Comment calculer une fiche de paie ?

Tous les mois, un bulletin de salaire doit être remis à chaque collaborateur. Savez-vous que les calculs d’une fiche de paie en France nécessitent plus de 30 lignes de données chiffrées et d’informations obligatoires, entre cotisations sociales, salaire brut, net à payer, congés ou encore CSG (Contribution Sociale Généralisée) ? Ces opérations peuvent vite devenir complexes sans méthode bien définie et en l’absence d’un outil adapté.

Dans cet article, PayFit vous guide étape par étape pour calculer et établir une fiche de paie en évitant les erreurs et en respectant la réglementation en vigueur.

Quels sont les calculs indispensables sur une fiche de paie ?

Un bulletin de paie regroupe plusieurs informations essentielles :

• le salaire brut (avant déductions) ;

• le salaire net à payer ;

• le salaire net imposable ;

• les cotisations et contributions ;

les avantages ou retenues (tickets-restaurants, congés payés, primes, etc.).

Ces éléments permettent d’obtenir une valeur cohérente et valable pour la Déclaration Sociale Nominative (DSN).

Comment calculer le salaire brut ?

Le salaire brut correspond aux sommes dues au salarié avant déduction des cotisations salariales. Il inclut :

• le salaire de base ;

• les heures supplémentaires, pour les salariés à temps plein, ou les heures complémentaires, pour les salariés à temps partiel ;

• les primes et indemnités (prime d’ancienneté, prime de performance, 13ᵉ mois, etc.) ;

• certains avantages en nature à l’instar de la mise à disposition d’un logement de fonction, d’un véhicule de société utilisé à titre personnel, des repas pris en charge par l’employeur, du matériel informatique ou d’un téléphone portable utilisable hors temps de travail.

💡 Bon à savoir : la valeur de ces avantages doit être évaluée selon des barèmes URSSAF ou leur coût réel, puis intégrée au salaire brut.

Pour calculer le montant du salaire brut, il faut partir du salaire super brut (salaire brut + cotisations patronales).

Formule : salaire brut = salaire super brut – cotisations patronales

📌 Exemple :

💡 Bon à savoir : comment estimer un avantage pour un salarié ? Imaginons qu’on attribue à un salarié un véhicule de société acheté d'une valeur de 30 000 € TTC, mis à disposition depuis le début de février 2025. L’avantage en nature peut être évalué selon deux méthodes :

1. forfaitaire : pour un véhicule acheté, applicable depuis le 1^er février 2025, on retient 15 % du coût d'achat : 30 000 € × 15 % = 4 500 € par an, soit environ 375 € par mois ;

2. dépenses réelles : il s’agit de prendre en compte l'amortissement, l’assurance, l’entretien et éventuellement le carburant, selon la proportion d’usage privé prévu par l’URSSAF.

Comment passer du salaire brut au salaire net ?

Le salaire net, ou net à payer, est la somme réellement perçue par le salarié après déduction des charges.

Formule : salaire net = salaire brut – cotisations salariales

📌 Exemple :

• salaire brut : 2 800 euros ;

• cotisations salariales : 600 euros ;

• salaire net à payer : 2 200 euros

⚠️ Attention : le salaire net figure parmi les mentions obligatoires sur le bulletin de paie.

Pour faciliter ce calcul, utilisez notre simulateur de conversion brut en net qui prend en compte automatiquement toutes les cotisations applicables.

Comment calculer le salaire net imposable ?

Depuis le 1^er janvier 2024, la mention du salaire net imposable est obligatoire sur la fiche de paie, afin de faciliter la déclaration fiscale et d’éviter les erreurs lors du calcul de l’impôt.

Le net imposable diffère du net à payer, car il réintègre certains éléments non déduits de l’assiette de l'impôt sur le revenu, tels que :

• la part non déductible de la CSG (2,40 %) ;

• certaines cotisations sociales facultatives ou surcomplémentaires ;

• les avantages en nature imposables (logement, véhicule, matériel fourni par l’employeur) ;

• certaines primes ou indemnités soumises à l’impôt sur le revenu.

En pratique, ce salaire avant impôt sert de base pour le prélèvement à la source et peut donc être supérieur au net à payer réellement reçu par le salarié.

Formule simplifiée : salaire net imposable = salaire net à payer + CSG/CRDS non déductibles – exonérations fiscales valables

Comment calculer les congés payés sur la fiche de paie ?

Un compteur sur la fiche de paie permet de suivre ses congés payés, avec les dates et l’indemnité associée. Deux méthodes existent :

1. le maintien de salaire : le collaborateur touche son salaire habituel ;

2. la règle du dixième : l’indemnité = 1/10ᵉ de la rémunération brute annuelle.

📌 Exemple : un salarié gagne 2 000 euros bruts par mois. Sur 12 mois, son salaire brut annuel est de 24 000 euros. L’indemnité de congés payés avec la règle du dixième est égale à 2 400 euros.

Comment intégrer les tickets-restaurants dans le bulletin de salaire ?

Les tickets-restaurants sont co-financés par l’entreprise et le salarié. La part du salarié est prélevée directement sur son bulletin de paie.

📌 Exemple de calcul des tickets-restaurants sur une fiche de paie :

• valeur du ticket : 10 euros ;

• prise en charge employeur : 50 % ;

• retenue sur le bulletin : 5 euros par ticket.

La fiche de paie doit mentionner le nombre de tickets, le coût total et la répartition entreprise / salarié.

Comment calculer le forfait social sur une fiche de paie ?

Il s’agit d’une contribution à la charge de l’employeur, prélevée sur certaines rémunérations ou avantages exonérés de cotisations sociales, mais assujetties à la CSG. C’est notamment le cas de :

• l’épargne salariale (participation, intéressement, abondement de l’employeur) ;

• les primes liées à la retraite complémentaire ou à la prévoyance, sous certaines conditions ;

• certains avantages en nature.

Cet élément figure sur la fiche de paie dans la rubrique “autres contributions dues par l’employeur”. Son calcul dépend du type de rémunération :

Formule de calcul : forfait social = assiette × taux applicable

📌 Exemple : un salarié reçoit un abondement employeur de 500 € sur son plan épargne entreprise. Le taux applicable étant de 20 %, le calcul se fait ainsi : 500 × 20 % = 100 €

➡️ Le montant de 100 € est donc à inscrire sur la fiche de paie, en plus du salaire brut et des autres cotisations.

Comment calculer la CSG sur la fiche de paie ?

La CSG finance la Sécurité sociale. Son taux pour les revenus d’activité est de 9,20 % (6,80 % déductibles et 2,40 % non déductibles). Elle s’applique généralement sur 98,25 % du revenu brut, car un abattement de 1,75 % est prévu au titre des frais professionnels.

📌 Exemple :

• salaire brut : 3 000 euros ;

• assiette des cotisations : 2 947,50 euros ;

• montant à inscrire sur la fiche de paie : 271,17 euros.

💡 Bon à savoir : comment calculer le salaire pour un mois incomplet ? Pour un salarié arrivé ou parti en cours de mois, ou en cas d’absences non rémunérées, le salaire doit être proportionnel au temps travaillé :

salaire du mois = (nombre de jours travaillés / nombre de jours ouvrés du mois) × salaire mensuel brut

Incluez toutes les primes, indemnités et autres avantages au prorata et n’oubliez pas de recalculer les cotisations salariales et patronales en conséquence.

Comment éviter les erreurs dans le calcul des fiches de paie tous les mois ?

Gérer la paie manuellement peut vite devenir chronophage et source d’erreurs sur le bulletin de salaire  : oublis de cotisations, montants incorrects du net ou du forfait social, taux dépassés, etc.

Un logiciel de paie simplifie tout le processus, car il permet :

• de calculer automatiquement le salaire brut, le net et le net imposable ;

• d’intégrer de manière automatique les données personnelles du salarié dans le respect du RGPD (Règlement Général de Protection des Données) : statut, temps de travail, heures sup., primes, avantages ;

• de gérer les cotisations sociales et les prélèvements URSSAF ;

• de suivre les congés payés et les tickets-restaurant, avec déduction automatique sur le net à payer ;

• de produire des bulletins de paie conformes et exportables pour la DSN.

En quelques clics sur son système de gestion de la paie, il est possible d'obtenir un bulletin de paie exact, prêt à être transmis au salarié et aux administrations.

💡 Bon à savoir : un outil comme PayFit met à jour automatiquement tous les taux et prélèvements variables, évitant ainsi les erreurs liées aux changements législatifs et permettant un gain de temps significatif.