Jusqu'au 30 Septembre
À retenir :
Une note de frais kilométrique permet à un salarié de se faire rembourser les déplacements professionnels effectués avec son véhicule personnel.
Le remboursement se calcule sur la base des barèmes kilométriques officiels, selon la distance parcourue et la puissance du véhicule.
Les notes de frais doivent être accompagnées de justificatifs comme les tickets de péage, factures de carburant ou reçus d’entretien.
Elles peuvent être saisies au format papier, Excel ou via un logiciel de gestion, et peuvent être soumises quotidiennement, mensuellement ou trimestriellement.
Les indemnités kilométriques sont exonérées d’impôt si elles respectent le barème fiscal et que la note de frais est correctement remplie et validée par l’employeur.
Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à engager des dépenses professionnelles : repas, billets de train, frais kilométriques, etc. La note de frais est un document permettant aux salariés de demander à l'employeur un remboursement de ces frais professionnels.
Dans la pratique, certains salariés peuvent être contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Si c’est le cas, ils ont la possibilité de demander le remboursement des frais engagés, en transmettant une note de frais kilométrique à l’employeur.
Comment faire une note de frais kilométrique ? Comment calculer une note de frais kilométrique ? Où trouver un modèle de note de frais kilométriques gratuit ? Peut-on utiliser un tableau pour une note de frais kilométrique ? Payfit vous explique.
Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?
Il arrive qu’un salarié soit amené à utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. Dans ce cas, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques pour le remboursement des frais liés à l’utilisation de sa voiture, de son scooter ou de sa moto lors de ses déplacements professionnels.
Cette indemnité permet de compenser les charges liées à la possession et à l’usage du véhicule du salarié dans le cadre de son activité professionnelle.
Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, le salarié est tenu de justifier son déplacement en envoyant une note de frais, également appelée “note de frais kilométriques” ou "note de frais de déplacement". Elle doit être accompagnée par des justificatifs, tels que les reçus ou factures, pour prouver les dépenses. L’employeur examine ensuite la note de frais afin de vérifier son exactitude et sa conformité.
Une fois la note validée, l’entreprise peut ensuite procéder aux remboursements des notes de frais.
⚠️ Attention : l'indemnité kilométrique ne s’applique pas aux trajets effectués entre le domicile du salarié et son lieu de travail.
Comment faire une note de frais kilométrique ?
Contenu de la note de frais kilométrique
Le contenu d’une note de frais kilométrique n’est pas encadré par la loi. Chaque entreprise reste donc libre de définir les informations qu’elle souhaite y inclure, en fonction de ses besoins et de ses spécificités.
En pratique, elles contiennent :
l'identité du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;
l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;
la date du déplacement professionnel ;
le montant de la dépense ;
les moyens de paiement ;
le motif du déplacement ;
des informations sur le déplacement (lieu de départ et d’arrivée, kilométrage, etc.) ;
la signature de l’employeur et du salarié.
💡 Bon à savoir : l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais peut offrir des fonctionnalités spécifiques, permettant à l’employeur de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Format des notes de frais kilométriques
Il est possible de remplir les notes de frais kilométriques au format papier. La feuille doit toutefois être claire, lisible et regrouper toutes les informations nécessaires pour le calcul de l’indemnité.
Parce que plus leur nombre est important, plus le risque d’erreurs dans les notes de frais augmente, il convient de les traiter régulièrement. Toutefois, rien n'empêche qu’elles soient établies de manière :
quotidienne ;
hebdomadaire ;
mensuelle ;
trimestrielle.
Modèle de note de frais - Excel
Comment calculer une note de frais kilométrique ?
Le calcul se fait selon le barème kilométrique officiel publié par l’administration fiscale. Ce barème permet de déterminer le montant à rembourser au salarié en fonction de deux critères principaux :
la distance parcourue ;
la puissance du véhicule utilisé.
💡 Bon à savoir : pour les véhicules électriques, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.
d = distance parcourue en kilomètre
Barème kilométrique applicable aux voitures en 2025-2026
| Puissance administrative du véhicule (en CV) | Jusqu’à 5 000 km | Entre 5 001 et 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 € | (d x 0,316) + 1 065 € | d x 0,370 € |
| 4 CV | d x 0,606 € | (d x 0,340) + 1 330 € | d x 0,407 € |
| 5 CV | d x 0,636 € | (d x 0,356) + 1 395 € | d x 0,427 € |
| 6 CV | d x 0,665 € | (d x 0,374) + 1 457 € | d x 0,447 € |
| 7 CV et plus | d x 0,697 € | (d x 0,394) + 1 515 € | d x 0,470 € |
Barème kilométrique applicable aux motos en 2025-2026
| Puissance administrative (en CV) | Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 € | (d x 0,099) + 891 € | d x 0,248 € |
| 3 à 5 CV | d x 0,468 € | (d x 0,082) + 1 158 € | d x 0,275 € |
| 5 CV et plus | d x 0,606 € | (d x 0,079) + 1 583 € | d x 0,343 € |
Barème kilométrique applicable aux scooters en 2025-2026
| Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
| d x 0,315 € | (d x 0,079) + 711 € | d x 0,198 € |
Comment gérer les notes de frais kilométriques de l’entreprise ?
Gérer les notes de frais kilométriques de l’ensemble des salariés peut rapidement devenir complexe et chronophage. Il ne s’agit pas seulement de rembourser les frais professionnels, mais aussi d’assurer leur traitement comptable.
Fort heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de notes de frais. Ces outils permettent aux entreprises de gagner un temps précieux en simplifiant et en automatisant le traitement des demandes de remboursement des salariés.
Fini les tableaux Excel ou les formulaires papier ! Avec ces solutions, la gestion des notes de frais kilométriques devient rapide, efficace et entièrement digitalisée.
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