Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de 1 à 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 1er juin et le 30 juin 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués
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Parmi les dépenses courantes d’une entreprise figurent les frais engagés par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle. Lorsque ces dépenses sont avancées par l’employé, l’employeur a l’obligation de les rembourser : c’est le principe de la note de frais.
Bien qu'indispensable, la gestion des notes de frais reste chronophage. Justificatifs, TVA, catégories de dépenses, délais de remboursement : autant de règles à respecter pour rester conforme.
Une note de frais est un document dans lequel le salarié déclare les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle afin d’en obtenir le remboursement.
Pour un employeur, la note de frais d’entreprise permet de couvrir différents types de dépenses professionnelles auprès de son personnel telles que les :
frais de repas ;
frais de déplacement ;
dépenses pour l’hébergement ;
frais de télétravail ;
achats d’équipement ;
frais kilométriques.
💡 Bon à savoir : en cas d’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles, le salarié peut transmettre une note de frais kilométrique à son entreprise.
Avant de remplir une note de frais, il est important de connaître les informations à fournir ainsi que les règles à respecter pour assurer un traitement rapide et conforme.
Pour qu'une note de frais soit traitée rapidement, elle doit comporter les justificatifs (facture, ticket, reçu), la date, la nature de l'achat, le montant et le motif professionnel. C'est ce socle qui conditionne à la fois le remboursement au salarié et la récupération de la TVA.
Aucun formalisme particulier n’est prévu. La note de frais peut donc être établie au format papier ou au format numérique.
De plus en plus d’entreprises choisissent d’ailleurs de simplifier le processus de notes de frais grâce à la digitalisation pour gagner en efficacité.
💡 Bon à savoir : en tant qu’employeur, vous pouvez transmettre un modèle de note de frais d’entreprise à vos salariés. Cela leur permettra de vous soumettre facilement leurs notes de frais et vous gagnerez du temps en récupérant des formulaires complets et conformes.
👉 À noter : depuis l'arrêté du 22 mars 2017, les justificatifs numérisés ont la même valeur probante que les originaux papier, à condition de respecter un protocole d'archivage sécurisé (intégrité, lisibilité, horodatage). Vos salariés peuvent ainsi détruire les originaux après numérisation.
Salariés et employeurs ont tous deux différents délais à respecter.
Bien qu’aucun délai légal ne soit fixé par la loi, le salarié doit transmettre sa note de frais dans un "délai raisonnable" après avoir engagé la dépense.
Cette notion de délai raisonnable implique généralement :
une transmission dans le mois qui suit la dépense ;
au plus tard avant la fin du trimestre en cours ;
idéalement avant l’établissement du bulletin de paie du mois concerné.
💡 Bon à savoir : il est recommandé de préciser ces délais dans la politique interne de l’entreprise pour éviter toute ambiguïté.
La loi ne fixe pas de délai de paiement des notes de frais précis. En pratique, vous devez rembourser dans un délai raisonnable après réception et validation : la plupart des entreprises optent pour un remboursement sous 30 jours, soit avec le versement du salaire mensuel, soit via un virement dédié. Précisez ce délai dans votre politique interne pour cadrer les attentes.
Modèle de note de frais - Excel
Avant tout remboursement, l’entreprise doit s’assurer que les frais engagés répondent aux conditions fixées par la réglementation. Une fois ces vérifications effectuées, le remboursement peut être réalisé selon deux méthodes : le remboursement au forfait ou le remboursement au réel.
Lorsqu’un employeur souhaite procéder au remboursement des notes de frais de ses salariés, il doit veiller à ce que les frais engagés remplissent 3 conditions :
dépense professionnelle : les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et dans le cadre de son activité professionnelle ;
dépense proportionnelle : le montant doit être raisonnable ;
dépense justifiée : la dépense doit être justifiée par une facture ou un justificatif de paiement.
Le remboursement des notes de frais d’entreprise peut ensuite être effectué selon deux modalités : le remboursement au forfait ou le remboursement au réel.
Pour un panorama complet des modalités de remboursement des notes de frais, retrouvez notre fiche dédiée.
Le remboursement au forfait correspond au remboursement des frais professionnels sous la forme d’allocations.
En pratique, un montant maximum de remboursement est fixé par l’Urssaf. Lorsque ce plafond est dépassé :
soit l’employeur n’apporte pas la preuve que la dépense est professionnelle : dans ce cas, le remboursement est regardé comme un complément de rémunération qui sera dès lors soumis aux cotisations de Sécurité sociale et à la CSG-CRDS ;
soit l’employeur apporte la preuve que la dépense est bien professionnelle : dans ce cas, le dépassement est exclu de l’assiette des cotisations.
Tableau des plafonds d'exonération des notes de frais pour 2026
| Frais professionnels avancés par le salarié | Montant maximum pris en charge pour le remboursement des notes de frais |
|---|---|
| Repas pris sur le lieu de travail par contrainte professionnelle | 7,50 € |
| Repas pris au restaurant (salarié contraint en déplacement professionnel) | 21,40 € |
| Repas pris au restaurant (salarié non contraint en déplacement professionnel) | 10,40 € |
💡 Bon à savoir : ces plafonds sont revalorisés chaque année au 1er janvier. Le dépassement entraîne la requalification du remboursement en complément de rémunération, sauf si vous pouvez justifier le caractère strictement professionnel de la dépense.
Avec le système du remboursement au réel, l’employeur verse le montant exact des frais professionnels engagés par le salarié.
⚠️ Attention : l’employeur peut refuser le remboursement d’une note de frais lorsque celle-ci n’est pas justifiée ou lorsque le montant de la dépense n’est pas proportionné.
Mises bout à bout, les notes de frais des collaborateurs peuvent constituer d’importantes sommes pour une entreprise.
Un employeur a tout intérêt à instaurer une politique de dépenses en interne pour contrôler ses coûts et sécuriser le remboursement des notes de frais.
Une entreprise peut ainsi formaliser les règles pour encadrer les dépenses professionnelles de ses salariés, au sein d’un document (ou d’un guide) en précisant, par exemple :
les plafonds autorisés selon la nature des frais engagés, en cohérence avec les barèmes fixés par l'Urssaf. Par exemple : 110 € pour une nuit d'hôtel en province (jusqu'à 180 € à Paris, Lyon ou Marseille), 50 € par convive pour un repas client, 30 € pour un trajet en taxi ou VTC, 73 € pour un cadeau client (seuil URSSAF 2026) ;
les justificatifs à fournir ;
le délai maximal de transmission de la demande de remboursement (pour éviter les notes de frais en attente de traitement trop longtemps), etc.
La gestion des notes de frais peut rapidement devenir complexe et chronophage pour les entreprises. Entre la collecte des justificatifs, la vérification des dépenses et le suivi des remboursements, la mise en place de processus adaptés est essentielle pour gagner en efficacité.
Pour mieux maîtriser ses charges et améliorer le process de remboursement des notes de frais de ses collaborateurs, une entreprise peut déployer un workflow de validation des notes de frais.
Ce type de circuit permet ainsi de structurer le traitement des demandes en mettant en place différentes étapes de contrôle et d’approbation avant le remboursement des notes de frais.
L’une des solutions les plus efficaces pour simplifier la gestion des notes de frais consiste à utiliser une application ou un logiciel dédié au traitement des notes de frais.
Ce type d’outils numériques permet de :
regrouper les justificatifs au même endroit ;
d’automatiser certaines étapes de validation ;
de suivre les dépenses et le statut des remboursements.
Un logiciel de notes de frais facilite la gestion en réduisant le risque d'erreurs dans le traitement des remboursements tout en respectant les règles comptables et fiscales applicables. Les solutions les plus récentes intègrent même des modules d'intelligence artificielle : reconnaissance automatique des justificatifs (OCR), détection des doublons et des dépassements de plafond, repérage des factures suspectes. Autant de fonctionnalités qui sécurisent la politique de notes de frais tout en allégeant la charge des équipes finance.
Modèle de note de frais - Excel
Les entreprises utilisent généralement des logiciels pour simplifier la gestion des notes de frais. Grâce à ces outils, les collaborateurs peuvent envoyer directement les factures et les justificatifs au service comptable de leur entreprise pour se faire rembourser. Certaines plateformes permettent ainsi d’automatiser certaines étapes de leur traitement (comme le classement des factures, le contrôle des montants ou encore le suivi des indemnités de remboursement).
Oui, un employeur peut récupérer la TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée). Mais les règles encadrant la note de frais et la TVA ne concernent que certains types de dépenses telles que le repas, la restauration, le trajet et le déplacement (location de véhicules, péage, stationnement, carburant) ou encore certains achats professionnels (factures de téléphones, achat de matériel). Cette mesure est appréciée des employeurs car elle permet généralement à une entreprise d’alléger ses coûts de fonctionnement.
Oui, un collaborateur peut se faire rembourser des dépenses professionnelles même s’il ne dispose pas de la facture ou du justificatif. Pour cela, il doit réaliser une attestation sur l’honneur de note de frais. Mais cette mesure reste exceptionnelle.
Les notes de frais ont un régime d’exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu lorsqu’elles correspondent à des dépenses professionnelles réelles, nécessaires, justifiées par des pièces (factures) et engagées dans l’intérêt de l’activité.
Pour l’employeur, elles sont déductibles du résultat fiscal. Pour le salarié, elles ne sont pas considérées comme un salaire imposable si les conditions sont respectées.
En revanche, en cas d’abus ou d’absence de justificatifs, elles peuvent être requalifiées en rémunération soumise à cotisations et impôts par l’URSSAF.
En France, un employeur doit conserver les justificatifs de notes de frais selon deux régimes :
6 ans au titre des obligations fiscales (article L. 102 B du Livre des procédures fiscales) ;
10 ans au titre des pièces comptables (article L. 123-22 du Code de commerce).
En pratique, c'est le délai de 10 ans qui prévaut, le plus protecteur en cas de contrôle.
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