Comment choisir une application de notes de frais ?

Seheno Randriamanantena
Juriste Rédacteur en Droit social chez PayFit
Mise à jour le 6.05.2022

Pour faciliter votre quotidien d’employeur ou de jeune entrepreneur, vous pouvez faire le choix de vous procurer une application de notes de frais.

Une solution de notes de frais peut être gratuite ou payante.

Aussi, il existe différentes fonctionnalités pouvant varier d’une application à une autre.

Qu’est-ce qu’une application de notes de frais ? Quels sont les différents types d’applications de notes de frais ? Quelles en sont les fonctionnalités indispensables ? Qu’en est-il du prix ? PayFit répond à vos interrogations.

Sommaire

Qu’est-ce qu’une application de notes de frais ?

Si vous recherchez une solution pour gérer vos notes de frais, vous pouvez vous tourner vers une application de notes de frais

Il s’agit d’un système informatique permettant la gestion des notes de frais et notamment le :

  • traitement des demandes de remboursement ;

  • traitement de la comptabilisation (enregistrement comptable des notes de frais).

Une application de gestion de notes de frais a pour vocation de vous faire gagner du temps et de vous faire gagner en efficacité. Ainsi, vous n’aurez plus à tenir de tableaux Excel.

Quelles sont les fonctionnalités d’une application de notes de frais ?

Utiliser une application peut être une solution pour la gestion des notes de frais de votre association ou de votre entreprise.

Pour faire votre choix, vous pouvez vous référez à la liste des fonctionnalités suivantes.

1 - Les fonctionnalités communes aux applications de notes de frais

Il y a des fonctionnalités communes aux applications de notes de frais :

  • saisie des notes de frais ; 

  • gestion des justificatifs de notes de frais ;

  • validation des notes de frais ;

  • calcul des frais à rembourser ;

  • transmission au service de comptabilité ;

  • mise à jour automatique sur la fiche de paie.

Précision : les erreurs sur les notes de frais sont réduites grâce à l’automatisation des notes de frais.

2 - Les autres fonctionnalités

Certaines applications proposent des fonctionnalités supplémentaires :

  • remplissage automatique grâce au scan ou à la photo des justificatifs de notes de frais (les données sont détectées et renseignées automatiquement dans l’application) ;

  • compatibilité avec les logiciels de paie ;

  • catégorisation des notes de frais (repas, équipement, indemnités kilométriques, etc.) ;

  • suivi de l’évolution des frais par salarié et par équipe.

Quels sont les différents formats d’application de notes de frais ?

Grâce à l’essor des nouvelles technologies, vous pourrez trouver plusieurs types d’applications de notes de frais sur le marché. Toutes auront vocation à vous aider dans le remboursement des notes de frais de vos salariés.

  • L’application de notes de frais en ligne : la plupart des applications se présentent sous la forme d’un portail accessible et utilisable en ligne, depuis un mobile ou un ordinateur. 

  • L’application mobile de gestion des notes de frais ou à télécharger sur l’ordinateur : pour une meilleure accessibilité, certains logiciels proposent des applications à télécharger sur vos différents appareils.

  • L’application de note de frais couplée au logiciel de paie : pour plus de praticité dans le remboursement des notes de frais, la gestion des notes de frais est souvent proposée en option par les logiciels de paie. L’avantage est que cela permet une comptabilisation, automatique et en temps réel, des notes de frais dans la fiche de paie.

Quel est le prix d’une application de note de frais ?

Vous pouvez trouver des applications de notes de frais selon votre budget.

Il existe des applications de notes de frais gratuites : les fonctionnalités en seront cependant limitées. 

Puis, il y a les applications de notes de frais payantes. Le prix va varier en fonction des fonctionnalités que vous souhaitez avoir.

Enfin, si vous optez pour un logiciel de paie proposant une application de notes de frais, il s’agira de se renseigner sur le prix de l’option. Le prix est généralement calculé en fonction du nombre de salariés.

Précision : dans certains cas, vous pouvez obtenir un devis.

Tableau récapitulatif : fonctionnalités d’une application de notes de frais

Vous trouverez ci-dessous le résumé des fonctionnalités essentielles d’une application de notes de frais : 

Fonctionnalités de l’application de notes de fraisApplication de notes de frais gratuiteApplication de notes de frais payante
Saisie des notes de frais
Remplissage automatique des informations sur la note de frais
Scan des justificatifs de notes de paie
Archivage des justificatifs de notes de frais
Validation des notes de frais par le responsable
Calcul des frais à rembourser au salarié
Compatibilité avec les logiciels de paie
Existence de plusieurs catégories de notes de frais
Possibilité de suivre l’évolution des frais engagés par salarié et par équipe
Transmission des informations au service de la comptabilité

Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?

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