Le meilleur moment pour changer de solution de paie, c'est maintenant. Découvrez pourquoi dans ce guide !
Des collaborateurs satisfaits et autonomes dès le 1er mois. Un guide concret, 0 temps perdu.
Pour les besoins de leur activité, les entreprises doivent souvent financer les déplacements professionnels de leurs salariés (trajets en train, en avion, en taxi ou VTC pour des rendez-vous clients, etc.), mais aussi la livraison de biens.
Ces services sont généralement facturés en incluant une taxe : la TVA transport dont la réglementation varie selon qu’il s’agit de transport de personnes ou de marchandises. En pratique, ces variations de taxation peuvent compliquer la tâche d’un employeur qui souhaite récupérer la TVA lors de la gestion des notes de frais de ses collaborateurs.
En quoi consiste la TVA transport ? Est-elle déductible ? Si oui, dans quels cas l’employeur peut-il la récupérer ? PayFit vous répond.
En France, la plupart des entreprises sont assujetties à la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée), un impôt indirect sur la consommation. Les employeurs, vendant des biens ou des prestations, doivent la collecter auprès de leurs clients puis la reverser à l’État.
⚠️ Attention : déclarer la TVA fait partie des obligations fiscales d’une entreprise. Elle doit être réalisée tous les ans.
La TVA s’applique également au secteur des transports. Son fonctionnement est encadré par des règles établies par le Code Général des Impôts (CGI).
Cette taxe concerne aussi bien :
le transport des marchandises ;
que le transport des personnes.
Les règles fiscales et le taux de TVA appliqué varient en fonction de la nature du transport, du service réalisé, du lieu et du type de client.
⚠️ Attention : la TVA s’applique à toutes les voies de transport, qu’elles soient terrestres (routières, ferroviaires), aériennes ou encore maritimes.
La TVA sur le transport de personnes concerne les services qu’une entreprise paie pour le déplacement de ses collaborateurs (pour des rendez-vous clients, réunions, séminaires, salons professionnels, etc.) en France ou à l’étranger.
Le secteur du transport de voyageurs bénéficie du taux de TVA réduit au niveau intermédiaire de 10 % pour :
la TVA transport en commun (train, TGV, métro, bus, car, tramway, RER, bateau à passagers, navettes, etc.) ;
les billets d’avion ;
les notes de taxi, VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur), etc.
💡 Bon à savoir : les frais de transport remboursés aux salariés apparaissent sur le bulletin de paie comme des éléments variables de paie. Bien que la TVA ne soit pas déductible sur le transport de personnes, ces frais restent exonérés de cotisations sociales s'ils sont justifiés.
Comme son nom l’indique, la TVA transport de marchandises s’applique sur toutes les prestations permettant à une entreprise de déplacer ses biens (colis, commandes de produits, matières premières, envoi à ses clients, etc.).
Dans ce cas, le taux de TVA appliqué est généralement de 20 %.
Guide de la gestion de la paie
Selon l’article 206 du (CGI), annexe II, la TVA n’est pas récupérable pour le transport de personnes.
En pratique, cela veut dire que l’employeur ne peut pas déduire la TVA sur les notes de frais si les dépenses sont liées à :
l’achat d’un billet d’avion, de train, etc. ;
ou encore une facture pour un taxi pris par un salarié ;
ou pour ses déplacements en métro ou en bus.
Pour un entrepreneur, la seule façon de "récupérer” la TVA sur les frais de transport consiste à refacturer à son client les coûts engagés liés à la mission.
Dans ce cas, les dépenses de transport sont intégrées au prix global de la prestation payé par le client. Si la prestation est soumise à la TVA, les frais refacturés le deviennent aussi : l’entreprise peut alors appliquer la TVA et la déduire selon les règles habituelles.
💡 Bon à savoir : il existe une exception sur le transport de personnes. Lorsque l’entreprise met en place un contrat permanent pour assurer la navette de ses salariés vers leur lieu de travail, alors la TVA est déductible. Cela dépasse toutefois le cadre de la gestion des notes de frais.
Certains coûts liés aux déplacements professionnels des salariés peuvent donner lieu à une récupération de TVA.
La TVA peut être déduite pour certains frais comme :
le stationnement (parking, horodateurs, etc.) ;
et les péages autoroutiers.
👉 À noter : lors du traitement des notes de frais de déplacement, la TVA péage est déductible à 100 %. Pour cela, il est indispensable de fournir les justificatifs (tickets, factures, etc.) et de les conserver pendant 5 ans en cas de contrôle URSSAF.
Lorsqu’un collaborateur loue un véhicule automobile pour un déplacement professionnel, la récupération de la TVA dépend du type de véhicule utilisé :
il n’est pas possible de récupérer la TVA en cas de location de véhicules de tourisme car cela concerne le transport de personnes ;
en revanche, la TVA est déductible sur la location de véhicules utilitaires destinés au transport de marchandises ou de matériel.
💡 Bon à savoir : la TVA peut aussi être récupérée sur les frais de réparation et d’entretien des véhicules utilitaires.
Une entreprise peut aussi récupérer la TVA sur les frais de déplacement de ses équipes selon le type de véhicule utilisé et le type d’essence consommée.
Tableau récapitulant le taux de TVA déductible sur le carburant :
| Type de véhicule | Carburant consommé | Taux de TVA applicable | Pourcentage de TVA déductible |
|---|---|---|---|
| Véhicule Utilitaire (VU) | Gazole, GPL à l’état gazeux, électricité, essence | 20 % | 100 % |
| Véhicule Particulier (VP) de tourisme | Gazole, essence | 80 % | — |
| Véhicule Particulier (VP) de tourisme | GPL à l’état gazeux | 50 % | — |
💡 Bon à savoir : pour éviter les erreurs et gérer efficacement la récupération de la TVA transport sur les frais de déplacement professionnels de ses collaborateurs, il est recommandé d’utiliser un logiciel de notes de frais.
Dans certains cas, l’administration fiscale autorise une entreprise à récupérer la TVA payée sur ses dépenses ou achats professionnels. On parle alors de TVA déductible. Celle-ci peut être récupérée par un employeur, notamment lors du remboursement des notes de frais de ses salariés.
Les indemnités kilométriques versées au titre d’une note de frais kilométrique ne sont pas soumises à la TVA. C’est pourquoi il n’est pas possible de récupérer la TVA dessus.
L’employeur a l’obligation de rembourser les frais de transport de ses salariés qui utilisent des transports publics pour se rendre au travail (à hauteur de 50 % du coût de l’abonnement, avec une exonération des cotisations sociales). Mais cela ne concerne ni la TVA transport ni la gestion des notes de frais.
La TVA peut être déduite sur le transport de marchandises, mais pas sur le transport de personnes (bus, train, avion, etc.). En revanche, il est possible de déduire la TVA des péages ou encore du carburant sur une note de frais en entreprise.
Le taux de TVA est de 10 % pour le transport de personnes et de 20 % pour celui des marchandises.
Simplifiez la gestion de la paie avec PayFit : découvrez tout sur les notes de frais de restaurant, de leur rédaction à la justification et comptabilisation.
Une attestation sur l’honneur de note de frais peut être recevable en cas de perte de justificatifs de paiement. Découvrez comment la rédiger correctement.
Comment rédiger une note de frais de déplacement ? Découvrez les règles, barèmes 2025-2026 et des conseils pour un remboursement rapide et conforme à l’Urssaf.
Vos salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles ? Découvrez comment fonctionnent les notes de frais kilométriques avec PayFit.
Forfait, frais réels ou avance : PayFit vous explique comment intégrer le remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie, ainsi que les barèmes Urssaf.
Découvrez avec PayFit comment fonctionnent les notes de frais d’association loi 1901, les règles de remboursement pour les salariés, bénévoles et dirigeants.
