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Les salariés ont le choix entre les transports en commun ou leur véhicule personnel pour effectuer le trajet domicile-travail. Lorsqu’ils font le choix de s’abonner à un moyen de transport public, l’entreprise est tenue d’en prendre en charge une partie.
Pour les déplacements réalisés en voiture ou dans le cadre de modes de mobilité durable, l’employeur peut contribuer aux frais de carburant. Cette mesure permet de réduire le coût des déplacements professionnels pour les salariés, notamment pour ceux ayant des revenus modestes. Dans ce cas, le remboursement apparaît sur le bulletin de salaire en tant qu’un élément variable de paie.
Le remboursement des frais d’essence par l’employeur est-il obligatoire ? Quelles sont les conditions pour percevoir ce remboursement ? Quel est le montant de la prise en charge des frais de carburant en 2025 ? PayFit vous répond.
Selon la nature du déplacement, les frais d’essence font l’objet d’un remboursement obligatoire ou facultatif.
Dans le cadre du trajet domicile-travail, l’entreprise n’a aucune obligation de prendre en charge les dépenses en carburant, quelle que soit la distance parcourue. La mesure est valable pour l’utilisation individuelle du véhicule personnel (voiture, moto) comme pour les moyens de transport éligibles au Forfait Mobilités Durables (FMD). Ces conditions figurent dans les articles L3261-3 et L3261-3-1 du Code du travail.
Même si cette prise en charge n’est pas obligatoire, l’employeur peut choisir de financer le transport de ses salariés. Elle peut être mise en place de deux manières :
soit par un accord collectif dans les entreprises qui comptent au moins une section syndicale ;
soit par décision unilatérale de l’employeur après consultation du comité social et économique (CSE).
Si les frais de carburant sont liés à un déplacement professionnel, nécessitant également des dépenses pour l’hébergement et le repas, alors leur remboursement devient obligatoire. Ces frais doivent alors être déclarés dans une note de frais de déplacement et accompagnés des justificatifs correspondants pour être pris en charge par l’employeur.
Guide de la gestion de la paie
La prise en charge des frais de transport dépend de plusieurs critères :
les revenus du salarié ;
le département de résidence et de travail ;
l’accessibilité des transports en commun depuis le domicile ;
la distance séparant le domicile du lieu de travail.
La prise en charge de l’employeur se matérialise sous la forme d’une prime carburant ou d’une prime de transport. Cette aide couvre tout ou une partie des frais d’essence lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour venir travailler. Toutefois, il doit remplir plusieurs conditions :
le domicile ou le lieu de travail se situe dans une commune non desservie par un transport collectif régulier, ce qui exclut les résidents d’Île-de-France et des agglomérations de plus de 100 000 habitants ;
les horaires de travail rendent impossible l’usage des transports en commun, comme dans le cas d’horaires de nuit ou décalés ;
le salarié travaille sur plusieurs sites et l’employeur ne met aucun moyen de transport à sa disposition.
⚠️ Attention : un salarié ne peut pas prétendre au remboursement des frais d’essence dans les situations suivantes :
son employeur met à disposition un véhicule de fonction, carburant inclus ;
il bénéficie d’une solution de transport gratuit ;
l’employeur lui fournit un logement en tant qu’avantage en nature.
💡 Bon à savoir : les conditions de prise en charge peuvent être plus favorables pour les salariés. Toutefois, elles doivent figurer dans l’accord collectif ou dans le document actant de la décision unilatérale de l’employeur.
L’employeur est en droit de mettre en place un dispositif pour rembourser les frais d’essence de ses salariés. Néanmoins, la gestion de cet avantage salarié doit être identique pour tous les collaborateurs éligibles au dispositif. De plus, ces derniers doivent régulièrement lui fournir des justificatifs pour valider la prise en charge de leur consommation en carburant.
L’accord collectif ou la décision unilatérale de l’employeur fixe le montant du remboursement des frais d’essence. Il choisit son dispositif entre 3 situations différentes :
la prime carburant ;
les indemnités kilométriques, calculées selon le barème de l’Urssaf ;
le forfait mobilités durables.
💡 Bon à savoir : pour les trois types de remboursement, la loi prévoit une exonération de cotisations sociales sous certaines conditions.
La prime de transport permet de couvrir une partie des dépenses liées à l’usage de véhicules personnels, quel que soit leur type de carburant.
Cette prime est exonérée des cotisations sociales en 2026, dans les limites suivantes :
300 € par an et par salarié pour les frais de carburant (essence, diesel) ;
600 € par an et par salarié pour les frais d'alimentation des véhicules électriques, hybrides rechargeables ou fonctionnant à l'hydrogène.
💡 Bon à savoir : ce dispositif peut se cumuler avec le forfait mobilités durables. Dans ce cas, le plafond d’exonération est de 600 € par an et par salarié, dont 300 € peuvent être consacrés au carburant.
L’employeur peut rembourser les frais de carburant à son salarié dès lors que les conditions précédemment mentionnées sont respectées. Le salarié doit simplement fournir une photocopie du certificat d’immatriculation de son véhicule personnel. Aucun justificatif de dépense supplémentaire n’est exigé si le montant de la prise en charge ne dépasse pas les plafonds légaux.
👉 À noter : la prime carburant pour un salarié à temps partiel est proportionnelle à son temps de travail. S’il travaille plus de 50 % de la durée légale, soit plus de 17,5 heures, il bénéficie du même montant que s’il était en temps plein. Dans le cas contraire, son aide est calculée au prorata.
L’indemnité kilométrique dépend d’un barème fixé par l’administration fiscale, selon le type de véhicule utilisé (auto, deux-roues de cylindrée inférieur à 50 cm3 ou moto). Le calcul de l’exonération fiscale dépend de plusieurs facteurs :
la distance entre le domicile et le lieu de travail du salarié ;
le moyen de transport utilisé (photocopie du certificat d’immatriculation du véhicule personnel) ;
la puissance fiscale du véhicule ;
le nombre de trajets effectués par mois.
💡 Bon à savoir : notre modèle de note de frais kilométrique recense chaque barème en fonction du véhicule utilisé.
Le versement d’une indemnité forfaitaire kilométrique est cumulable avec la prime de transport. Le cumul des sommes versées par l’employeur au titre de remboursement des frais d’essence bénéficie d’une exonération de cotisations sociales. Néanmoins, ce droit se limite aux frais réellement engagés par le salarié pour ses trajets entre son domicile habituel et son lieu de travail.
⚠️ Attention : l’Urssaf révise chaque année ses barèmes pour l’exonération de cotisation.
Le forfait mobilités durables s’applique pour les moyens de transport suivants :
vélo avec ou sans assistance ;
covoiturage en tant que conducteur ou passager ;
transports publics sans abonnement ;
autres services de mobilité partagée ;
cyclomoteur, motocyclette et autre engin de déplacement personnel motorisé ou non.
💡 Bon à savoir : l'exonération de cotisations sociales dans le cadre du FMD atteint 600 € par an et par salarié (seul) et 900 € par an et par salarié si cumul avec la prise en charge des abonnements de transports publics.
Le remboursement des frais de transport par l’employeur est obligatoire lorsque les salariés ont recours à des abonnements pour les transports publics. Cela concerne non seulement le métro, le bus, le tramway et le train, mais également le service public de location de vélos. Seuls les trajets domicile-travail sont pris en compte.
⚠️ Attention : un titre de transport acheté à l’unité ne bénéficie d’aucune participation de l’employeur.
À contrario, le remboursement des frais d’essence pour le véhicule personnel du salarié reste facultatif entre son domicile et son lieu de travail.
Les travailleurs bénéficiant sans difficulté du remboursement d’essence sont :
les exploitants individuels réalisant des Bénéfices Agricoles (BA) ;
les titulaires des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) ;
les associés de sociétés de personnes qui utilisent leur véhicule personnel.
Ces professionnels bénéficient des mêmes frais de carburant que les salariés résidant dans une commune non desservie par un transport public.
Une entreprise peut combiner le remboursement des frais d’essence avec d’autres avantages, tels que les Tickets-restaurant ou les chèques cadeaux d’entreprise. Ce cumul doit, néanmoins, respecter les limites d’exonération fixées par l’Urssaf.
La distinction repose sur la nature du déplacement. La prime carburant vise les trajets domicile-travail, alors que les indemnités de frais de déplacement concernent les missions professionnelles. Les dépenses incluent non seulement le trajet, mais également le repas et l’hébergement.
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