Comment fonctionne l’attestation sur l’honneur de note de frais ?

L’attestation sur l’honneur de note de frais est un document que doit remplir un salarié lorsqu’il ne peut fournir le moindre justificatif pour ses notes de frais. Cette démarche repose avant tout sur la confiance et la transparence, car elle engage l’employeur à rembourser les frais engagés par son collaborateur dans le cadre de sa mission.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Dans quels cas peut-on faire une attestation sur l’honneur de note de frais ? Comment la rédiger ? Payfit vous explique.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais d’entreprise est un document qui liste les différentes dépenses réalisées dans le cadre d’une mission professionnelle. Un travailleur ou le dirigeant d’entreprise peut être amené à se déplacer hors de son lieu de travail habituel pour plusieurs raisons : 

• honorer un rendez-vous avec un client ;

• participer à des événements professionnels ;

• intervenir sur le terrain pour de la maintenance ou du dépannage ;

• etc.

Hormis la note de frais de déplacement, ces missions nécessitent d’autres dépenses : frais de repas, frais de matériel ou frais de logement. Chaque coût nécessite un justificatif (facture, ticket de caisse) afin d’obtenir un remboursement au retour du collaborateur dans l’entreprise.

Certaines notes de frais requièrent des mentions supplémentaires plus spécifiques. Pour l’indemnité kilométrique, il s’agit d’indiquer le motif du voyage, la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule. La note de frais de restaurant précise l’identité des convives, leur profession et l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Enfin, la note de frais d’hébergement est prise en charge à condition de respecter les contraintes du “grand déplacement” défini par l’URSSAF : 

• l’intervention se déroule à plus de 50 kilomètres du domicile du travailleur, en trajet simple ;

• le temps de trajet avec les transports en commun est supérieur à 1 h 30.

💡 Bon à savoir : l’Urssaf contraint également les collaborateurs à limiter les dépenses pour les frais de restaurant. Elles s’élèvent à 19,10 € par repas dans un restaurant ou, le cas échéant, 9,40 €.

⚠️ Attention : si un salarié organise plus d’un repas d’affaires par semaine, ses notes de frais sont requalifiées comme des avantages en nature sur sa fiche de paie.

Dans quels cas peut-on faire une attestation sur l’honneur de note de frais ?

Une attestation sur l’honneur de note de frais permet de certifier l’exactitude des dépenses lorsque ces dernières ne sont corroborées par aucun justificatif. Cette situation est possible pour plusieurs raisons : 

• perte ou vol du justificatif original ;

• justificatifs prouvant le partage des frais ;

• dépense payée en argent liquide ou sans facture ;

• dysfonctionnement du matériel de la boutique ou du restaurant, empêchant un logiciel d’éditer le moindre document.

Même si elle n’a pas la même valeur légale que les justificatifs de note de frais, l’attestation sur l’honneur reste essentielle pour assurer une gestion comptable rigoureuse. En effet, lors d’un contrôle fiscal, l’employeur doit être en mesure de justifier le remboursement des dépenses engagées par son salarié.

⚠️ Important : en cas d’erreur sur une note de frais, l’entreprise s’expose à un redressement.

💡 Bon à savoir : il est possible d’écrire des attestations à la main, à condition de fournir des documents lisibles et précis.

L’attestation sur l’honneur engage pleinement la responsabilité du salarié qui la signe. Par ailleurs, une copie du relevé bancaire peut être demandée afin de confirmer le paiement des frais non justifiés par d’autres documents.

👉 À noter : la dépense doit être proportionnée et réalisée dans l’intérêt de l’entreprise. Ces conditions sont impératives pour demander leur remboursement.

Comment rédiger une attestation sur l’honneur de note de frais ? 

La rédaction d’une attestation sur l’honneur respecte un certain formalisme. Elle doit mentionner certaines informations obligatoires comme : 

• l’identité du travailleur;

• la date et lieu de la dépense ;

• le montant de la dépense ;

• le motif de la dépense ;

• la signature du collaborateur (ou des collaborateurs en cas de partage des dépenses).

Il est possible de télécharger des modèles d’attestations gratuitement sur Internet. Toutefois, nous vous proposons cette solution personnalisée qui respecte les règles administratives : 

ATTESTATION SUR L’HONNEUR 

Je soussigné(e) [NOM ET PRÉNOM],

né(e) le [DATE DE NAISSANCE], 

demeurant [ADRESSE], 

occupant le poste de [NOM DU POSTE], 

atteste sur l’honneur, avoir effectué une dépense [DATE, NATURE ET MONTANT DE LA DÉPENSE] pour le compte de l’entreprise.

Fait pour servir et valoir ce que de droit.

[DATE ET LIEU]

[SIGNATURE]

Comment encadrer le recours à des attestations sur l’honneur pour les notes de frais ?

La politique de l’entreprise doit rester formelle : le recours à des attestations sur l’honneur pour les notes de frais reste une procédure exceptionnelle. Il en va de la rigueur et de la transparence au niveau de la gestion comptable. C’est pourquoi plusieurs solutions peuvent être mises en place pour mieux encadrer les pratiques des salariés : 

• recourir à un outil numérique pour simplifier et digitaliser les process de notes de frais ;

• informer par note de service interne des types de dépenses pour lesquelles l’attestation est tolérée, ainsi que les plafonds de remboursement ; 

• demander à vos équipes de télécharger un logiciel de notes de frais compatible avec leurs compétences. Ne pas hésiter à les former sur cet outil ou à leur fournir un guide pour les aider à le maîtriser.

Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?

Demander une démo