La signature électronique est-elle reconnue en droit du travail ?

Le salarié est amené, durant toute sa vie en entreprise, à signer divers documents que ce soit la signature de son contrat de travail ou la signature d’un prêt de matériel informatique par exemple. 

Pour cela, la signature électronique en droit du travail permet de faciliter, tant pour les salariés que pour l’employeur, les démarches administratives en entreprise.

Qu’est-ce que la signature électronique ? Quelle est sa valeur juridique en droit du travail ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce que la signature électronique en droit du travail ?

La signature électronique est un système numérique permettant à une personne de s’authentifier et de consentir à une décision ou un contrat de travail, en signant un acte à distance.

L’intérêt de la signature électronique en droit du travail est de garantir l’intégrité du consentement, l’authenticité de la signature et l’identité du signataire.

Pour l’employeur ou ses salariés, la signature électronique peut être utilisée pour signer des documents :

• de ressources humaines et de gestion du personnel ; 

• commerciaux et juridiques ;

• financiers et comptables ;

• administratifs internes ;

• liés à la vie de la société;

• de formalités et de déclarations.

Le tableau suivant regroupe plusieurs exemples de documents pour lesquels les entreprises doivent avoir recours à ce processus d'authentification :

* contrat de stage

**documents de fin de contrat 

💡 Bon à savoir : il est possible d’envoyer des documents administratifs (contrats de travail, contrat de prêt de matériel informatique, etc.) par mail dans le cadre d'une délégation de signature pour procéder à une signature électronique en droit du travail.

Pourquoi recourir à la signature électronique en droit du travail ?

L’utilisation d’un logiciel de signature électronique présente de nombreux avantages :

• simplifier et faciliter la signature d’actes dématérialisés ;

• automatiser le mécanisme de signature en permettant un suivi des documents ;

• gagner du temps lors de l’envoi de documents électroniques : il n’est plus nécessaire d’imprimer les écrits et de les envoyer par voie postale ;

• sécuriser les données personnelles.

Par exemple, lors de l’embauche d’un nouveau collaborateur, la signature électronique d’un contrat de travail permet d'accélérer et de centraliser le processus de recrutement, tout en sécurisant les informations personnelles du signataire.

💡 Bon à savoir : lorsque vous rédigez un contrat de travail, vous devez vérifier que les mentions obligatoires figurent bien dans le contrat.

Quelle est la valeur de la signature électronique en droit du travail ? 

En droit du travail, la loi reconnaît la même valeur juridique de la signature électronique que la signature manuscrite.

Pour assurer la reconnaissance juridique d’un document signé électroniquement, deux conditions doivent être remplies :

• l’identification du signataire doit être établie ;

• l’intégrité du consentement du signataire doit être garantie.

Pour cela, vous pouvez recourir à des logiciels de signature électronique tels que Yousign, PandaDoc, etc. qui proposent une solution de signature dématérialisée.

Bien qu’il existe des logiciels de signature électronique gratuits, ils sont limités à un certain nombre de signatures. Le prix de ces logiciels varie donc en fonction des services et fonctionnalités proposés.

Grâce à la signature électronique, un salarié nouvellement embauché n’a pas à se déplacer dans les locaux de l’organisation pour signer son contrat de travail, ni à imprimer puis à scanner le contrat. Il s’agit d’un véritable gain de temps pour les salariés comme pour les entreprises.

💡 Bon à savoir : l'utilisation d’un logiciel RH vous permet d’intégrer la signature électronique à vos documents juridiques et administratifs.

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