Comment simplifier et digitaliser son process de notes de frais ?

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Amira Boughaba

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 5.05.2022

La gestion des notes de frais manuellement par l’employeur est un processus particulièrement chronophage.

Pour cette raison, de plus en plus d’entreprises décident d’automatiser les notes  de frais en faisant appel à une solution digitale de gestion des notes de frais.

Qu’est-ce que le processus de note de frais ? Pourquoi automatiser le processus de notes de frais ? Comment digitaliser la gestion des notes de frais de ses collaborateurs ?

Sommaire

Qu’est-ce que le processus de note de frais ? 

Une note de frais d’entreprise est un document dans lequel le salarié renseigne les dépenses qu’il a effectuées dans le cadre de son activité professionnelle.

La gestion des notes de frais permet à l’employeur d’étudier les demandes de remboursement en prenant en compte la nature et le montant de la dépense ainsi que les justificatifs de notes de frais.

Il est important de définir une politique de gestion des notes de frais afin de prévoir un système de traitement des demandes et de fixer un délai de paiement des notes de frais.

Bon à savoir

En cas d’impossibilité de fournir un justificatif de paiement, le salarié peut transmettre une attestation sur l’honneur de notes de frais.

Pourquoi digitaliser les notes de frais ? 

La digitalisation des notes de frais présente de nombreux avantages tant pour le salarié que pour l’employeur.

L’automatisation des notes de frais permet à l’employeur de gagner du temps et de  simplifier la procédure de gestion des notes de frais.

Quant au salarié, grâce à l’automatisation, il peut transmettre directement sur la plateforme ses notes de frais ainsi que ses pièces justificatives.

Le salarié peut facilement suivre l’état de sa demande de remboursement des notes de frais et compléter éventuellement les pièces justificatives manquantes.

Comment simplifier et digitaliser la gestion des notes de frais de ses collaborateurs ?

La gestion des notes de frais peut être effectuée manuellement par l’entreprise mais cela peut être long et chronophage. 

C’est pourquoi, il est recommandé aux employeurs de recourir à un logiciel de note de frais qui permet de simplifier et digitaliser le processus de notes de frais.

Le logiciel de note de frais est une solution de gestion automatisée des notes de frais qui permet de comptabiliser automatiquement les remboursements sur les bulletins de paie des salariés. Finalement, il s’agit de la solution idéale pour alléger la gestion des notes de frais en entreprise.

Bon à savoir

La note de frais kilométrique permet au salarié d’obtenir le remboursement des dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. 

Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?

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