Quels sont les éléments variables de paie à prendre en compte ? 

Les Éléments Variables de Paie (EVP) complexifient le bulletin de salaire. L’employeur est ainsi tenu de rester vigilant lorsqu’il les collecte et les intègre sur la fiche de paie de chaque salarié.

Quelle est la définition d’un élément variable de paie ? Quelles sont les différentes catégories d’EVP à prendre en compte ? Comment saisir toutes ces données sur un bulletin de salaire ? PayFit vous accompagne étape par étape.

Que sont les éléments variables de paie ?

Les éléments variables de paie se distinguent par leur caractère ponctuel et évolutif. Ils influencent directement la fiche de paie, et changent tous les mois en fonction de l’activité des salariés.

Pour assurer une paie juste et conforme, l’employeur collabore étroitement avec le service des Ressources Humaines afin de collecter l’ensemble des informations nécessaires : primes, absences, heures supplémentaires, indemnités, etc. Ces données sont intégrées dans un logiciel de paie pour établir la rémunération exacte de chaque salarié. 

Cette transparence et cette rigueur dans le traitement de la paie sont essentielles pour satisfaire le personnel et être conforme à la législation (Code du travail, convention collective ou accord d’entreprise).

💡 Bon à savoir : en moyenne, les EVP doivent être transmises et validées 3 à 5 jours ouvrés avant leur enregistrement sur le bulletin de paie.

Quelle est la liste des éléments variables de paie ?

Pour éviter les erreurs de gestion, l’employeur ou les services RH séparent les EVP en quatre catégories : 

• l’activité (présence/absence du salarié) ; 

• le temps de travail ; 

• l’octroi d’une prime ;

• les avantages sociaux des salariés.

Éléments variables de paie liés à l’activité

Ces EVP matérialisent les périodes d’absence du salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles. 

Certaines absences sont rémunérées car elles sont reconnues comme légales ou conventionnelles. C’est notamment le cas des congés payés, des RTT, du compte épargne-temps ou des congés pour événements familiaux. Ces absences sont généralement prévues à l’avance et intégrées dans la gestion de la paie afin d’assurer une continuité administrative et une rémunération conforme à la réglementation.

D’autres absences ne bénéficient d’aucune rémunération comme le congé sans solde, l’absence injustifiée ou la grève. Dans ce cas, le gestionnaire de la paie procède à une retenue sur le salaire brut du salarié concerné. Son calcul dépend du nombre de jours ou d’heures d’absence qui ont été relevés.

Entre ces deux catégories d’absences, on retrouve celles qui donnent lieu à des absences indemnisées, notamment en cas de maladie ou d’accident du travail. Lors d’un arrêt maladie, le salarié perçoit des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale, correspondant à 50 % du salaire journalier de base. En parallèle, l’employeur maintient partiellement le salaire brut, dont le niveau varie en fonction de l’ancienneté du salarié et de la durée de l’arrêt : 90 % du salaire brut durant une première période, puis 66,66 % au-delà.

⚠️ Attention : des jours de carence sont susceptibles d’être comptabilisés en cas de maladie non professionnelle ou d’accident de trajet.

Enfin, certaines absences pour motifs sociaux ou légaux ouvrent droit à un maintien total ou partiel du salaire brut, selon les dispositions prévues par la convention collective ou les accords d’entreprise. Sont notamment concernés les congés de formation, l’exercice d’un mandat syndical, le service militaire ou encore le congé pour décès. Ces absences sont encadrées par des règles spécifiques qui garantissent au salarié une protection de ses droits tout en assurant une gestion administrative adaptée pour l’employeur.

💡 Bon à savoir : le congé maternité ou le congé paternité offrent le droit à des indemnités spécifiques.

Éléments variables de paie liés au temps de travail 

La rémunération de base d’un salarié repose sur différents critères comme son indice salarial, son ancienneté et son volume horaire permanent. Selon les besoins de l’employeur dans certains secteurs professionnels (comme la convention collective des HCR), le personnel peut être amené à dépasser son temps de travail contractuel. Les salariés à temps complet effectuent des heures supplémentaires tandis que ceux à temps partiel accomplissent des heures complémentaires.

D’autres compensations sont à prévoir en cas de : 

• périodes d’astreinte ;

• travail effectué le dimanche ou les jours fériés.

La convention collective, l’accord de branche ou l’accord collectif détermine le taux de majoration applicable aux heures additionnelles. En règle générale, ce taux ne peut être inférieur à 10 %. En l’absence d’accord spécifique, c’est la réglementation légale qui s’applique :

• 25 % de la 36ème à la 43ème heure ;

• 50 % au-delà.

Primes comme éléments variables de paie

Un salarié perçoit différentes primes en fonction de son implication et de ses résultats au sein de l’entreprise. Ces éléments variables de paie se distinguent en plusieurs catégories : 

• la prime exceptionnelle du salarié (ou prime Macron) : versée de manière ponctuelle pour renforcer le pouvoir d'achat des salariés ou encourager leur motivation ;

• les primes annuelles : gratifications récurrentes versées chaque année, incluant notamment la prime de Noël en entreprise, la prime de 13ème mois ou la prime de fin d'année ;

• la prime de performance : attribuée aux salariés ayant atteint ou dépassé leurs objectifs, elle récompense l'implication et les résultats obtenus. Elle peut correspondre à une prime de rendement ou à un cumul de commissions sur les ventes réalisées ;

• la prime de panier : il s’agit d’une indemnité compensant l’impossibilité pour un salarié de se restaurer dans un restaurant d’entreprise ou à son domicile. Elle concerne notamment les collaborateurs aux horaires atypiques, en déplacements professionnels fréquents ou ayant un trajet domicile-travail trop long ;

• la prime d’ancienneté destinée à valoriser la fidélité des collaborateurs, elle évolue selon un taux croissant et prend en compte différents éléments tels que les horaires de travail, les congés payés ou encore les arrêts maladie ;

• la prime de fin de stage vise à récompenser l'assiduité et l’activité d’un stagiaire au-delà de deux mois de stage. Le calcul de cette gratification prend en compte toutes les heures effectuées par le stagiaire afin d’en lisser son montant. 

Éléments variables de paie liés aux avantages des salariés 

Certains avantages sociaux sont considérés comme des éléments variables de paie comme le chèque cadeau de l’entreprise ou le coût des titres-restaurant. Le remboursement de frais professionnels, les acomptes et les avances sur salaire font également partie du calcul.

💡 Bon à savoir : les nouveaux talents sont désormais plus attentifs aux avantages salariés proposés par l’entreprise, c’est-à-dire aux autres formes de rémunération proposées par l’employeur en complément du salaire.

Comment saisir les éléments variables de paie ?

Chaque mois, l’employeur est tenu de saisir les éléments variables de paie de l’ensemble de ses salariés lorsqu’il édite les bulletins de salaire. S’il est possible de les recenser dans un simple tableau Excel, cette méthode reste chronophage et expose les gestionnaires de paie à des risques d’oubli ou d’erreur de saisie.

Le recours à un logiciel de paie constitue la meilleure solution pour éviter les erreurs de gestion. L’outil automatise la collecte des informations et classe chaque élément variable selon sa nature (heures supplémentaires, primes, congés, arrêts maladie, etc.). Le rôle du gestionnaire de paie consiste alors principalement à contrôler la fiabilité des données collectées et leur bon traitement avant validation et enregistrement.

💡 Bon à savoir : tout ce processus s’effectue de manière automatisée.

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