Nos astuces pour rédiger une note de service

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Mina Donny

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 2.12.2021

La note de service est un document rédigé par l’entreprise pour communiquer des informations officielles aux salariés, relatives à la vie dans l’entreprise

En tant qu’employeur, vous pouvez être amenés à transmettre une information importante à vos salariés, de manière collective. 

Pour cela, vous devrez rédiger une note de service ou mettre en place un affichage obligatoire dans l'entreprise.

A quoi sert la note de service ? Qui est chargé de rédiger la note de service ? Comment présenter une note de service ? A quoi ressemble un modèle de note de service pour le personnel ? PayFit répond à vos questions. 

Sommaire

Pourquoi rédiger une note de service ? 

La note de service est un outil de communication interne à l'entreprise, à destination d’un service de l’entreprise ou de tous les salariés. 

L’employeur, ou la direction de l’entreprise, rédige une note de service pour diffuser des informations que les salariés doivent connaître

Par exemple, l’objet de la note de service peut être de : 

  • rappeler les règles de sécurité dans les locaux de l’entreprise ;

  • faire part de l’arrivée ou du départ d’un salarié ; 

  • informer de la fermeture ou de l’ouverture d’un service de l’entreprise (restaurant d’entreprise par exemple), de la mise à disposition des salariés d’un nouvel espace de travail ;

  • etc. 

L’information transmise s’accompagne parfois d’une instruction que les salariés sont censés suivre. Par exemple, si vous informez vos salariés d’une modification de l’accès à l’entreprise ou d’un nouveau dispositif d’accès sécurisé à l’entreprise, vous pouvez réclamer la restitution du badge de chacun des salariés pour leur remettre le nouveau badge ou la nouvelle clé. 

Ainsi, la note de service est utile dès lors qu’une information ou une consigne courte et officielle doit être révélée au personnel de l’entreprise. 

De même, étant au service d’une bonne communication dans l’entreprise, la note de service contribue à améliorer la gestion du personnel

Bon à savoir

Il ne faut pas confondre la note de service avec la note d'information de l’entreprise. La note d’information ne vise pas à transmettre une information obligatoire, contrairement à la note de service. De plus, elle peut être transmise dans un sens descendant, ascendant ou encore latéral. Toutefois, rédiger une note d'information est assez similaire à la rédaction de la note de service. 

Qui est chargé de rédiger une note de service ? 

Étant donné la teneur de la note de service, c’est la direction de l’entreprise, ou du moins, une personne située à une position hiérarchique supérieure aux destinataires de la note, qui est chargée de rédiger une note de service et de la transmettre aux salariés de l’entreprise.

L’auteur de la note de service peut la diffuser de plusieurs manières : 

  • support papier remis en mains propres ;

  • affichage dans l’entreprise ;

  • courrier électronique. 

Existe-t-il des mentions obligatoires dans la note de service ? 

Comme bon nombre de documents (fiche de paie, par exemple), la note de service doit respecter un certain formalisme et comporter des mentions obligatoires. 

Ainsi, pour rédiger une note de service, il faut indiquer :

  • l’expéditeur : généralement un supérieur hiérarchique ; 

  • le destinataire : généralement un département de l’entreprise ou bien tous les salariés de l’entreprise ; 

  • la date et le lieu ;

  • le numéro de la note de service ; 

  • le contenu de la note : le message à faire passer ; 

  • la signature de l’expéditeur. 

Comment rédiger une note de service ?

Pour rédiger une note de service, il faut veiller à intégrer les mentions obligatoires énoncées ci-dessus

Assurez-vous d’utiliser un style clair, direct, concis et impersonnel. 

La présentation de la note de service sera ainsi faite : 

Il n’existe pas vraiment de modèle de note de service. Rédiger une note de service est relativement simple car la forme à respecter est assez sommaire. 

Toutefois, n’hésitez pas à vous inspirer de notre exemple de note de service, dans l’encadré ci-dessus. Pensez également à lire notre fiche dédiée à la note de service sur les congés payés ou à la note de service annonçant l'arrivée du nouveau salarié.

Grâce à nos explications, vous savez désormais comment faire une note de service, sans commettre d’erreur. 

De manière générale, si vous souhaitez vous simplifier la vie en matière de paie et RH, n’hésitez pas à découvrir notre logiciel de paie et RH

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