Comment fonctionne la DPAE pour un apprenti ?

Clémence Alix
Mise à jour le 22 août 2023

L’une des premières formalités d’embauche lors du recrutement d’un salarié est la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). 

Tout employeur doit respecter cette étape avant l’embauche d’un salarié. Il s’agit d’une formalité obligatoire également lors du recrutement d’un apprenti. La DPAE pour un apprenti répond à des règles spécifiques du fait du statut particulier de l’apprenti. 

Faut-il faire une DPAE pour un apprenti ? Comment faire une DPAE pour un alternant ? Quelles sont les spécificités de la DPAE en alternance ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce qu’un contrat d’apprentissage ? 

Le contrat d’apprentissage est un contrat de travail écrit conclu entre un apprenti et un employeur sous la responsabilité d’un maître d’apprentissage et d’un centre de formation des apprentis pour une durée de 6 mois à 3 ans

Ce contrat permet à l’apprenti de suivre une formation en alternance en entreprise et d’acquérir ainsi des compétences professionnelles pour valider son diplôme. 

Le contrat d’apprentissage a pour particularité d’alterner les enseignements théoriques dispensés par un organisme de formation et une mise en pratique dans l’entreprise

Doit-on faire une DPAE pour un apprenti ? 

Il est obligatoire de réaliser une DPAE pour un apprenti, comme pour tout contrat de travail soumis au régime général de la sécurité sociale. Elle doit être établie par l’employeur dans les 8 jours précédant la prise de poste de l’apprenti. 

💡 Bon à savoir : le stagiaire n’étant pas un salarié, il n’est pas obligatoire de réaliser une DPAE pour un stagiaire

Quelles sont les spécificités de la DPAE pour un apprenti ? 

La DPAE lors d’un contrat d’apprentissage connaît quelques spécificités puisque l’apprenti est un salarié au statut à part. 

Lors du recrutement d’un apprenti, l’employeur doit faire transmettre le contrat d’apprentissage auprès d’un OPCO (opérateur de compétence). L’employeur doit procéder à cette transmission dans les 5 jours suivants la prise de poste de l’apprenti. 

Il s’agit d’une formalité gratuite et dématérialisée, elle permet à l’OPCO de transmettre le contrat d’apprentissage auprès des services du ministère en charge de la formation professionnelle. L’OPCO a également un délai de 20 jours pour décider de la prise en charge financière du contrat d’apprentissage.

Lors de la transmission du contrat à l’OPCO, l’employeur peut devoir fournir certains documents, notamment : 

  • les titres, les diplômes et les justificatifs de l’expérience professionnelle du maître d’apprentissage ;

  • un avis du rectorat ou des services assimilés ; 

  • une autorisation de l’inspection du travail pour les apprentis mineurs.

Quelles sont les autres obligations à respecter lors du recrutement d’un apprenti ? 

Préalablement à la réalisation de la DPAE pour un apprenti, l’employeur a deux autres obligations à respecter.

Signature du contrat d’apprentissage

Comme tous les autres contrats de travail, le contrat d’apprentissage doit nécessairement être signé avant la prise des fonctions. L’apprenti ne peut donc prendre son poste dans l’entreprise si le contrat n’a pas été signé.  

Inscription de l’apprenti dans un centre de formation en apprentissage 

L’employeur doit s'assurer que l'apprenti est inscrit dans un centre de formation en apprentissage (CFA). C’est cet organisme qui est chargé d’assurer la formation théorique choisie et mentionnée dans le contrat. 

L’inscription est effective seulement une fois que le centre de formation a visé le contrat d’apprentissage. 

Enfin, une fois que ces deux formalités sont accomplies, l’employeur doit procéder à la DPAE pour l’apprenti

💡 Bon à savoir : l’apprenti est un salarié, ainsi l’employeur doit respecter les mêmes obligations que pour les autres salariés de l’entreprise. Il doit notamment fournir une fiche de paie à l’apprenti chaque mois. 

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