Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de 1 à 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 1er juin et le 30 juin 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués
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Modèle de note de frais - Excel
L'indemnisation d'une note de frais repose sur un principe essentiel : toute dépense doit être justifiée, raisonnable et engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise.
Pour procéder au remboursement de son collaborateur, l'employeur peut opter pour le paiement au réel de la somme exacte avancée ou pour le versement d'une allocation forfaitaire .
Ces remboursements sont totalement exonérés de cotisations sociales , sous réserve de respecter les plafonds annuels fixés par l'URSSAF.
Pour simplifier la comptabilité et sécuriser la récupération de la TVA, l’utilisation d'un logiciel dédié est recommandée.
Les frais d’hébergement, de transport ou de repas font partie du quotidien de nombreuses activités professionnelles. À chaque déplacement ou mission, vos collaborateurs peuvent être amenés à avancer certaines dépenses pour le compte de l’entreprise. Pour obtenir leur remboursement , ils doivent alors transmettre une note de frais détaillant la nature , le montant et le contexte de chaque dépense, accompagnée des justificatifs nécessaires.
Mais toutes les dépenses engagées ne peuvent pas être remboursées automatiquement. Pour être prises en charge, elles doivent répondre à plusieurs conditions , s'inscrire dans un cadre légal et comptable.
En principe, l’employeur a l’obligation légale de rembourser les frais engagés par le salarié , dès lors qu’ils ont été exposés pour les besoins stricts de l’activité professionnelle. À l’inverse, toute dépense à caractère strictement personnel ne peut en aucun cas être prise en charge par l’entreprise.
Pour être remboursée, une dépense doit toutefois remplir trois conditions essentielles :
avoir un caractère professionnel : elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et être liée à l’exercice des fonctions du salarié ;
être proportionnée : le montant doit rester raisonnable au regard de la mission ou du déplacement effectué ;
être justifiée : la dépense doit pouvoir être prouvée à l’aide d’un document comptable conforme.
Pour indemniser le salarié, l'employeur dispose de deux modes de calcul : le paiement au réel ou le versement d'une allocation forfaitaire .
| Critère d’évaluation | Remboursement au réel | Remboursement au forfait |
|---|---|---|
| Principe | Remboursement exact de la dépense au centime près. | Versement d’une allocation fixe selon le barème URSSAF. |
| Justificatifs | Obligatoires (facture ou reçu détaillé avec TVA). | Non exigés (la preuve du déplacement suffit). |
| Avantage Salarié | Aucune perte financière si la dépense est élevée. | Conserve la différence s’il dépense moins que le forfait, à condition que le déplacement soit réel et justifié. |
| Avantage Employeur | Récupération de la TVA possible. | Simplification comptable importante : pas de gestion des justificatifs détaillés. |
Dans ce cas de figure, l'entreprise rembourse au centime près la somme avancée par le salarié, en s'appuyant sur le justificatif fourni. Ce mode de fonctionnement est parfois imposé par la loi, certaines catégories de dépenses ne pouvant être remboursées qu'au réel, telles que :
les frais liés au télétravail (équipement, etc.) ;
les frais liés aux outils numériques professionnels (téléphone, internet, équipement informatique) ;
les frais de déménagement liés à une mobilité professionnelle imposée ;
les frais des salariés détachés à l'étranger .
L’employeur verse une somme fixe correspondant aux barèmes définis par l’URSSAF . Si le salarié dépense plus que le forfait alloué, la différence reste à sa charge. Attention toutefois, tout versement dépassant les plafonds légaux de l'URSSAF sera considéré comme un avantage en nature et soumis aux cotisations sociales.
💡 Bon à savoir : les dirigeants d'entreprise (présidents de SAS, gérants majoritaires) ne peuvent pas bénéficier du système au forfait pour leurs repas ou petits déplacements, et doivent obligatoirement être remboursés au réel.
Si vous optez pour le forfait, voici les barèmes de référence pour l'année 2026 .
| Type de frais professionnels | Montant forfaitaire maximum 2026 | Conditions d’application |
|---|---|---|
| Titres-restaurant | 7,32 € | Plafond d’exonération URSSAF pour la part employeur (soit une valeur faciale maximale de 12,20 € pour bénéficier de la part employeur de 60 % entièrement exonérée). |
| Repas en petit déplacement (restaurant) | 21,40 € / repas | Collaborateur contraint de prendre son repas hors des locaux de l’entreprise. |
| Repas en petit déplacement (hors restaurant / collation) | 10,40 € / repas | Repas pris sur chantier ou en déplacement sans contrainte de restauration assise. |
| Repas sur le lieu de travail | 7,50 € / repas | Salarié contraint de se restaurer sur son lieu de travail à cause d’horaires spécifiques (nuit, décalé…). |
⚠️ Attention : si l'employeur dépasse ces seuils, l'excédent est soumis aux cotisations sociales.
Lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il a droit à des indemnités kilométriques . Le montant remboursé dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle parcourue (d).
Barème URSSAF d'exonération des indemnités kilométriques 2026 (véhicules thermiques) :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 chevaux fiscaux (CV) et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
💡 Bon à savoir : les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % sur le montant de ces frais de déplacement.
Modèle de note de frais - Excel
La note de frais constitue le justificatif interne permettant à l’employeur de vérifier la réalité de la dépense et de procéder à sa comptabilisation. Bien que le Code du travail n’impose pas de format unique, certaines mentions et pièces sont exigées en cas de contrôle URSSAF.
Le Code du travail n’impose pas un format unique pour la rédaction d’une note de frais, mais certaines mentions sont nécessaires selon la nature de la dépense. L’employeur doit pouvoir justifier les frais en cas de contrôle, notamment auprès de l’URSSAF ;
repas professionnels : la note de frais de restauration doit indiquer le lieu de restauration, la date, le montant, ainsi que le nom des convives (clients, partenaires ou collaborateurs).
indemnités kilométriques : les notes de frais kilométriques doivent figurer le motif du déplacement, le lieu de mission, le nombre de kilomètres parcourus et les informations du véhicule utilisé (notamment la carte grise).
frais d’hébergement : un justificatif doit permettre de démontrer la réalité du déplacement, notamment la distance ou le temps de trajet entre le domicile et le lieu de mission.
Pour faciliter le traitement des demandes, l’entreprise peut mettre à disposition un modèle de note de frais standardisé ou une fiche de remboursement préremplie , afin d’harmoniser les informations transmises.
💡 Bon à savoir : il est recommandé de fixer un délai interne pour la transmission des notes de frais afin de faciliter leur traitement comptable et administratif.
Pour garantir la conformité fiscale, le collaborateur doit fournir un reçu ou une facture comportant : le nom du fournisseur , la date , le montant HT/TTC et le taux de TVA. Exceptionnellement, si le reçu est perdu ou irrécupérable, une attestation sur l'honneur peut parfois faire office de justificatif (à utiliser avec parcimonie).
Parfois, une attestation sur l'honneur de note frais peut faire l’objet d’un justificatif de paiement.
Si la loi n'impose pas de délai légal strict pour le remboursement des notes de frais , un traitement dans les 30 jours suivant la réception des pièces est fortement recommandé. En pratique, ce remboursement intervient souvent à la date de versement du salaire mensuel et doit figurer distinctement sur le bulletin de paie dans la section non soumise à cotisations.
La gestion des notes de frais est souvent source de tensions, d'erreurs comptables et d'une perte de temps considérable.
Pour cadrer les pratiques, il est conseillé de rédiger une note de service (ou politique de notes de frais) précisant les règles internes :
catégories de dépenses autorisées ;
plafonds appliqués ;
procédures d'approbation ;
délais limites pour transmettre un justificatif.
Pour en finir avec les ressaisies interminables, l'adoption d'un outil d'automatisation simplifie considérablement la gestion. Un logiciel de gestion des notes de frais relié à votre système de paie permet au salarié de scanner son reçu directement via son smartphone. L'outil extrait les montants et la TVA, demande la validation du manager et injecte la donnée validée directement dans la comptabilité et sur le bulletin de salaire. Cela représente un gain de productivité réel et une réduction des erreurs.
Modèle de note de frais - Excel
Tous les frais liés à l’activité professionnelle et servant les intérêts directs de l’entreprise peuvent être remboursables : transport, repas, hébergement. Ils doivent être justifiés, proportionnés et contribuer aux fonctions du salarié. Pour éviter les erreurs sur les notes de frais , vous pouvez vous fier à un logiciel dédié .
Oui, à condition qu’une politique interne impose ce délai , au-delà duquel l’employeur est en droit de refuser le remboursement. Sinon, le délai de prescription de demande de remboursement d’une note de frais est de 3 ans .
Oui, ils peuvent y figurer lorsqu’ils sont versés en même temps que le salaire , généralement en fin de mois. Les notes de frais sur les fiches de paie apparaissent alors sur une ligne distincte, souvent intitulée “Indemnité de notes de frais”.
Il s’agit d’un remboursement de dépenses professionnelles et non d’un élément de rémunération. À ce titre, il n’est pas soumis aux cotisations sociales, à condition que les montants respectent les plafonds et règles fixés par l’URSSAF.
La comptabilisation des notes de frais représente pour l’entreprise un enjeu à la fois financier, fiscal et organisationnel . Elles permettent d’encadrer et de contrôler les dépenses professionnelles des salariés tout en assurant une gestion rigoureuse des coûts. Sur le plan fiscal, elles peuvent ouvrir droit à la récupération de la TVA sur certaines dépenses, à condition que les justificatifs soient conformes et correctement libellés.
Elles impliquent également un enjeu de conformité , notamment pour éviter les abus, les doublons ou les fraudes (comme le cumul de remboursements et d’avantages types titres-restaurant). Enfin, leur bonne gestion est essentielle pour assurer la traçabilité des dépenses et respecter les obligations légales de conservation des pièces comptables, tout en maintenant une organisation administrative efficace.
Si un justificatif de note de frais est égaré, le collaborateur peut tenter de demander un duplicata au commerçant. Si cela est impossible, il peut exceptionnellement fournir une attestation sur l'honneur détaillant la nature et le montant de la dépense.
Cette pratique doit toutefois rester exceptionnelle : en l'absence de facture officielle, l'entreprise ne pourra pas récupérer la TVA sur la note de frais et s'expose à un redressement en cas de contrôle URSSAF si la pratique est trop fréquente.
Les entreprises ont l'obligation légale de conserver les pièces comptables justificatives (factures, reçus) durant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. L'archivage peut se faire au format papier ou numérique, à la condition expresse que la version numérisée respecte les règles strictes de l'archivage à valeur probante (garantissant l'intégrité et la pérennité du document).
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