Jusqu'au 30 Septembre
Modèle de note de frais - Excel
À retenir :
L'indemnisation d'une note de frais repose sur un principe essentiel : toute dépense doit être justifiée, raisonnable et engagée dans l'intérêt direct de l'entreprise.
Pour procéder au remboursement de son collaborateur, l'employeur peut opter pour le paiement au réel de la somme exacte avancée ou pour le versement d'une allocation forfaitaire.
Ces remboursements sont totalement exonérés de cotisations sociales, sous réserve de respecter les plafonds annuels fixés par l'URSSAF.
Pour simplifier la comptabilité et sécuriser la récupération de la TVA, l’utilisation d'un logiciel dédié est recommandée.
Les frais d’hébergement, de transport ou de repas font partie du quotidien de nombreuses activités professionnelles. À chaque déplacement ou mission, vos collaborateurs peuvent être amenés à avancer certaines dépenses pour le compte de l’entreprise. Pour obtenir leur remboursement, ils doivent alors transmettre une note de frais détaillant la nature, le montant et le contexte de chaque dépense, accompagnée des justificatifs nécessaires.
Mais toutes les dépenses engagées ne peuvent pas être remboursées automatiquement. Pour être prises en charge, elles doivent répondre à plusieurs conditions, s'inscrire dans un cadre légal et comptable.
Quelles sont les conditions de remboursement des notes des frais ?
En principe, l’employeur a l’obligation légale de rembourser les frais engagés par le salarié, dès lors qu’ils ont été exposés pour les besoins stricts de l’activité professionnelle. À l’inverse, toute dépense à caractère strictement personnel ne peut en aucun cas être prise en charge par l’entreprise.
Pour être remboursée, une dépense doit toutefois remplir trois conditions essentielles :
avoir un caractère professionnel : elle doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise et être liée à l’exercice des fonctions du salarié ;
être proportionnée : le montant doit rester raisonnable au regard de la mission ou du déplacement effectué ;
être justifiée : la dépense doit pouvoir être prouvée à l’aide d’un document comptable conforme.
Quelles différences entre le remboursement au réel ou au forfait ?
Pour indemniser le salarié, l'employeur dispose de deux modes de calcul : le paiement au réel ou le versement d'une allocation forfaitaire.
| Critère d’évaluation | Remboursement au réel | Remboursement au forfait |
|---|---|---|
| Principe | Remboursement exact de la dépense au centime près. | Versement d’une allocation fixe selon le barème URSSAF. |
| Justificatifs | Obligatoires (facture ou reçu détaillé avec TVA). | Non exigés (la preuve du déplacement suffit). |
| Avantage Salarié | Aucune perte financière si la dépense est élevée. | Conserve la différence s’il dépense moins que le forfait, à condition que le déplacement soit réel et justifié. |
| Avantage Employeur | Récupération de la TVA possible. | Simplification comptable importante : pas de gestion des justificatifs détaillés. |
Le remboursement au réel
Dans ce cas de figure, l'entreprise rembourse au centime près la somme avancée par le salarié, en s'appuyant sur le justificatif fourni. Ce mode de fonctionnement est parfois imposé par la loi, certaines catégories de dépenses ne pouvant être remboursées qu'au réel, telles que :
les frais liés au télétravail (équipement, etc.) ;
les frais liés aux outils numériques professionnels (téléphone, internet, équipement informatique) ;
les frais de déménagement liés à une mobilité professionnelle imposée ;
les frais des salariés détachés à l'étranger.
Le remboursement au forfait
L’employeur verse une somme fixe correspondant aux barèmes définis par l’URSSAF. Si le salarié dépense plus que le forfait alloué, la différence reste à sa charge. Attention toutefois, tout versement dépassant les plafonds légaux de l'URSSAF sera considéré comme un avantage en nature et soumis aux cotisations sociales.
💡 Bon à savoir : les dirigeants d'entreprise (présidents de SAS, gérants majoritaires) ne peuvent pas bénéficier du système au forfait pour leurs repas ou petits déplacements, et doivent obligatoirement être remboursés au réel.
Si vous optez pour le forfait, voici les barèmes de référence pour l'année 2026.
| Type de frais professionnels | Montant forfaitaire maximum 2026 | Conditions d’application |
|---|---|---|
| Titres-restaurant | 7,32 € | Plafond d’exonération URSSAF pour la part employeur (soit une valeur faciale maximale de 12,20 € pour bénéficier de la part employeur de 60 % entièrement exonérée). |
| Repas en petit déplacement (restaurant) | 21,40 € / repas | Collaborateur contraint de prendre son repas hors des locaux de l’entreprise. |
| Repas en petit déplacement (hors restaurant / collation) | 10,40 € / repas | Repas pris sur chantier ou en déplacement sans contrainte de restauration assise. |
| Repas sur le lieu de travail | 7,50 € / repas | Salarié contraint de se restaurer sur son lieu de travail à cause d’horaires spécifiques (nuit, décalé…). |
⚠️ Attention : si l'employeur dépasse ces seuils, l'excédent est soumis aux cotisations sociales.
Comment rembourser les indemnités kilométriques en 2026 ?
Lorsqu'un salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il a droit à des indemnités kilométriques. Le montant remboursé dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance annuelle parcourue (d).
Barème URSSAF d'exonération des indemnités kilométriques 2026 (véhicules thermiques) :
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 chevaux fiscaux (CV) et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
💡 Bon à savoir : les véhicules 100 % électriques bénéficient d'une majoration de 20 % sur le montant de ces frais de déplacement.
Modèle de note de frais - Excel
Comment transmettre et rembourser les notes de frais ?
La note de frais constitue le justificatif interne permettant à l’employeur de vérifier la réalité de la dépense et de procéder à sa comptabilisation. Bien que le Code du travail n’impose pas de format unique, certaines mentions et pièces sont exigées en cas de contrôle URSSAF.
Contenu de la note de frais
Le Code du travail n’impose pas un format unique pour la rédaction d’une note de frais, mais certaines mentions sont nécessaires selon la nature de la dépense. L’employeur doit pouvoir justifier les frais en cas de contrôle, notamment auprès de l’URSSAF ;
repas professionnels : la note de frais de restauration doit indiquer le lieu de restauration, la date, le montant, ainsi que le nom des convives (clients, partenaires ou collaborateurs).
indemnités kilométriques : les notes de frais kilométriques doivent figurer le motif du déplacement, le lieu de mission, le nombre de kilomètres parcourus et les informations du véhicule utilisé (notamment la carte grise).
frais d’hébergement : un justificatif doit permettre de démontrer la réalité du déplacement, notamment la distance ou le temps de trajet entre le domicile et le lieu de mission.
Pour faciliter le traitement des demandes, l’entreprise peut mettre à disposition un modèle de note de frais standardisé ou une fiche de remboursement préremplie, afin d’harmoniser les informations transmises.
💡 Bon à savoir : il est recommandé de fixer un délai interne pour la transmission des notes de frais afin de faciliter leur traitement comptable et administratif.
Pièces justificatives admissibles
Pour garantir la conformité fiscale, le collaborateur doit fournir un reçu ou une facture comportant : le nom du fournisseur, la date, le montant HT/TTC et le taux de TVA. Exceptionnellement, si le reçu est perdu ou irrécupérable, une attestation sur l'honneur peut parfois faire office de justificatif (à utiliser avec parcimonie).
Parfois, une attestation sur l'honneur de note frais peut faire l’objet d’un justificatif de paiement.
Délais de traitement
Si la loi n'impose pas de délai légal strict pour le remboursement des notes de frais, un traitement dans les 30 jours suivant la réception des pièces est fortement recommandé. En pratique, ce remboursement intervient souvent à la date de versement du salaire mensuel et doit figurer distinctement sur le bulletin de paie dans la section non soumise à cotisations.
Comment mettre en place une politique interne de gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais est souvent source de tensions, d'erreurs comptables et d'une perte de temps considérable.
Rédiger une charte des frais professionnels
Pour cadrer les pratiques, il est conseillé de rédiger une note de service (ou politique de notes de frais) précisant les règles internes :
catégories de dépenses autorisées ;
plafonds appliqués ;
procédures d'approbation ;
délais limites pour transmettre un justificatif.
Automatiser via un logiciel SIRH ou de paie
Pour en finir avec les ressaisies interminables, l'adoption d'un outil d'automatisation simplifie considérablement la gestion. Un logiciel de gestion des notes de frais relié à votre système de paie permet au salarié de scanner son reçu directement via son smartphone. L'outil extrait les montants et la TVA, demande la validation du manager et injecte la donnée validée directement dans la comptabilité et sur le bulletin de salaire. Cela représente un gain de productivité réel et une réduction des erreurs.
Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?
