Le meilleur moment pour changer de solution de paie, c'est maintenant. Découvrez pourquoi dans ce guide !
Des collaborateurs satisfaits et autonomes dès le 1er mois. Un guide concret, 0 temps perdu.
L’attestation sur l’honneur de note de frais est un document que doit remplir un salarié lorsqu’il ne peut fournir le moindre justificatif pour ses notes de frais. Cette démarche repose avant tout sur la confiance et la transparence, car elle engage l’employeur à rembourser les frais engagés par son collaborateur dans le cadre de sa mission.
Qu’est-ce qu’une note de frais ? Dans quels cas peut-on faire une attestation sur l’honneur de note de frais ? Comment la rédiger ? PayFit vous explique.
Une note de frais d’entreprise est un document qui liste les différentes dépenses réalisées dans le cadre d’une mission professionnelle. Un travailleur ou le dirigeant d’entreprise peut être amené à se déplacer hors de son lieu de travail habituel pour plusieurs raisons :
honorer un rendez-vous avec un client ;
participer à des événements professionnels ;
intervenir sur le terrain pour de la maintenance ou du dépannage ;
etc.
Hormis la note de frais de déplacement, ces missions nécessitent d’autres dépenses : frais de repas, frais de matériel ou frais de logement. Chaque coût nécessite un justificatif (facture, ticket de caisse) afin d’obtenir un remboursement au retour du collaborateur dans l’entreprise.
Certaines notes de frais requièrent des mentions supplémentaires plus spécifiques. Pour l’indemnité kilométrique, il s’agit d’indiquer le motif du voyage, la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule. La note de frais de restaurant précise l’identité des convives, leur profession et l’entreprise pour laquelle ils travaillent. Enfin, la note de frais d’hébergement est prise en charge à condition de respecter les contraintes du “grand déplacement” défini par l’URSSAF :
l’intervention se déroule à plus de 50 kilomètres du domicile du travailleur, en trajet simple ;
le temps de trajet avec les transports en commun est supérieur à 1 h 30.
💡 Bon à savoir : l’Urssaf contraint également les collaborateurs à limiter les dépenses pour les frais de restaurant. Elles s’élèvent à 19,10 € par repas dans un restaurant ou, le cas échéant, 9,40 €.
⚠️ Attention : si un salarié organise plus d’un repas d’affaires par semaine, ses notes de frais sont requalifiées comme des avantages en nature sur sa fiche de paie.
Modèle de note de frais - Excel
Une attestation sur l’honneur de note de frais permet de certifier l’exactitude des dépenses lorsque ces dernières ne sont corroborées par aucun justificatif. Cette situation est possible pour plusieurs raisons :
perte ou vol du justificatif original ;
justificatifs prouvant le partage des frais ;
dépense payée en argent liquide ou sans facture ;
dysfonctionnement du matériel de la boutique ou du restaurant, empêchant un logiciel d’éditer le moindre document.
Même si elle n’a pas la même valeur légale que les justificatifs de note de frais, l’attestation sur l’honneur reste essentielle pour assurer une gestion comptable rigoureuse. En effet, lors d’un contrôle fiscal, l’employeur doit être en mesure de justifier le remboursement des dépenses engagées par son salarié.
⚠️ Important : en cas d’erreur sur une note de frais, l’entreprise s’expose à un redressement.
💡 Bon à savoir : il est possible d’écrire des attestations à la main, à condition de fournir des documents lisibles et précis.
L’attestation sur l’honneur engage pleinement la responsabilité du salarié qui la signe. Par ailleurs, une copie du relevé bancaire peut être demandée afin de confirmer le paiement des frais non justifiés par d’autres documents.
👉 À noter : la dépense doit être proportionnée et réalisée dans l’intérêt de l’entreprise. Ces conditions sont impératives pour demander leur remboursement.
La rédaction d’une attestation sur l’honneur respecte un certain formalisme. Elle doit mentionner certaines informations obligatoires comme :
l’identité du travailleur;
la date et lieu de la dépense ;
le montant de la dépense ;
le motif de la dépense ;
la signature du collaborateur (ou des collaborateurs en cas de partage des dépenses).
Il est possible de télécharger des modèles d’attestations gratuitement sur Internet. Toutefois, nous vous proposons cette solution personnalisée qui respecte les règles administratives :
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
Je soussigné(e) [NOM ET PRÉNOM],
né(e) le [DATE DE NAISSANCE],
demeurant [ADRESSE],
occupant le poste de [NOM DU POSTE],
atteste sur l’honneur, avoir effectué une dépense [DATE, NATURE ET MONTANT DE LA DÉPENSE] pour le compte de l’entreprise.
Fait pour servir et valoir ce que de droit.
[DATE ET LIEU]
[SIGNATURE]
La politique de l’entreprise doit rester formelle : le recours à des attestations sur l’honneur pour les notes de frais reste une procédure exceptionnelle. Il en va de la rigueur et de la transparence au niveau de la gestion comptable. C’est pourquoi plusieurs solutions peuvent être mises en place pour mieux encadrer les pratiques des salariés :
recourir à un outil numérique pour simplifier et digitaliser les process de notes de frais ;
informer par note de service interne des types de dépenses pour lesquelles l’attestation est tolérée, ainsi que les plafonds de remboursement ;
demander à vos équipes de télécharger un logiciel de notes de frais compatible avec leurs compétences. Ne pas hésiter à les former sur cet outil ou à leur fournir un guide pour les aider à le maîtriser.
Modèle de note de frais - Excel
Un salarié peut envoyer son attestation sur l’honneur par mail, à condition d’y joindre tous les documents nécessaires à la gestion des notes de frais. Il doit impérativement mentionner son prénom, la date, le montant et le motif de la dépense professionnelle, sans oublier de déposer une copie du relevé bancaire dans les pièces jointes.
💡 Bon à savoir : l’envoi électronique de toute pièce justificative est encadré par une politique interne. Il faut ne pas hésiter à se renseigner auprès de son employeur en cas de doute.
Une déclaration inexacte constitue une faute grave susceptible d’entraîner une sanction disciplinaire, voire un licenciement. L’attestation sur l’honneur engage la responsabilité du travailleur sur la véracité des informations communiquées. En cas de contrôle, l’entreprise risque un redressement si elle n’est pas en mesure de justifier la moindre dépense.
C’est pourquoi il est judicieux de s’appuyer sur un guide interne ou un modèle validé par la direction pour savoir comment faire une note de frais.
Aucune loi n’impose un modèle précis lorsqu’il faut écrire une note de frais. Toutefois, certaines mentions sont obligatoires comme :
la date d’engagement des frais ;
l’identité du salarié ayant réalisé la dépense ;
le descriptif de la mission ;
la nature des frais ;
le moyen de paiement utilisé ;
le montant de chaque frais en hors taxes et TTC, ainsi que la TVA.
💡 Bon à savoir : enregistrer au préalable ces informations sur une application de notes de frais peut faire gagner du temps et réduire le risque d’erreurs.
L’employeur est en mesure de refuser une déclaration sur l’honneur pour une des raisons suivantes :
les informations fournies ne sont pas suffisantes ;
la dépense ne respecte pas la politique interne de l’entreprise.
L’attestation est recevable pour une dépense réglée avec une carte de crédit professionnelle. Cette solution est souvent utilisée par des professionnels qui partagent une même carte pour régler leurs paiements.
💡 Bon à savoir : le remboursement de la note de frais s’effectue toujours dans un délai de 30 jours, même pour un règlement avec la carte de crédit professionnelle.
Comment rédiger une note de frais de déplacement ? Découvrez les règles, barèmes 2025-2026 et des conseils pour un remboursement rapide et conforme à l’Urssaf.
Vos salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles ? Découvrez comment fonctionnent les notes de frais kilométriques avec PayFit.
Forfait, frais réels ou avance : PayFit vous explique comment intégrer le remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie, ainsi que les barèmes Urssaf.
Obligations, remboursement, erreurs, outils : PayFit vous explique comment optimiser la gestion des notes de frais de vos salariés, étape par étape.
Définition, délais, calcul, justificatifs... PayFit vous guide pour la gestion du remboursement de note de frais professionnelles de vos collaborateurs.
Notes de frais : comment optimiser leur gestion et leur remboursement ? Découvrez toutes les étapes pour simplifier ce processus administratif en 2025.