Jusqu'au 30 Septembre
À retenir :
Les frais de déplacement représentent les dépenses liées au trajet, à l’hébergement et à la restauration d’un salarié en déplacement.
Chaque frais de déplacement dispose d’un barème pour fixer une limite à leur prise en charge.
Le justificatif des notes de frais doit contenir des informations précises sur le montant et la nature des dépenses, afin de faciliter la gestion comptable.
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, il arrive qu’un salarié avance des frais pour se déplacer, se loger, se restaurer, etc. Dans ce cas, l’entreprise lui demande des notes de frais à son retour pour rembourser ces dépenses liées à l’activité professionnelle.
La note de frais de déplacement recense les coûts engagés pour ce séjour à caractère professionnel : trajet, hébergement et restauration. Les remboursements du déplacement concernent autant l’utilisation du véhicule personnel du salarié que l’usage des transports publics.
Quelles sont les dépenses que couvre la note de frais de déplacement ? Comment la rédiger ? Comment procéder à son remboursement ? Payfit vous explique.
Qu’est-ce qu’une note de frais de déplacement ?
Une note de frais de déplacement est un document dans lequel le salarié déclare les dépenses engagées lors de son déplacement professionnel. Les coûts ne concernent pas uniquement le trajet, mais également l’hébergement et la restauration (note de frais de restaurant).
Les frais de déplacement incluent plusieurs modes de déplacement. Si le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement professionnel, les justificatifs prennent la forme de note de frais kilométrique. S’il utilise des transports publics dans le cadre d’un grand déplacement, l’entreprise prend en charge les frais de taxis ou les billets de transport (métro, train, avion, etc.).
Comment calculer les notes de frais kilométriques ?
Le tableau ci-dessous établit le barème des indemnités kilométriques pour les voitures en 2026. Le calcul des frais dépend de la puissance fiscale du véhicule (en chevaux) et de la distance parcourue en km.
Modèle de note de frais - Excel
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1,065 | d x 0,37 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1,330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1,395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1,457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1,515 | d x 0,470 |
Le second tableau indique le barème des indemnités kilométriques pour les deux-roues en 2026. Une distinction s’opère entre les deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ et les motos.
| Véhicule deux-roues | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| Cylindrée inférieure à 50 cm³ | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
| Moto de 1 à 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,094) + 891 | d x 0,248 |
| Moto de 3 à 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,078) + 1 158 | d x 0,275 |
| Moto de plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,075) + 1 583 | d x 0,343 |
💡 Bon à savoir : les indemnités kilométriques incluent d’autres dépenses nécessaires au trajet comme :
les frais de parking ou de péage ;
la prime d’assurance annuelle ;
les frais carburant ;
les frais d’entretien ou de nettoyage du véhicule.
Comment fonctionne l’indemnité de grand déplacement ?
Le grand déplacement désigne une distance entre le lieu de la mission et son lieu de travail habituel. Le trajet est si long que le salarié ne peut effectuer l’aller-retour dans la même journée.
Deux conditions sont essentielles pour reconnaître un grand déplacement dans la note de frais d’entreprise :
le trajet domicile-travail, aller ou retour, est supérieur ou égal à 50 km ;
les transports publics ne permettent pas de réaliser ce déplacement, aller ou retour, en moins de 1h30.
💡 Bon à savoir : l’indemnité forfaitaire de grand déplacement comprend également les frais de restauration et d’hébergement. Chacun de ses besoins dispose de son propre remboursement sur la note de frais.
Les indemnités forfaitaires pour le repas et le logement dépendent des destinations des collaborateurs et de la durée de leur mission. Le tableau ci-dessous liste le montant des indemnités pour un grand déplacement en métropole pour l’année 2026.
| Durée du déplacement | Repas | Logement et petit-déjeuner à Paris et dans les départements 92, 93 et 94 | Logement et petit-déjeuner dans les autres départements |
|---|---|---|---|
| 3 premiers mois | 21,10 € | 75,60 € | 56,10 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 17,90 € | 64,30 € | 47,70 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 14,80 € | 52,90 € |
Le second tableau recense les indemnités forfaitaires pour l’hébergement et le repas pour un voyage en Outre-mer. Les départements concernés sont la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy et Saint-Martin. Les montants indiqués ci-dessous sont valables depuis l’année 2023.
| Durée du déplacement | Hébergement | Repas |
|---|---|---|
| 3 premiers mois | 120 € pour un salarié normal ; 150 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite | 20 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 102 € | 17 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 84 € |
Pour les déplacements en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française, les indemnités forfaitaires sont les suivants :
| Durée du déplacement | Hébergement | Repas |
|---|---|---|
| 3 premiers mois | 120 € pour un salarié normal ; 150 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite | 24 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 102 € | 20,40 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 84 € |
⚠️ Important : aucune déduction forfaitaire n’est applicable si le voyage d’affaires dure au-delà de 4 ans.
Si les salariés partent à l’étranger pour une mission professionnelle, la déduction des notes de frais pour l’hébergement et la restauration s’applique avec les taux suivants :
65 % en cas de logement fourni ou bénéficiant d’une prise en charge directe auprès de l’hôtelier ;
17,5 % en cas d’un repas fourni ;
35 % si les deux repas de la journée sont fournis.
Comment rembourser une note de frais de déplacement ?
L’entreprise procède au remboursement des notes de frais en choisissant un des deux processus suivants :
le remboursement au forfait ;
le remboursement au réel.
L’employeur détermine sa gestion des notes de frais, mais il est préférable qu’il en informe ses salariés grâce à une note de service.
Remboursement au forfait
Un remboursement des notes de frais au forfait signifie une prise en charge liée à un montant maximum fixé par l’Urssaf. S’il dépasse ce plafond, l’employeur est confronté à deux situations :
soit il n’apporte pas la preuve que la dépense est professionnelle. Dans ce cas, le remboursement est regardé comme un complément de rémunération qui sera soumis aux cotisations de Sécurité sociale et à la CSG-CRDS ;
soit il prouve le caractère professionnel de la dépense. Dans ce cas, le dépassement est exclu de l’assiette des cotisations.
Voici le montant maximum pris en charge pour le remboursement d'une note de frais de repas en 2026.
| Nature des frais | Montant maximum pris en charge pour le remboursement au forfait de notes de frais |
|---|---|
| Frais de restauration d’un salarié en déplacement | 10,40 € |
| Frais de restauration pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 21,40 € |
Voici le montant maximum pris en charge pour le remboursement au forfait de notes de frais de mobilité en 2026.
| Nature de l’indemnité | Limite du forfait |
|---|---|
| Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée maximale de 9 mois | 84,00 € |
| Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement | 1 683,80 € |
Remboursement au réel
Le remboursement des notes de frais au réel correspond à la prise en charge précise de la dépense engagée par le salarié. Ce procédé nécessite de la rigueur et de la transparence de la part des collaborateurs pour bénéficier de remboursements exacts.
L’utilisation d’un logiciel de note de frais permet à l’entreprise de numériser et d’automatiser le processus de gestion des notes de frais. Les justificatifs sont rapidement scannés et mémorisés par l’outil. Celui-ci convertit automatiquement les devises lors des voyages à l’étranger, faisant gagner un temps considérable à la comptabilité.
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