Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de 1 à 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 1er juin et le 31 juillet 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués
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Le matériel mis à disposition par l’employeur reste sa propriété et doit être utilisé conformément aux règles fixées par l’entreprise.
Il est recommandé de formaliser par écrit les conditions de prêt et de restitution afin de prévenir les litiges.
À la fin du contrat de travail, le salarié doit restituer l’ensemble des équipements en bon état, sous réserve de l’usure normale.
En cas de non-restitution ou de dégradation volontaire, des conséquences civiles, disciplinaires, voire pénales, peuvent s’appliquer.
Ordinateur portable, téléphone professionnel, véhicule de fonction, badge d'accès, clés ou encore Équipements de Protection Individuelle (EPI) : de nombreuses entreprises mettent du matériel professionnel à la disposition de leurs salariés afin qu'ils puissent exercer leurs missions dans de bonnes conditions.
Ce matériel reste la propriété de l’entreprise tout au long de la mise à disposition. C’est pour cette raison que l'usage et la restitution en fin de contrat du matériel de l’entreprise doivent obéir à des règles prévues entre les parties lors de l’onboarding du salarié, afin d’éviter tout abus de la part de ce dernier.
Le matériel d'entreprise désigne l'ensemble des biens mobiliers qu'un employeur met à la disposition d'un salarié pour lui permettre d'exécuter son travail.
Ces équipements demeurent la propriété de l'entreprise, même lorsqu'ils sont confiés au salarié pendant toute la durée de son contrat de travail.Peuvent notamment être prêtés :
un ordinateur ;
un téléphone portable ;
un véhicule ;
des clés ou badges ;
des équipements de protection ;
des outillages professionnels ;
tout autre type de biens matériels.
⚠️ Attention : dès lors qu’il s'agit du matériel de l’entreprise, ce dernier doit être utilisé uniquement pour des besoins professionnels, sauf cas particulier prévus par les parties.
L’employeur a l’obligation de mettre tous les moyens nécessaires à disposition du salarié afin que ce dernier soit en mesure d’exécuter son contrat de travail dans des conditions optimales, et ce dès le début de son travail après la journée d’intégration.
Différents biens et matériaux peuvent être fournis à un salarié au cours de l’exécution de son contrat de travail sous la forme d’un prêt. Ces derniers varient en fonction de la nature de l’activité, du budget de l’entreprise ou encore des fonctions occupées par le salarié.
📌 Exemples :
un commercial pourra disposer d'un véhicule et d'un téléphone professionnel ;
un développeur informatique recevra généralement un ordinateur performant et les logiciels nécessaires ;
un salarié travaillant sur chantier devra être équipé des protections individuelles obligatoires.
💡 Bon à savoir : cette obligation concerne également les salariés en télétravail ou exerçant leurs fonctions selon une organisation hybride. L'employeur doit alors s'assurer que les moyens matériels mis à disposition permettent de travailler dans de bonnes conditions.
Guide de la gestion RH
Il est recommandé pour toute entreprise de formaliser par écrit l’usage et la restitution du matériel de l’entreprise par le salarié, afin de préciser les conditions d’utilisation et les spécificités pouvant s’appliquer à certains matériaux.
Cela permet ainsi à l’employeur de :
s’assurer de la conformité du matériel de l’entreprise au moment du prêt ;
contrôler l’usage auquel se destine le matériel ;
responsabiliser le salarié sur l’installation et l'utilisation du matériel prêté ;
prévoir la restitution du matériel de l’entreprise en bon état par le salarié.
La mise à disposition peut être intégrée directement via une clause du contrat de travail (ou un avenant au contrat de travail). S'il s'agit d'un prêt ponctuel, une lettre ou fiche de remise de matériel, signée en deux exemplaires, fait parfaitement l'affaire.
Ce document de suivi doit idéalement contenir :
la description précise (type, marque, modèle, couleur, accessoires fournis) ;
le numéro de série ;
l'état du matériel au moment de la remise (neuf, très bon état, etc.) ;
la nature de l'usage autorisé (professionnel uniquement ou tolérance personnelle) ;
l’engagement à restituer le bien sur demande ou à l'issue du contrat ;
la signature des deux parties.
💡 Bon à savoir : si le salarié bénéficie d'un usage personnel du matériel (ex: voiture de fonction), ce dernier constitue un avantage en nature. Il ne peut donc pas lui être retiré pendant la suspension de son contrat (ex: arrêt maladie), sauf disposition contraire prévue en amont.
Quelle que soit la procédure choisie par l’employeur dans le cadre de la mise à disposition, la rétrocession du matériel de l’entreprise doit faire l’objet d’une attestation de restitution pour des raisons de preuve.
L’attestation de restitution du matériel de l'entreprise doit mentionner :
la date de restitution du matériel ;
les réserves sur l’état du matériel restitué ;
la signature des parties.
👉 À noter : dans le cadre d’un licenciement, le salarié est tenu de remettre à l’employeur le matériel de l’entreprise mis à sa disposition.
Lorsque le matériel n'est utilisé qu'à titre professionnel, ce dernier doit être restitué immédiatement après la rupture du contrat de travail, même lorsque le salarié est dispensé de préavis.
Lorsque ce dernier est également utilisé à des fins personnelles en accord avec l'employeur, le salarié n'est tenu de le remettre qu'à l'expiration du délai de préavis, même en cas de dispense. Attention toutefois : si vous adressez une mise en demeure de restituer le matériel, le salarié ne peut plus se prévaloir de bonne foi d'un usage personnel prolongé pour justifier son maintien (Cass. soc. 24.01.1991, n° 89-41.048).
Il arrive que le salarié ne revienne plus sur site avant la fin de son contrat. C'est le cas lors d'une rupture conventionnelle avec dispense de présence, ou d'un licenciement avec mise à pied. Cela vaut aussi pour un arrêt de travail qui se prolonge jusqu'au terme du contrat.
Dans ce cas, c'est à vous d'organiser le retour du matériel, avec la même logistique que pour un salarié en télétravail. Vous pouvez missionner un transporteur ou passer par un tiers mandaté pour récupérer les équipements directement à domicile.
Fixez une date limite raisonnable dans votre courrier. Cela vous permet de garder une preuve écrite en cas de litige.
C'est une question fréquente en paie : un employeur peut-il déduire le prix d'un ordinateur cassé ou non rendu du solde de tout compte ? La réponse est non.
L'article L. 3251-1 du Code du travail est sans ambiguïté sur ce point : "L'employeur ne peut opérer une retenue de salaire pour compenser des sommes qui lui seraient dues par un salarié pour fournitures diverses, quelle qu'en soit la nature."
L'employeur ne peut exiger un remboursement (ou opter pour une retenue) que si la dégradation relève de la faute lourde. Cela implique que le salarié a agi avec une intention de nuire à l'entreprise (ex: destruction volontaire par vengeance). La faute lourde justifie un licenciement immédiat et potentiellement le versement de dommages et intérêts.
Si le salarié refuse de rendre le matériel à son départ malgré des relances officielles (mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception), cela peut être qualifié d'abus de confiance. Ce délit pénal est passible de 5 ans d'emprisonnement et de 375 000 € d'amende (article 314-1 du Code pénal).
L'employeur peut également saisir le Conseil de prud'hommes en référé pour forcer la restitution sous astreinte.
Guide de la gestion RH
On présuppose la nature professionnelle des fichiers et documents présents sur un ordinateur professionnel. L’employeur a donc le droit d’accéder à ces documents à moins qu’ils ne soient expressément identifiés comme privés. Dans ce cas, il ne pourra y accéder qu’en présence du salarié ou en cas d’urgence. L'intégration d'une charte informatique au sein de l'entreprise permet de clarifier ces limites.
Le Code du travail prévoit des dispositions pour protéger les salariés en cas de perte ou de dégradation de l’équipement prêté, mais ne contient pas de clause sur la restitution. En conséquence, il revient à la cour d’appel de rendre un jugement sur les modalités de restitution.
Il est possible de saisir le conseil de prud’hommes pour solliciter la restitution. Les avocats ne sont pas nécessaires pour cette saisine : vous pouvez être représenté par un autre professionnel de votre secteur d’activité.
Non, c'est une pratique formellement interdite. La remise des documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation France Travail, reçu pour solde de tout compte) ainsi que le versement du dernier salaire sont des obligations légales incompressibles.
L'employeur ne peut en aucun cas faire du chantage en retenant ces éléments. Il doit verser les sommes dues au salarié, puis engager une procédure distincte (mise en demeure, puis référé prud'homal) pour récupérer son matériel.
Si le salarié perd ou se fait voler son équipement, il doit en informer son employeur dans les plus brefs délais. En cas de vol (par exemple, ordinateur dérobé dans les transports ou véhicule fracturé), le salarié doit déposer plainte au commissariat et remettre le récépissé à son entreprise pour que celle-ci fasse jouer son assurance. Sauf si l'employeur parvient à prouver une faute lourde de la part du salarié (une intention de nuire à l'entreprise), il ne peut exiger aucun remboursement ni opter pour une retenue sur salaire.
La prise en charge des frais de télétravail doit être assurée par l’entreprise. Ainsi, les frais liés à l'expédition pour la restitution du matériel incombent à l'employeur. C'est à ce dernier d'organiser le retour, par exemple en envoyant un bordereau d'affranchissement prépayé ou en mandatant un transporteur au domicile du salarié.
Il n'est pas possible d'obliger un salarié en télétravail total (ou full-remote) à avancer ces frais ou à se déplacer à ses propres frais si le lieu de travail est éloigné de son domicile.
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