Jusqu'au 31 Octobre
À retenir
Une DPAE ne peut pas être annulée ;
Si l’embauche n’a finalement pas lieu, la DPAE n’a plus d’effet ;
En cas d’erreur, certains éléments peuvent être modifiés dans le délai indiqué par l’Urssaf.
Avant d’embaucher un salarié, l’employeur doit effectuer plusieurs démarches administratives, dont la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Cette dernière permet à l’employeur de simplifier le processus de déclaration des salariés. Toutefois, il peut arriver que l’employeur ait commis une erreur dans la réalisation de cette dernière, ou que le salarié ne prenne finalement jamais son poste.
Même s’il est impossible d’annuler une DPAE, d’autres démarches existent afin de corriger les données.
Que faire en cas de DPAE sans embauche ? Peut-on annuler une DPAE ? Comment annuler une DPAE ? Payfit vous explique.
Qu’est-ce que la DPAE ?
La déclaration préalable à l’emploi (DPAE) est une formalité d’embauche qui doit être effectuée avant l’arrivée d’un nouveau salarié. En effet, l’employeur a l’obligation de déclarer l’embauche d’un salarié à l’URSSAF dans les 8 jours précédant sa prise de poste.
La DPAE permet à l’employeur de réaliser plusieurs déclarations d’embauche en une seule. Ainsi, grâce à la DPAE, l’employeur réalise en 6 formalités d’embauche d’un seul coup :
la déclaration d’une première embauche ;
l’immatriculation d’un salarié à la CPAM ;
l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
l’adhésion à un service de santé au travail ;
la demande de visite d'information et de prévention (ancienne visite médicale d'embauche) ;
le pré-établissement de la DADS.
La DPAE doit toutefois être distincte de la déclaration sociale nominative (DSN), qui consiste en une déclaration mensuelle des cotisations sociales des salariés.
Checklist des formalités d'embauche
Peut-on modifier une DPAE ?
L’employeur peut faire la DPAE électroniquement en se rendant sur le site internet de l’URSSAF ou sur le site Net-entreprises.fr.
Il est possible pour l’employeur de modifier une DPAE en cas d’erreur commise lors de la déclaration.
L’employeur peut modifier certains éléments de la DPAE tels que :
l’identité du salarié ;
la date et l’heure d’embauche ;
le type de contrat de travail.
Pour modifier la DPAE, l’employeur dispose d'un délai limité, précisé lors de la confirmation de réception de la DPAE par l'Urssaf. Passé ce délai, la modification en ligne n'est plus possible et il faut se rapprocher directement de son Urssaf.
💡 Bon à savoir
L’employeur ne peut pas modifier l’adresse ou la raison sociale de l’établissement ni le numéro de SIRET.
Comment annuler une DPAE sur le site de l'Urssaf ?
L’employeur peut souhaiter annuler une DPAE réalisée auprès de l’URSSAF pour plusieurs raisons notamment en cas d’erreur ou de désistement du salarié.
S’il est possible pour l’employeur de modifier certains éléments de la DPAE, il ne peut toutefois pas procéder à l’annulation de la DPAE.
Si le salarié n'est finalement pas embauché, il n’est pas nécessaire d’annuler la DPAE puisque la déclaration d’embauche n’est qu’une simple déclaration d’intention d’embauche. C’est pour cela qu’un employeur ne peut pas supprimer une DPAE.
En effet, la déclaration préalable à l’embauche n’a plus d’effet si le salarié ne rejoint pas l’entreprise.
Il n'y a pas de sanction pour l'employeur à déclarer une embauche qui n'a finalement pas lieu. En revanche, l'inverse est interdit : l'employeur ne doit pas oublier de déclarer un salarié qui est effectivement embauché.
👉 À noter
Si cette DPAE concerne votre tout premier salarié, la démarche réalisée sur le site de l’Urssaf permet de créer votre compte employeur. Si l’embauche ne se concrétise finalement pas, il est conseillé de vous rapprocher de votre Urssaf pour signaler la situation.
Que risque l'employeur en cas d'absence de DPAE ?
Ne pas réaliser de DPAE pour un salarié qui est réellement embauché est une situation différente de celle d'une embauche qui n'a pas lieu : elle expose l'employeur à des sanctions. La réglementation prévoit plusieurs niveaux de conséquences :
une régularisation par l'Urssaf des cotisations de sécurité sociale qui n'ont pas été versées faute de déclaration ;
une pénalité administrative de 1 305 € par salarié concerné, calculée sur la base de 300 fois le taux horaire du minimum garanti, un montant qui évolue chaque année ;
une amende de 1 500 € au titre d'une contravention de 5e classe lorsque l'absence de DPAE n'est pas intentionnelle ;
des poursuites pénales pour travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié lorsque l'absence de DPAE est intentionnelle, avec une amende pouvant atteindre 45 000 € et une peine de 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique, et 225 000 € d'amende assortie d'un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
⚠️ Attention
Ces sanctions concernent l’absence de DPAE pour un salarié réellement en poste. Comme vu plus haut, déclarer une embauche qui n’a finalement pas lieu n’expose, à l’inverse, à aucune sanction.
Comment sécuriser votre DPAE au quotidien ?
Une bonne partie des erreurs qui obligent ensuite à modifier une DPAE viennent d'une saisie manuelle : une date mal renseignée, un type de contrat erroné, ou une identité de salarié mal orthographiée. Confier cette démarche à un service de paie qui automatise la déclaration permet de limiter ce risque en amont, puisque les informations saisies une seule fois pour préparer le contrat de travail sont directement reprises pour générer la DPAE, sans nouvelle ressaisie.
C'est notamment ce que propose Payfit : nous vous accompagnons sur la paie et les formalités d'embauche. Vous gardez la main sur les données de vos salariés, tout en réduisant le risque d'erreur qui conduirait, ensuite, à devoir modifier une déclaration déjà transmise.
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