La signature électronique est-elle reconnue en droit du travail ?

Le salarié est amené, durant toute sa vie en entreprise, à signer divers documents que ce soit la signature de son contrat de travail ou la signature d’un prêt de matériel informatique par exemple. 

Pour cela, la signature électronique en droit du travail permet de faciliter, tant pour le salarié que pour l’employeur, les démarches administratives en entreprise.

Qu’est-ce que la signature électronique ? Pourquoi recourir à la signature électronique ? Quelle est la valeur de la signature électronique en droit du travail ? PayFit vous répond.

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Qu’est-ce que la signature électronique en droit du travail ?

La signature électronique est un mode numérique permettant à une personne de s’authentifier et de donner son consentement, en signant un acte à distance.

L’intérêt de la signature électronique en droit du travail est de garantir l’intégrité du consentement, l’authenticité de la signature et l’identité du salarié. 

La signature électronique en droit du travail peut être utilisée pour la signature de documents tels que :

• le contrat de travail ;

• le prêt de matériel informatique ; 

• les documents d’onboarding (utilisation des données personnelles, remboursement de transport, droit à l’image) ; 

• les documents de fin de contrat (reçu pour solde de tout compte).

💡 Bon à savoir : il est possible d’envoyer des documents administratifs (contrats de travail, contrat de prêt de matériel informatique, etc.) par mail dans le cadre d'une délégation de signature pour procéder à une signature électronique en droit du travail.

Pourquoi recourir à la signature électronique en droit du travail ? 

L’utilisation d’un logiciel de signature électronique présente de nombreux avantages. En effet, la signature électronique en droit du travail permet :

• de simplifier et faciliter la signature de documents dématérialisés ;

• d’automatiser le mécanisme de signature en permettant un suivi des documents ;

• de gagner du temps lors de l’envoi de documents électroniques, en effet, il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents et de les envoyer ; 

• de garantir la sécurisation des données personnelles.

Par exemple, lors de l’embauche d’un salarié, la signature électronique d’un contrat de travail permet d'accélérer et de centraliser le processus de recrutement et de sécuriser les données personnelles du salarié.

💡 Bon à savoir : lorsque vous rédigez un contrat de travail, vous devez vérifier que les mentions obligatoires figurent bien dans le contrat.

Quelle est la valeur de la signature électronique en droit du travail ? 

La loi reconnaît la même valeur juridique de la signature électronique que la signature manuscrite. 

Pour que la signature électronique soit reconnue juridiquement, deux conditions doivent être remplies : 

• l’identification du signataire doit être établie ;

• l’intégrité du consentement du signataire doit être garantie. 

Pour cela, vous pouvez recourir à des logiciels de signature électronique en droit du travail tels que Yousign, PandaDoc, etc. qui proposent une solution de signature dématérialisée. 

Il existe des logiciels de signature électronique en droit du travail gratuits, mais qui sont limités à un nombre de signatures. Le prix de ces logiciels varie en fonction des services et fonctionnalités proposés.

La signature électronique en droit du travail permet de faciliter l’envoi à distance et la signature de contrats de travail avant l’embauche d’un salarié. 

Grâce à la signature électronique en droit du travail, le salarié n’a pas à se déplacer dans les locaux de l’entreprise ni à imprimer puis à scanner les documents à signer. Un véritable gain de temps.

💡 Bon à savoir : l'utilisation d’un logiciel RH vous permet d’intégrer la signature électronique à vos documents juridiques et administratifs. 

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