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Comment procéder à la gestion des notes de frais en entreprise ?
Une note de frais permet de rembourser les dépenses professionnelles avancées par un collaborateur dans le strict intérêt de son activité.
Le remboursement s'effectue soit au réel sur présentation de factures conformes, soit sous forme d'allocations forfaitaires selon les barèmes en vigueur.
Le traitement comptable exige d'enregistrer précisément les montants hors taxes, la TVA déductible et de créditer les comptescorrespondants.
La gestion des notes de frais concerne la quasi-totalité des entreprises, et le traitement manuel d'un seul document peut nécessiter jusqu'à une vingtaine de minutes. La structuration de ce processus administratif est indispensable pour assurer la conformité fiscale et sociale de votre société, tout en garantissant des remboursements fluides à vos salariés.
Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais correspond à l'ensemble du processus par lequel une entreprise vérifie, valide et rembourse les dépenses engagées par ses salariés pour les besoins de leur activité professionnelle.
Définition d’une note de frais
Une note de frais est un document établi par un salarié qui récapitule les frais professionnels engagés sur une période donnée. Elle permet d’en obtenir le remboursement par l’employeur, au réel ou au forfait, pour des déplacements, des repas ou des frais d’hébergement.
Les salariés ont droit au remboursement d’un frais professionnel dès lors que la dépense est justifiée par l’activité professionnelle et l’intérêt de l’entreprise. Pour se faire rembourser, ils doivent établir une note de frais, soit un document qui consigne les dépenses réalisées.
Pour l’employeur, la gestion des notes de frais comprend toutes les étapes visant à :
valider (ou invalider) ces demandes (remboursement et comptabilisation) ;
définir en amont une politique de traitement des frais professionnels dans l’entreprise (justification des dépenses, montants maximaux pris en charge, etc.).
Cette procédure se doit d’être rigoureuse : en vérifiant précisément le caractère professionnel des dépenses engagées dans sa gestion des notes de frais, l’entreprise se prémunit d’éventuels redressements fiscaux et sociaux.
💡 Bon à savoir : la loi ne fixe aucune obligation sur la forme d’une note de frais en entreprise, chacun pouvant utiliser son propre modèle. En revanche, le contenu du document doit comporter plusieurs informations indispensables pour être conforme.
Les mentions obligatoires à faire figurer sur une note de frais
La note de frais reste un document officiel. Elle doit indiquer :
le nom du collaborateur qui a effectué la dépense ;
la date d’engagement des frais ;
le lieu ;
l’objet de la dépense et la nature des frais engagés selon leur catégorie (repas, déplacement, indemnités kilométriques, hébergement, etc.) ;
le montant dépensé Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC) ;
le montant de la TVA.
💡 Bon à savoir : la loi ne prévoit pas de délai légal de paiement d’une note de frais après sa remise à l’employeur. Toutefois, les frais engagés doivent être réglés dans un délai raisonnable. Il est conseillé de rembourser les collaborateurs dans les 30 jours maximum.
📌 Exemple : un salarié invite un prospect à déjeuner. Sa note de frais devra indiquer son nom, la date du repas, le nom du restaurant, l'identité et l'entreprise du prospect invité, le montant HT, le montant de la TVA et le total TTC.
Quelles sont les étapes de gestion des notes de frais ?
L’employeur (le manager ou le service comptable chargé de la gestion des notes de frais) suit un processus méthodique permettant d’organiser, de vérifier et de réaliser le traitement comptable de chaque note de frais.
1 - Vérification des notes de frais
Afin de valider le remboursement aux frais réels, l’employeur doit vérifier le montant exact des dépenses engagées par le salarié. Pour cela, il doit s’assurer :
du caractère professionnel de la dépense ;
de sa proportion au regard des frais engagés ;
de la conformité du justificatif de paiement (facture, ticket de caisse, etc.).
💡 Bon à savoir : le remboursement des frais de déplacement réellement avancés nécessite pour le salarié de transmettre à l’employeur une note de frais valide et les justificatifs associés. En revanche, le remboursement au forfait ne nécessite pas pour le salarié de justifier ses dépenses.
2 - Définition de la politique de remboursement
L’employeur doit formaliser la politique interne de remboursement des frais professionnels et la communiquer clairement aux salariés. Il peut utiliser, par exemple, un affichage ou une annexe au contrat de travail.
Ce document précise notamment les plafonds de prise en charge et les délais de remise des justificatifs de note de frais attendus des collaborateurs.
⚠️ Attention : la politique interne doit être conforme aux dispositions prévues par la convention collective en vigueur dans l’entreprise.
3 - Traitement des notes de frais en comptabilité
Le remboursement des notes de frais a habituellement lieu en fin de mois, à la date de paiement du salaire. Dans ce cas, il en est fait mention dans le bulletin de paie du salarié.
Pour le traitement des notes de frais en comptabilité, plusieurs étapes sont à prévoir :
l’enregistrement dans le journal des achats de l’entreprise (ou le journal comptable) ;
le débit des comptes de charges en fonction du type de dépense (compte 6251 pour les frais de transport, 6256 pour les missions, 6257 pour les déjeuners d’affaires) ;
le crédit du compte des crédits du salarié (rubrique 421 ou 467) ;
le débit du compte de TVA déductible (le cas échéant).
La déductibilité de la TVA sur une note de frais obéit à des règles complexes. Si les repas d'affaires permettent de récupérer la TVA, les frais d'hébergement du salarié n'y ouvrent pas droit (sauf s'il s'agit de loger un client). Les dépenses de transport de personnes ou les indemnités kilométriques ne permettent pas non plus de récupérer cette taxe, à l'inverse de certains frais de carburant.
💡 Bon à savoir : pour espérer récupérer la TVA, l'entreprise doit obligatoirement disposer d'une facture libellée à son nom propre (et non à celui du collaborateur), incluant toutes les mentions légales requises par l'administration fiscale.
Quelles solutions pour gérer les notes de frais en entreprise ?
La gestion des notes de frais peut rapidement devenir complexe lorsque le nombre de collaborateurs ou de déplacements professionnels augmente. Pour gagner en efficacité, limiter les erreurs et accélérer les remboursements, les entreprises disposent aujourd'hui de plusieurs solutions, allant des outils traditionnels aux logiciels spécialisés.
Le tableur Excel
De nombreuses TPE et PME utilisent encore un tableurExcel, voire un formulaire papier, pour gérer les notes de frais de leurs salariés. Cette solution présente l'avantage d'être peu coûteuse et facile à mettre en place lorsqu'il y a peu de dépenses à traiter.
En revanche, elle montre rapidement ses limites dès que le volume de notes de frais augmente. La saisie manuelle des informations est chronophage, multiplie les risques d’erreurs sur les notes de frais. et complique le suivi des remboursements. Les justificatifs papier peuvent également être égarés ou difficiles à retrouver en cas de contrôle.
À mesure que l'entreprise se développe, cette méthode devient moins adaptée et peut ralentir le traitement des remboursements ainsi que lagestion comptable des dépenses professionnelles.De plus, les justificatifs en version papier sont souvent stockés à part, complexifiant le suivi.
La solution logiciel pour simplifier la gestion des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est aujourd'hui un véritable levier de productivité pour les entreprises. Depuis le 1er juillet 2019, les justificatifs peuvent être conservés sous format numérique, sous réserve de respecter les règles d'archivage en vigueur.
automatiser la saisie et le traitement des dépenses professionnelles ;
réduire les erreurs liées aux saisies manuelles ;
centraliser les justificatifs dans un espace sécurisé ;
accélérer les validations et les remboursements ;
faciliter le suivi comptable et l'intégration en paie.
Les collaborateurs peuvent ainsi transmettre leurs dépenses directement depuis un ordinateur ou un smartphone en joignant leurs justificatifs numérisés. Les responsables disposent ensuite d'un espace dédié pour contrôler, valider et suivre les remboursements en temps réel.
Parmi les solutions disponibles, Payfit intègre un module de gestion des notes de frais directement à son logiciel de paie et de ressourceshumaines. Les collaborateurs déposent leurs justificatifs, les responsables vérifient et valident les dépenses, puis les informations sont automatiquement préparées pour être intégrées aux bulletins de paie. Cette automatisation limite les ressaisies, réduit les risques d'erreur et fluidifie l'ensemble du processus administratif.
En centralisant la gestion de la paie, des ressources humaines et des notes de frais au sein d'une même plateforme, Payfit permet aux entreprises de gagner du temps tout en conservant le contrôle sur la validation des dépenses. Les justificatifs sont archivés de manière sécurisée grâce à un système d'archivage à valeur probante, garantissant leur intégrité et leur disponibilité en cas de contrôle.
Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?
Il n'existe pas de délai légal strict imposé par le Code du travail pour la remise d'une note de frais. La jurisprudence considère toutefois que le salarié dispose d'un délai de prescription de trois ans pour demander son remboursement. L'entreprise peut, de son côté, instaurer un délai plus court (par exemple 30 ou 60 jours) dans sa politique de remboursement et comptabilisation des notes de frais, ou son règlement intérieur.
La perte d'un justificatif complique le processus de remboursement. Le salarié peut tenter d'obtenir un duplicata auprès du commerçant. À défaut, il est possible de rédiger une attestation sur l'honneur de note de frais détaillant la nature et le montant de la dépense, accompagnée d'un relevé bancaire. Cependant, la récupération de la TVA déductible sera impossible sans une facture conforme.
Les dépenses professionnelles engagées dans le cadre du télétravail (achat de matériel, frais internet) donnent droit à un remboursement. Celui-ci prend généralement la forme d'une allocation forfaitaire versée par l'employeur, exonérée de cotisations sociales dans la limite des barèmes fixés par l'Urssaf.
L'archivage à valeur probante est un procédé technique qui garantit l'intégrité et l'inaltérabilité d'un document numérisé dans le temps. Depuis 2019, l'Urssaf accepte ces justificatifs numériques lors d'un contrôle, évitant ainsi à l'entreprise de devoir conserver toutes les notes de frais au format papier. L'adoption de ce système constitue par ailleurs une étape clé pour réussir la transition vers la dématérialisation RH de votre entreprise.
Les indemnités kilométriques versées aux salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles sont exonérées de cotisations sociales, à condition de respecter les montants du barème kilométrique officiel de l'administration fiscale. Tout versement supérieur à ce barème devra être réintégré dans l'assiette des cotisations.
Un employeur est en droit de refuser le remboursement d'une note de frais dans plusieurs situations, notamment si :
la dépense n'a pas été engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise (dépense personnelle) ;
le salarié ne fournit aucun justificatif conforme (facture, ticket de caisse avec TVA) ;
la dépense dépasse les plafonds fixés par la politique de remboursement interne.
Pour que ce refus soit incontestable, l'entreprise doit avoir clairement communiqué la politique de gestion des frais professionnels à l'ensemble de ses collaborateurs en amont.
