Comment fonctionne le vote électronique du CSE ?

Toute entreprise qui dispose de plus de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs doit organiser les élections du Comité social et économique (CSE). Ces élections permettent d’élire les représentants du personnel dont le rôle est de faire valoir les intérêts des salariés auprès de l’employeur. 

L’organisation des élections professionnelles du CSE incombe à l’employeur. La mise en place des élections est encadrée par le Code du travail et peut constituer un processus long et chronophage pour ce dernier. Afin de faciliter l’organisation et le suivi des élections professionnelles, de nombreuses entreprises ont désormais recours à des systèmes de vote électronique pour les élections du CSE. 

Comment mettre en place le vote électronique pour les élections du CSE ? Comment fonctionne le vote électronique du CSE ? Quels sont les avantages du vote électronique pour les élections du CSE ? PayFit vous explique.

Pourquoi recourir au vote électronique pour les élections du CSE ? 

La loi prévoit qu’il revient à l’employeur de prendre l’initiative de l’organisation des élections du CSE dès que l’entreprise atteint le seuil des 11 salariés pendant 12 mois consécutifs pour une première élection. Pour les entreprises ayant déjà un CSE, les élections doivent survenir lorsque le mandat des élus arrive à expiration afin de procéder au renouvellement de l’instance. 

⚠️ Attention : le refus d’organisation des élections professionnelles par l’employeur nécessaires à la mise en place du CSE constitue un délit d’entrave au fonctionnement de l’instance, passible de sanctions pénales. 

L’organisation de ces élections nécessite de respecter des règles bien précises prévues par la loi et exige une organisation de taille de l'employeur. Traditionnellement, les élections du CSE organisées par recours au vote par bulletin papier impliquent une logistique lourde et complexe liée :

• à l’acquisition du matériel de vote (bulletins papier, enveloppes, isoloirs, urnes) ;

• à la mise en place du bureau de vote au sein des locaux de l’entreprise ;

•  au processus de dépouillement.

Bien que familier à un grand nombre de salariés, le vote par bulletin papier implique obligatoirement pour ces derniers de se rendre dans les locaux de l’entreprise pour voter. 

Le Code du travail prévoit que le choix du mode de scrutin dans le cadre des élections professionnelles est libre. En conséquence, le recours au vote électronique constitue une bonne alternative au scrutin papier traditionnellement utilisé dans les entreprises.

L'utilisation du vote en ligne pour les élections du CSE favorise notamment : 

• un gain de temps pour l’employeur lié à la rapidité de la mise en place du système de vote et de dépouillement à l’issue du scrutin ; 

• la réduction des coûts d'organisation des élections professionnelles par l’abolition du matériel de vote ; 

• la réduction du risque d’erreur, les calculs automatisés du système de vote électronique permettant d’éviter les possibles erreurs et les contentieux inhérents à l’utilisation du support papier ; 

• l'augmentation du taux de participation des salariés, ces derniers disposant de la possibilité de prendre part au scrutin quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Comment mettre en place le vote électronique pour les élections du CSE ? 

La mise en place du vote électronique pour les élections du CSE nécessite de respecter une procédure spécifique prévue par la loi. 

Étape 1 : Négocier un accord collectif ou adopter une décision unilatérale

La mise en place du vote électronique est conditionnée par l’obligation de tenter une négociation loyale avec les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise afin de parvenir à un accord d'entreprise ou de groupe qui acte le choix du vote électronique. 

⚠️ Attention : la mise en place du vote électronique ne peut pas résulter de la conclusion d’un accord d’établissement. 

L’accord collectif mettant en œuvre le vote électronique pour les élections du CSE doit être conclu dans le respect des règles de droit commun en matière de conclusion des accords. 

💡 Bon à savoir : l’employeur est tenu de respecter la procédure de dépôt des accords collectifs, à l’issue de la conclusion de l’accord collectif de mise en oeuvre du vote électronique. Ce dépôt doit obligatoirement intervenir avant la conclusion du protocole d’accord préélectoral. 

À défaut d’accord à l’issue d’une tentative loyale de négociation, ou en l'absence de délégués syndicaux, l’employeur peut mettre en place le vote électronique pour l’élection des représentants du personnel en adoptant une décision unilatérale. 

Étape 2 : Établir un cahier des charges

Que la décision de recourir au vote électronique soit actée par un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur, les modalités générales relatives à la conception et la mise en place du système de vote doivent être établies dans un cahier des charges. 

Ce cahier des charges annexé à l’accord collectif ou à la décision unilatérale de l’employeur doit impérativement être tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il existe. 

Étape 3 : Négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP)

À l’issue de la rédaction du cahier des charges, l’employeur est tenu de prévoir la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP)qui a pour objectif de détailler le déroulement des élections professionnelles. Son objectif est notamment de déterminer les collèges électoraux ainsi que la fixation de la répartition du personnel et des sièges.

⚠️ Attention : l’accord collectif de mise en œuvre du vote électronique doit être un accord collectif distinct du protocole d’accord préélectoral. 

Le protocole d’accord préélectoral doit obligatoirement : 

• faire référence à l’accord collectif de mise en œuvre du vote électronique qui a été conclu, ou à défaut à la décision unilatérale adoptée par l’employeur ; 

• contenir une description précise du fonctionnement du système de vote et du déroulement des opérations électorales ; 

• mentionner l’identité du prestataire de vote électronique lorsqu’il a déjà été choisi au moment de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

💡 Bon à savoir : l’employeur est libre de choisir et de comparer les tarifs des systèmes de vote électronique ou des prestataires externes. 

Étape 4 : Mise en place du dispositif de vote électronique

La mise en place du dispositif de vote électronique implique pour l’employeur de respecter diverses obligations : 

• s’assurer de la conformité du système de vote électronique par plusieurs contrôles en amont des élections, et après toutes modifications substantielles du système ; 

• assurer la confidentialité des données transmises, et la sécurité des systèmes d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes ; 

• former les membres du bureau et les représentants du personnel au système de vote ; 

• garantir la possibilité de voter pour chaque salarié, en s’assurant que ces derniers disposent d’un ordinateur et d’une connexion internet permettant de voter ou en mettant en place du matériel informatique dans les locaux de l'entreprise ;  

• mettre à disposition des salariés une notice d'information portant sur l'utilisation du système de vote ; 

• mettre en place une cellule d'assistance technique maintenue tout au long du processus électoral. 

💡 Bon à savoir : le système de vote électronique doit obligatoirement pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Comment se déroulent les élections du CSE avec le vote électronique ? 

Déroulement du scrutin 

Le déroulement du scrutin des élections professionnelles par vote électronique s’effectue de manière similaire au vote papier, pendant une période délimitée par le protocole d’accord préélectoral. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent être contrôlées par les membres du bureau de vote. 

Tous les salariés électeurs doivent disposer d’un mot de passe confidentiel unique permettant d'accéder au système de vote électronique. Ce moyen d'authentification doit permettre de garantir l'identité de chaque électeur, l’accès au collège électoral qui lui est propre et assurer un vote unique. 

Le système de vote à distance dans le cadre des élections du CSE doit impérativement garantir : 

• une interface de vote ergonomique permettant d’afficher le choix du salarié électeur de manière claire et transparente ; 

• la possibilité de modifier le vote avant validation ;

• l’inscription de l'identité du salarié sur la liste d’émargement après son vote ; 

• l’impossibilité de modifier le vote après la validation finale et la transmission du vote unique de l’électeur dans l’urne électronique ; 

• l’envoi d’un accusé de réception de la bonne transmission du vote au salarié à l’issue du vote. 

Dès la fermeture du scrutin, les listes d’émargement et le contenu de l’urne sont automatiquement scellés par le système à l'aide de clés de chiffrement. 

Dépouillement du vote électronique 

À la fin du vote, le système de vote peut être débloqué par l’activation des clés de chiffrement ayant permis de sceller le scrutin par les membres du bureau. Le décompte des voix est automatique et le résultat des élections immédiat. 

Une fois le dépouillement terminé, ce dernier doit à nouveau être scellé afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats. 

L’élection du CSE par vote électronique s’achève par la proclamation des résultats des élections, et la rédaction d’un procès-verbal. 

💡 Bon à savoir : le recours au vote électronique dans le cadre des élections du CSE permet de simplifier le décompte du nombre d’électeurs inscrits, de votants, de suffrages exprimés, et de suffrages recueillis pour chaque candidat. 

Le prestataire de vote électronique ou l’employeur doivent conserver l’ensemble des fichiers relatifs au vote électronique des représentants du personnel jusqu’à expiration du délai de recours.