Comment déclarer un salarié : les éléments utiles à connaître

Pour lutter contre le travail dissimulé, la loi française rend obligatoire la déclaration d’embauche d'un salarié par l'employeur. Il se pose alors la question de savoir comment déclarer ce salarié.  

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est la première formalité que doit accomplir un employeur lorsqu’il décide de recruter un salarié.

Cette déclaration est possible à l’aide d’un formulaire à remplir et réunit plusieurs formalités d’embauche à accomplir (l’immatriculation au régime général de la sécurité sociale, la demande d’affiliation à l’assurance chômage ou la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail). 

Comment déclarer un salarié ? Quel est le délai à respecter ? Quelles sont les sanctions en cas de non déclaration ? PayFit vous explique.

Est-ce obligatoire de déclarer un salarié ? 

L’employeur doit en principe déclarer le salarié embauché avant le début de son contrat de travail et surtout avant que ce dernier ne commence à travailler, dans un délai de 8 jours précédent l'arrivée du salarié dans l'entreprise.

Toutefois, dans certains cas spécifique, l’employeur n’est pas tenu de déclarer son salarié. C'est le cas :

• des entreprises adhérentes au chèque emploi associatif (CEA) ; 

• des entreprises adhérentes au titre firme étrangère (TFE) ; 

• des entreprises adhérentes au titre emploi service entreprise (TESE) ; 

• des particuliers employeurs au chèque emploi universel (CESU).

Pour tous les autres cas, il suffit de remplir un formulaire unique, appelé la déclaration préalable à l’embauche. 

Ce formulaire comprend plusieurs déclarations : 

• déclaration de première embauche dans un établissement ; 

• immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié ; 

• demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) ; 

• adhésion de l’employeur à un service de santé au travail ; 

demande d’examen médical d’embauche du salarié, pour la visite médicale d'embauche, désormais remplacée par la visite d'information et de prévention ;

• pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Comment déclarer un salarié à l’URSSAF ? 

Pour déclarer un employé à l’URSSAF, il y a plusieurs possibilités : 

• se connecter gratuitement sur le site www.net-entreprise.fr 

• se rendre directement sur le site de l’URSSAF sur l’onglet “DPAE-service+”

• télécharger le Cerfa n°14738*1 et l’envoyer en courrier recommandé avec accusé de réception au "Service de de déclaration d’embauche" de l’URSSAF du lieu de votre établissement. 

💡 Bon à savoir : la déclaration par voie dématérialisée est obligatoire si au cours de l’année précédente, l’entreprise a eu recours à plus de 50 déclarations préalables à l’emploi. La déclaration de première embauche auprès de l’URSSAF permet l’immatriculation de l’entreprise à l’URSSAF.

⚠️ Attention : si vous décidez d’employer un salarié étranger non ressortissant européen, vous devez vérifier au préalable que ce dernier a une autorisation de travail. Par ailleurs, vous devez vous acquitter de la taxe OFII.

Comment déclarer un salarié occasionnel ? 

⚠️ Attention : le contrat de travail d’un salarié occasionnel doit lui être remis au plus tard 48h après le début de la mission. 

Pour déclarer un employé occasionnel, il y a plusieurs formalités de déclaration à remplir : 

• le déclarer à l’URSSAF ;

• le déclarer à la sécurité Sociale ;

• le déclarer à une caisse de retraite.

💡 Bon à savoir : il est également nécessaire de lui faire passer une visite médicale d’embauche afin de vérifier son aptitude à cet emploi.

Comment déclarer un salarié en ligne ? 

Comme expliqué ci-dessus, pour déclarer un salarié en ligne, l’employeur a deux options : 

• se connecter gratuitement sur le site www.net-entreprise.fr 

• se rendre directement sur le site de l’URSSAF sur l’onglet “DPAE-service+”

Comment déclarer un premier salarié?

Une entreprise qui embauche son premier salarié doit obligatoirement avoir recours à la déclaration préalable à l’embauche et la transmettre à l’URSSAF avant le début du contrat de travail. 

Cette déclaration préalable à l’embauche permet à l’entreprise plusieurs points : 

• son immatriculation à l’URSSAF ; 

• son immatriculation à l’assurance chômage et à un service de santé au travail. 

La DPAE permet aussi à l’entreprise d’inscrire son salarié auprès : 

• du régime de retraite complémentaire obligatoire ; 

• du régime de prévoyance de l’entreprise. 

Quel est le délai à respecter pour déclarer un salarié ? 

La déclaration d’un salarié peut se faire au maximum 8 jours avant l’embauche. En principe, cette déclaration doit être adressée avant le début des fonctions ou avant le commencement de la période d’essai. 

Toutefois, l’administration tolère que l’employeur dispose d’un délai de 8 à 30 jours supplémentaires après l’embauche pour effectuer cette déclaration si certains éléments ne sont pas à la disposition de l’employeur au moment de l’embauche. 

Par exemple, si l’employeur ne dispose pas de la date de naissance du salarié, de son numéro de sécurité sociale ou encore de son adresse. 

Quelles sont les sanctions en cas de non déclaration d’un salarié ? 

L’employeur qui omet de déclarer un salarié s’expose à plusieurs sanctions : 

• travail dissimulé (suppression des aides publiques pendant 5 ans maximum, remboursement des aides publiques déjà perçues sur les 12 derniers mois, exclusion des contrats publics pour une durée de 6 mois maximum, fermeture administrative temporaire, voire une éventuelle saisie du matériel professionnel) ;

• amende administrative qui peut être égale à 300 fois le montant horaire du minimum garanti ; 

• régularisation de la situation auprès de l’URSSAF (sauf pour les régimes dérogatoires) en versant les cotisations sociales qui auraient dû être normalement versées.