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Chaque fin d’année, de nombreux salariés attendent leurs primes avec impatience. Prime de Noël, prime du 13ème mois : tout bonus est bon à prendre pour préparer les fêtes.
Ces gratifications n’échappent pas à la finance et à la comptabilité de l’entreprise. Même si elles sont déduites à la fin de l’exercice comptable, elles font également l’objet de provisions. On parle ainsi de comptabilisation de provisions de prime de fin d’année.
Comment définit-on la provision de prime de fin d’année ? Comment est-elle comptabilisée dans le livre des comptes ? PayFit vous explique.
La prime de fin d’année est un élément variable de paie versé par l’employeur aux alentours de décembre. Aucune loi ne rend son versement obligatoire, mais elle peut figurer dans le contrat de travail, dans la convention collective de l’entreprise ou dans l’accord collectif. Si tel est le cas, l’employeur est dans l’obligation de verser ce complément de rémunération à son salarié.
👉 À noter : seule une modification de contrat de travail peut interrompre le versement de la prime, à condition d’avoir été acceptée par le dirigeant et son salarié.
💡 Bon à savoir : la prime de fin d’année prend plusieurs appellations comme prime annuelle ou prime du 13ᵉ mois.
Ce revenu exceptionnel concerne les salariés en CDI, en CDD, en contrat saisonnier ou même à temps partiel. Ce versement maintient la motivation et la fidélisation de l’effectif, en récompensant leurs efforts et leur engagement tout au long de l’année. Le dirigeant améliore ainsi le climat social de son entreprise, en augmentant le pouvoir d’achat de ses salariés et en encourageant la solidarité.
⚠️ Important : pour bénéficier de leur prime, les salariés doivent remplir deux conditions essentielles :
justifier une certaine ancienneté dans l’entreprise ;
répondre présent le jour de la paie.
En fonction des termes du contrat ou de la convention collective, la prime de fin d’année peut être versée en deux fois. En général, le premier versement s’effectue au mois de juin tandis que le second versement est ajouté sur la fiche de paie de décembre. Les dirigeants adoptent cette pratique pour mieux répartir la charge financière lorsqu’ils procèdent à la comptabilisation des salaires et des charges sociales.
💡 Bon à savoir : la répartition de la prime annuelle en deux versements constitue également une bonne raison de motiver chaque salarié tout au long de l’année.
Selon le plan comptable adopté, les dirigeants doivent anticiper la charge future que représente la prime de fin d’année. Bien qu’ils sachent qu’elle devra être versée avant la clôture de l’exercice, son montant exact reste incertain jusqu’à son versement effectif.
C’est pourquoi l’entreprise constitue une provision pour prime de fin d’année, qui permet d’enregistrer cette dépense avant son paiement réel. Cette démarche répond à trois objectifs essentiels :
assurer la sincérité du résultat comptable de son exercice en intégrant toutes les charges, y compris celles qui ne sont pas encore décaissées ;
prévoir la trésorerie pour le règlement futur de la prime ;
préserver la régularité des comptes vis-à-vis des obligations fiscales et sociales.
Guide de la gestion des primes
La provision est définie par le Plan Comptable Général (PCG) comme un passif dont le montant ou l’échéance ne sont pas déterminés avec précision.
Le dirigeant de l’entreprise enregistre la provision pour prime de fin d’année dans le journal des opérations diverses. Ce document comptable recense toutes les charges à intégrer à un exercice donné, même si leur paiement interviendra ultérieurement.
Le bilan des provisions sur la prime de fin d’année, ou pour d’autres gratifications, se rédige de la manière suivante :
Sur l'année N
| Numéro de compte | Libellé du compte | **Débit ** | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6815 | Dotation aux provisions d’exploitation | X | |
| 158 | Autres provisions pour charge | X |
Sur l'année N+1
| Numéro de compte | Libellé du compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 7815 | Reprises sur provisions d’exploitation | X | |
| 158 | Autres provisions pour charge | X |
Lorsque le versement de la prime est effectué, l’opération est enregistrée dans deux documents comptables différents :
le journal de paie avec le compte 6413 “Primes et gratifications” ;
le journal des opérations diverses avec le compte 4286 “Personnel - charges à payer”.
Guide de la gestion des primes
Même si la prime de fin d’année dépend du niveau des résultats ou du revenu annuel de la société, une entreprise sous statut de SARL doit constituer une provision dès qu’une dépense est probable. Cette démarche permet :
de respecter le principe de prudence en comptabilité ;
d’anticiper les cotisations sociales associées à la prime ;
d’éviter de fausser le calcul du salaire brut global, garantissant ainsi la pertinence du livre de paie lors de la comptabilisation de la paie.
Les cotisations sociales sur les primes provisionnées sont uniquement dues au moment de leur versement effectif. Cependant, leur impact fiscal est anticipé dans le bilan de clôture. La prime annuelle influence à la fois le résultat fiscal et la trésorerie par prévision des décaissements futurs.
💡 Bon à savoir : les dirigeants doivent également veiller à la bonne comptabilisation du prélèvement à la source, car celui-ci s’appliquera lors du paiement effectif de la prime.
Si un salarié quitte son emploi avant la date prévue, la prime peut être calculée au prorata ou supprimée selon les dispositions du contrat ou de la convention. En fonction du choix de l’employeur, le comptable réduit le montant estimé de la charge au moment de la clôture de l’exercice.
Ce type de situation se rapproche de la comptabilisation des congés payés. En effet, les droits sont acquis progressivement et peuvent nécessiter une régularisation lors du départ du salarié.
Les primes constituent des compléments de salaire soumis aux cotisations sociales. Par conséquent, elles doivent être intégrées dans la base servant au calcul de la contribution à la formation professionnelle et de la taxe d’apprentissage.
⚠️ Attention : l’entreprise doit veiller à la bonne comptabilisation de l’OPCO, notamment pour les sociétés disposant de plusieurs établissements ou d’un bail multi-sites.
Les logiciels de gestion comme PayFit automatisent la comptabilisation des provisions de primes grâce à des écritures paramétrées. À chaque clôture d’exercice, le logiciel génère automatiquement :
l’écriture de dotation pour constituer la provision ;
et l’écriture de reprise sur l’exercice suivant, le cas échéant.
Cette automatisation garantit une inscription correcte au bilan et une traçabilité complète des montants.
💡 Bon à savoir : il est conseillé de lier ces opérations à la comptabilisation de la mutuelle d’entreprise ou des Tickets-restaurant. Cette pratique offre une vision globale de la masse salariale et des charges sociales, renforçant ainsi la fiabilité du résultat fiscal.
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