrégularité sur les notes de frais, sous peine de sanctions.
Quelles sont les erreurs fréquentes sur une note de frais ? Comment éviter ou corriger les erreurs de notes de frais ? Comment reconnaître une fausse note de frais ? Quelles sont les sanctions possibles en cas d’erreurs sur une note de frais ? PayFit vous renseigne.
Lors du processus de gestion des notes de frais, certaines erreurs peuvent être commises. Les plus courantes sont un remboursement injustifié et le dépassement des plafonds d’exonération des charges sociales.
Pour que le salarié obtienne le remboursement de ses notes de frais, il a l’obligation de produire un justificatif pour chaque frais engagé (facture, reçu, etc.).
L’erreur que peut commettre l’employeur est de rembourser des frais professionnels sans justificatifs.
Or, en cas de contrôle effectué par l’URSSAF, il doit être en mesure de produire les justificatifs pour chaque frais dépensé et remboursé. Il est donc indispensable de respecter cette règle.
Le remboursement des notes de frais fait l’objet d’exonération de charges sociales.
Toutefois, l’URSSAF encadre cette exonération en fixant des limites strictes. Il est donc essentiel, en tant qu’employeur, de s’assurer du respect de ces plafonds afin d’éviter tout redressement.
Le tableau ci-dessous reprend quelques-uns des plafonds d’exonérations des charges sociales.
| Type de frais | Plafond d’exonération 2026 |
|---|---|
| Indemnité de restauration sur le lieu du travail | 7,50 € |
| Salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 21,40 € |
| Salarié non contraint (indemnité de collation hors des locaux ou sur chantier) | 10,40 € |
Modèle de note de frais - Excel
Pour réduire les risques d’erreurs, il est recommandé d’adopter une solution dédiée, comme un logiciel de gestion des notes de frais. Ce type d’outil permet de simplifier le processus de traitement, de sécuriser les validations et de limiter les erreurs administratives.
Un logiciel de paie intègre plusieurs contrôles automatiques avant même la validation par l'employeur. En temps réel, il peut :
extraire automatiquement les informations du justificatif (date, montant, type de dépense) à partir d'une simple photo grâce à la reconnaissance OCR ;
vous alerter instantanément si un montant dépasse les seuils d'exonération URSSAF (7,50 €, 10,40 € ou 21,40 € selon le type de repas) ;
détecter automatiquement les doublons en identifiant un justificatif déjà soumis ;
vous empêcher de soumettre une note de frais sans pièce jointe.
💡 Bon à savoir : depuis juin 2020, les justificatifs dématérialisés font foi en cas de contrôle URSSAF. Une fois la note validée dans un logiciel conforme, il n'est plus nécessaire de conserver les originaux papier.
Si une erreur est identifiée, les outils de gestion permettent de la corriger rapidement. Concrètement, ils peuvent :
vous envoyer une notification automatique pour vous alerter sur les notes de frais en attente de validation ;
bloquer la validation en cas d'anomalie détectée (montant dépassant les plafonds, justificatif manquant) ;
vous permettre de corriger directement via l'interface avant intégration dans le bulletin de paie ;
intégrer automatiquement les notes validées dans le bulletin de paie du mois ;
vous offrir la possibilité d'ajuster le remboursement sur la paie suivante, soit en complétant un montant insuffisant, soit en effectuant une retenue en cas de trop-perçu.
⚠️ Attention : même avec un logiciel automatisé, un contrôle humain reste indispensable avant validation définitive, notamment pour vérifier la cohérence entre le type de dépense et le justificatif fourni.
Il peut arriver que de faux justificatifs de frais professionnels soient transmis par les salariés à leur employeur.
Ainsi, certains salariés essaient de :
faire passer leurs frais personnels en frais professionnels ;
modifier le contenu des justificatifs des notes de frais pour que le montant du remboursement soit supérieur à la réalité (augmenter le prix du carburant, etc.) ;
obtenir plusieurs remboursements pour les mêmes frais.
Il est donc important de bien vérifier les justificatifs de notes de frais ainsi que les motifs de dépenses qui vous sont soumis pour éviter les erreurs sur les notes de frais.
Aussi, il est recommandé d’établir un tableau de suivi des dépenses engagées par vos salariés sur le mois ou sur l’année.
Les erreurs sur les notes de frais peuvent être sanctionnées à l'occasion d'un contrôle effectué par l'URSSAF.
En cas d'absence de justificatifs ou lorsque le plafond d'exonération des charges sociales est dépassé, l'employeur peut faire l'objet d'un redressement.
L'URSSAF peut alors réclamer :
le paiement des cotisations sociales non versées sur les sommes indûment exonérées ;
des majorations de retard (entre 5 % et 10 %) ;
des pénalités pouvant aller jusqu'à 25 % en cas de manquement délibéré.
💡 Bon à savoir : l'URSSAF peut contrôler les notes de frais sur une période de 3 ans (ou 5 ans en cas de travail dissimulé). Il est donc essentiel de conserver tous les justificatifs pendant 10 ans minimum*
En cas de fraude avérée (fausses notes de frais, justificatifs falsifiés), l'employeur et/ou le salarié s'exposent à des sanctions pénales :
amende pouvant atteindre 45 000 € ;
peine de prison jusqu'à 5 ans (en cas de faux et usage de faux) ;
licenciement pour faute grave du salarié fraudeur.
Il est donc capital de veiller au respect strict des règles encadrant les notes de frais et de mettre en place des procédures de contrôle efficaces.
Il n’existe pas de délai de paiement des notes de frais strict dans le Code du travail. Il est néanmoins recommandé de respecter un délai raisonnable, par exemple 30 jours. Ce délai vous laisse le temps de vérifier et de valider les notes de frais.
Les applications de notes de frais ont de nombreux avantages. Elles permettent entre autres d’archiver les justificatifs et de valider les notes de frais, et donc de simplifier le processus pour éviter les erreurs.
Il est possible de digitaliser et automatiser les notes de frais grâce à des outils spécialisés tels qu'un logiciel de paie incluant la gestion des notes de frais. Cela facilite leur vérification et leur validation pour réduire le taux d’erreurs.
Une note de frais kilométriques doit contenir plusieurs informations :
l’identité du salarié et de l’entreprise ;
la date et le motif du déplacement ;
des informations sur le déplacement ;
le montant et les moyens de paiement de la dépense ;
la signature de l’employé et du salarié.
Pour valider la note, toutes ces informations doivent être correctes.
Une note de frais de restaurant doit mentionner les identités du salarié et de l’employeur, le nom du restaurant, la date, la nature et le montant des frais, et des précisions sur les personnes invitées. Si ces informations sont erronées ou incomplètes, la note ne peut pas être validée.
La TVA sur une note de frais peut être récupérée par l’employeur. Déduction de TVA, dépenses et frais éligibles, procédure : PayFit vous guide.
La TVA transport peut être récupérée par l'employeur sur les notes de frais. Transport de personnes, carburant, location de véhicules : PayFit vous guide.
Simplifiez la gestion de la paie avec PayFit : découvrez tout sur les notes de frais de restaurant, de leur rédaction à la justification et comptabilisation.
Une attestation sur l’honneur de note de frais peut être recevable en cas de perte de justificatifs de paiement. Découvrez comment la rédiger correctement.
Comment rédiger une note de frais de déplacement ? Découvrez les règles, barèmes 2025-2026 et des conseils pour un remboursement rapide et conforme à l’Urssaf.
Vos salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles ? Découvrez comment fonctionnent les notes de frais kilométriques avec PayFit.
Les nouveautés PayFit qui changent votre façon de gérer la paie et les RH
