Jusqu'au 31 Octobre
À retenir
La DPAE est obligatoire pour tout apprenti, au même titre que pour n'importe quel salarié soumis au régime général de la sécurité sociale.
Elle doit être transmise dans les 8 jours au plus tôt avant la prise de poste, et au plus tard 1 jour ouvré avant le début du contrat.
C'est toujours l'employeur qui en est responsable, même s'il délègue la démarche à un tiers.
Avant la DPAE, le contrat d'apprentissage doit être signé et l'apprenti inscrit dans son centre de formation (CFA).
Le contrat doit ensuite être transmis à l'OPCO dans les 5 jours ouvrables suivant le début d'exécution, qui dispose de 20 jours pour statuer sur la prise en charge financière.
L’une des premières formalités d’embauche lors du recrutement d’un salarié est la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Cette formalité obligatoire s’applique également lors du recrutement d’un apprenti. La DPAE pour un apprenti répond toutefois à des règles spécifiques du fait de son statut particulier : contrat de travail encadré par un centre de formation, obligations vis-à-vis de l’OPCO et délais à respecter avant la prise de poste
Qu'est-ce qu'un contrat d'apprentissage ?
Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail conclu entre un apprenti et un employeur sous la responsabilité d’un maître d’apprentissage et d’un centre de formation des apprentis. Il peut durer de 6 mois à 3 ans.
Le contrat d’apprentissage permet à l’apprenti de suivre une formation en alternance en entreprise et d’acquérir ainsi des compétences professionnelles pour valider son diplôme.
Il a pour particularité d’alterner les enseignements théoriques dispensés par un organisme de formation et une mise en pratique dans l’entreprise. Cette alternance entre deux structures, l’entreprise et le centre de formation, explique pourquoi la DPAE d’un apprenti suit un calendrier précis : elle ne peut intervenir qu’une fois le contrat signé et l’inscription en CFA effective.
👉 À noter : la question « Comment déclarer un salarié ? » revient souvent chez les nouveaux employeurs, notamment lorsqu’il s’agit d’un premier apprenti. Ce sujet relève des obligations de conformité qui encadrent toute embauche, quel que soit le type de contrat.
Quelles sont les règles de la DPAE pour un apprenti ?
Faut-il faire une DPAE pour un apprenti ?
Oui, il est obligatoire de réaliser une DPAE pour un apprenti, comme pour tout contrat de travail soumis au régime général de la sécurité sociale. La DPAE permet en une seule démarche d’informer l’Urssaf, l’assurance maladie, les organismes de retraite et les autres services concernés de l’arrivée du nouveau collaborateur.
💡 Bon à savoir : le stagiaire n’étant pas un salarié, il n’est pas obligatoire de réaliser une DPAE pour un stagiaire.
⚠️ Attention : la DUE (Déclaration Unique d’Embauche) est l’ancien nom de la DPAE, remplacée depuis 2011. Si vous entendez encore parler de DUE, sachez qu’il s’agit de la même démarche que la DPAE actuelle.
Qui est responsable de la DPAE pour un apprenti ?
La responsabilité de faire la DPAE pour un apprenti revient à l'employeur, exactement comme pour tous les autres salariés. Cette déclaration ne peut pas être réalisée par l'apprenti lui-même, ni par l'école de formation.
Dans certains cas particuliers, comme pour l'intérim, c'est à l'agence d'intérim de faire la déclaration de l’apprenti. Pour un groupement d'employeurs, c'est le groupement lui-même qui s'en charge.
Il faut savoir que si l'employeur fait une DPAE tardive, il risque une amende.
L'employeur peut demander à quelqu'un d'autre de faire la DPAE à sa place, comme un comptable par exemple. Mais même dans ce cas, l'employeur reste responsable de s'assurer que la déclaration de la DPAE a bien été faite.
💡 Bon à savoir : la responsabilité de la DPAE reste toujours celle de l’employeur, mais la démarche elle-même peut être prise en charge pour vous. Avec un service de paie géré par des experts, vous transmettez les informations de votre apprenti et l’équipe s’occupe de générer et de transmettre la DPAE dans les délais légaux, sans que vous ayez à en suivre chaque étape.
Quand faire la DPAE en alternance ?
La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant la prise de poste de l’apprenti, et transmise au plus tard 1 jour ouvré avant le début du contrat.
Si vous devez annuler une DPAE, par exemple en cas d’embauche annulée ou reportée, contactez rapidement votre Urssaf par courrier ou via votre espace en ligne en précisant les informations de la déclaration initiale et le motif d’annulation.
Checklist des formalités d'embauche
Quelles autres obligations faut-il respecter lors du recrutement d'un apprenti ?
Quand doit-on signer le contrat d'apprentissage ?
Préalablement à la réalisation de la DPAE pour un apprenti, l’employeur a deux autres obligations à respecter.
Comme tous les autres contrats de travail, le contrat d’apprentissage doit nécessairement être signé avant la prise des fonctions. L’apprenti ne peut donc prendre son poste dans l’entreprise si le contrat n’a pas été signé.
💡Bon à savoir : la déclaration de première embauche URSSAF marque une étape importante pour votre entreprise. Que vous soyez novice en la matière, Payfit est là pour vous accompagner tout au long de cette démarche.
Comment inscrire l'apprenti dans un centre de formation ?
L’employeur doit s'assurer que l'apprenti est inscrit dans un centre de formation en apprentissage (CFA). C’est cet organisme qui est chargé d’assurer la formation théorique choisie et mentionnée dans le contrat.
L’inscription est effective seulement une fois que le centre de formation a visé le contrat d’apprentissage.
Enfin, une fois que ces deux formalités sont accomplies, l’employeur doit procéder à la DPAE pour l’apprenti, une déclaration d’embauche obligatoire.
💡 Bon à savoir : l’apprenti est un salarié, ainsi l’employeur doit respecter les mêmes obligations que pour les autres salariés de l’entreprise. Il doit notamment fournir une fiche de paie à l’apprenti chaque mois.
Que faut-il transmettre à l'OPCO ?
Lors du recrutement d'un apprenti, l'employeur doit transmettre plusieurs documents à l'OPCO (Opérateur de Compétences). Cette étape est indispensable pour valider la prise en charge financière du contrat d’apprentissage.
Documents à fournir
Le document principal à envoyer est le contrat d’apprentissage lui-même, accompagné de la convention de formation. L’employeur doit le transmettre au plus tard dans les 5 jours ouvrables suivant le début de l’exécution du contrat.
En plus du contrat, l'employeur peut devoir fournir d'autres documents, notamment :
les titres, diplômes et justificatifs de l'expérience professionnelle du maître d'apprentissage
un avis du rectorat ou des services assimilés (pour certaines formations)
une autorisation de l'inspection du travail pour les apprentis mineurs effectuant des travaux dangereux
L'OPCO peut parfois demander des documents supplémentaires selon le secteur d'activité ou la nature de la formation.
Délai de prise en charge
Une fois le dossier complet reçu, l’OPCO dispose d’un délai maximum de 20 jours à compter de sa réception pour statuer sur la prise en charge financière du contrat d’apprentissage. Passé ce délai, son silence vaut refus de prise en charge.
Vous vous demandez comment faire une DPAE pour un apprenti sans en suivre chaque étape vous-même ? Avec un service de paie qui s’appuie sur une équipe d’experts et sur une IA dédiée, la DPAE de vos apprentis peut être générée et transmise pour vous, comme pour l’ensemble de vos déclarations d’embauche. Cette même logique s’applique aux autres obligations de conformité liées au recrutement d’un apprenti, qu’il s’agisse du suivi des délais OPCO ou de la mise à jour de vos formalités d’embauche.
