Comment fonctionnent les notes de frais kilométriques ?

Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à engager des dépenses professionnelles : repas, billets de train, frais kilométriques, etc. 

La note de frais est un document permettant aux salariés de demander à l'employeur un remboursement de ces frais professionnels. 

Dans la pratique, certains salariés peuvent être contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Si c’est le cas, ils ont la possibilité de demander le remboursement des frais engagés, en transmettant une note de frais kilométrique à l’employeur.

Comment faire une note de frais kilométrique ? Comment calculer une note de frais kilométrique ? Où trouver un modèle de note de frais kilométrique gratuit ? Peut-on utiliser un tableau pour une note de frais kilométrique ?  PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ? 

Selon les besoins de l’entreprise, il est possible qu’un salarié soit contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles.

Dans ce cas, l'employeur peut rembourser le salarié qui utilise sa voiture, son scooter ou sa moto pour ses déplacements professionnels en lui versant des indemnités kilométriques.

Cette indemnité kilométrique permet de rembourser les charges liées à l’utilisation du véhicule, dont le salarié est propriétaire.

Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, le salarié doit justifier son déplacement professionnel auprès de son employeur en envoyant une note de frais, également appelée “note de frais kilométriques” ou "note de frais de déplacement". 

La note de frais kilométrique est un document que le salarié va remplir pour obtenir le remboursement des frais kilométriques engagés avec son véhicule pour des déplacements professionnels. 

En pratique, le salarié joint à la note de frais kilométrique les “reçus” pour prouver les dépenses engagées. De son côté, l’employeur examine la note de frais kilométrique pour vérifier son exactitude et sa validité. 

Il peut ensuite procéder aux remboursements des notes de frais lorsque les montants sont justifiés.

Attention : l'indemnité kilométrique ne s’applique pas aux trajets effectués entre le domicile du salarié et son lieu de travail. 

Comment faire une note de frais kilométrique ? 

Que doit contenir une note de frais kilométrique ? 

Le contenu d’une note de frais kilométrique n’est pas prévu par la loi. Ainsi, chaque entreprise est libre de déterminer le contenu de ces notes, en fonction de ses besoins et spécificités. 

En pratique, les notes de frais kilométriques contiennent : 

• l'identité du salarié (nom, prénom, adresse, ...) ;

• l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse...)

• la date du déplacement professionnel  ;

• le montant de la dépense ;

• les moyens de paiement ;

• le motif du déplacement ;

• des informations sur le déplacement (lieu de départ et d’arrivée, kilométrage…) ;

• la signature de l’employeur et du salarié.

Quel est le format des notes de frais kilométriques ? 

Il est possible de faire des notes de frais kilométrique au format “papier”. 

Toutefois, la feuille de frais kilométrique doit impérativement être lisible et regrouper toutes les informations nécessaires au calcul du montant de l’indemnité kilométrique. 

A noter que dans la plupart des entreprises, la gestion des notes de frais est dématérialisée. Ces entreprises utilisent des logiciels spécialisés dans la gestion des notes de frais. 

Besoin d’aide pour faire votre note de frais kilométrique ? Téléchargez gratuitement notre modèle de frais sur Excel. Selon vos besoins, vous pourrez adapter cet exemple de note de frais.

A quelle fréquence réaliser les notes de frais kilométriques ? 

Vous êtes libre du moment auquel vous souhaitez faire les notes de frais kilométriques. 

Cela dépend de l’organisation de votre entreprise, vous pouvez décider de les faire de manière : 

• quotidienne ;

• hebdomadaire ; 

• mensuelle ; 

• trimestrielle. 

Attention : il vous est recommandé de les faire régulièrement, car plus le nombre de notes de frais kilométriques est important, plus le risque d’erreurs dans les notes de frais est élevé.

Comment calculer une note de frais kilométrique ? 

Le calcul de l’indemnité kilométrique pour une note de frais s’effectue sur la base d’un barème mis à disposition par l’administration fiscale. 

Ce barème kilométrique permet de déterminer le montant à verser au salarié sur la base de deux facteurs :

• la distance parcourue ;

• la puissance du véhicule utilisé.

Les barèmes kilométriques sont fixés par l’administration fiscale.

Les notes de frais kilométriques pour les voitures en 2022

d = distance parcourue à titre professionnel en km

Exemple : si un de vos salariés parcourt 3 000 kilomètres à titre professionnel avec sa voiture 4CV, il dispose d’un total de frais kilométrique de : 3000 x 0,575, soit 1 725 €.

Les notes de frais kilométriques pour les scooters en 2022

d = distance parcourue à titre professionnel en km

Exemple : si un de vos salariés parcourt 1 500 kilomètres avec son scooter à titre professionnel, il dispose d’un total de frais kilométrique de : 1 500 x 0,375, soit 562,5 €.

Les notes frais kilométriques pour les motos 

Les motos sont tous les véhicules à 2 roues qui ont un moteur supérieur à 50 cm3. 

Comment gérer les notes de frais kilométriques de l’entreprise ?

Gérer les notes de frais kilométriques de l'ensemble de vos salariés peut s’avérer compliqué et fastidieux :  il faut rembourser les frais professionnels, mais aussi procéder au traitement comptable de ces notes de frais. 

Pour en savoir plus sur la comptabilisation des notes de frais, n’hésitez pas à consulter notre article. 

Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels de notes de frais. Ces logiciels sont des outils qui permettent aux entreprises de gagner du temps en traitant efficacement les demandes de remboursement des salariés.

Grâce à ces outils, la gestion des notes de frais est automatisée ! Fini les tableaux sous excel ou les formulaires papiers pour vos notes de frais kilométriques. 

PayFit est un logiciel de gestion de la paie et des ressources humaines. Avec PayFit, vous gérez simplement les notes de frais dans votre entreprise. 

Vos employés ajoutent leurs notes de frais depuis leur espace personnel. Une fois validée par leur manager, la note de frais est automatiquement ajoutée au bulletin de paie du mois en cours.

Et pour finir, n’oubliez pas de consulter notre modèle de note de frais gratuit (Excel).

Précision : si certaines conventions collectives prévoient des règles particulières concernant la gestion des notes de frais kilométriques, ce n'est pas le cas de l'indemnité kilométriques sous Syntec.