Comment fonctionne la délégation de signature ?

Lorsque le dirigeant d’une société ou d’une association s’absente temporairement de l’entreprise, ce dernier peut procéder à une délégation de signature . Cet acte juridique lui permet de déléguer sa faculté de signer des documents à une autre personne afin que cette dernière les signe en son nom. 

Une délégation de signature doit impérativement respecter des règles juridiques qui encadrent cette démarche. 

Qu’est-ce qu’une délégation de signature ? Qui peut bénéficier d'une délégation de signature ? Comment faire une délégation de signature ? PayFit vous explique. 

Qu’est-ce que la délégation de signature ? 

La délégation de signature est l’acte par lequel un dirigeant, qualifié de délégant, autorise une autre personne, qualifiée de délégataire, à signer des documents en son nom . Le dirigeant peut recourir à la délégation de signature de manière ponctuelle pour pallier son absence dans le cadre de la gestion du personnel , ou de manière permanente en désignant une personne comme délégataire ( exemple : directeur des ressources humaines, trésorier). 

Contrairement à la délégation de pouvoir , la délégation de signature n’engage pas la responsabilité du délégataire . Le délégataire ne représente pas la société et ne dispose que d’une faculté de signer des documents pour le compte du dirigeant , qui conserve pleinement ses responsabilités et ses pouvoirs. 

💡 Bon à savoir : dans le cadre d’une délégation de signature, le délégataire peut procéder à la signature électronique du contrat de travail d’un salarié. 

Comment faire une délégation de signature ?

La mise en œuvre d’une délégation de signature nécessite le respect de plusieurs conditions de validité. 

Conditions tenant à la personne 

Le dirigeant d’une société ou d’une association ne peut procéder à une délégation de signature que : 

• s’il justifie être dans l’incapacité de gérer personnellement son entreprise ou son association ; 

• s’il délègue un pouvoir qu’il détient. 

En parallèle, le délégataire doit obligatoirement : 

• être un salarié de l'entreprise ou de l’association ; 

• disposer de l'autorité et des compétences suffisantes au regard des missions qui lui sont confiées ; 

• disposer des moyens nécessaires à la mise en œuvre de ses missions ;

• ne pas faire l’objet d’une interdiction de gérer . 

💡 Bon à savoir : les conditions de validité relatives à la personne sont les mêmes dans le cadre d’une subdélégation de pouvoir . 

Conditions tenant à l’acte de délégation 

La loi ne prévoit pas de formalisme applicable à l’acte de délégation de signature. Toutefois, il est recommandé de mentionner dans l’acte de délégation : 

• l’ identité du délégant ; 

• l’ identité du délégataire et sa qualité ; 

• la signatures des deux parties ; 

• la durée de la délégation lorsque cette dernière est limitée ; 

• l’ étendue de la délégation lorsque celle-ci est limitée à certains documents . 

Une copie de l’acte de délégation doit être conservée par chacune des parties à titre de preuve. 

💡 Bon à savoir : le dirigeant peut recourir à un modèle de délégation de signature pour que cette dernière soit valide. 

Que faire en cas de non-respect de la délégation de signature ? 

Dans le cadre d’une délégation de signature, le délégataire est tenu de respecter strictement les limites de sa délégation et ne pas agir au-delà des facultés qui lui ont été données . En cas de non-respect de ces limites, le délégataire est susceptible de voir sa responsabilité civile engagée. 

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