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Une note de frais est un document que le salarié complète pour se faire rembourser des dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Parmi les différentes catégories de notes de frais, on retrouve notamment les notes de frais de restaurant, également appelées notes de frais repas.
Comment définir précisément une note de frais de restaurant ? Quelles sont les étapes pour la rédiger correctement, la justifier et la conserver ? PayFit vous guide pas à pas pour simplifier la gestion de ces dépenses professionnelles.
La note de frais de restaurant est une catégorie spécifique de notes de frais en entreprise. Elle permet au salarié de se faire rembourser les dépenses liées à des repas engagées dans le cadre professionnel, comme les repas d’affaires ou lors de déplacements professionnels.
💡 Bon à savoir : il ne faut pas confondre une note de frais de restaurant et un titre-restaurant (un moyen de paiement des repas qui peut être remis par l’employeur lorsqu’il n’y a pas de cantine ou de restaurant d’entreprise).
⚠️ Attention : la loi n’autorise pas le cumul de tickets-restaurant et de notes de frais. En ce sens, le salarié ne peut pas demander le remboursement d’une note de frais pour les repas payés avec un titre-restaurant.
Pour être remboursée, une note de frais doit répondre à trois critères :
nature professionnelle : le repas doit être lié au travail ;
proportionnée : le montant doit rester raisonnable ;
justifiée : un justificatif (facture, ticket, reçu) est obligatoire.
Pour faciliter la gestion et le suivi des dépenses engagées de vos salariés, l’utilisation d’une application de notes de frais spécialisée est fortement recommandée.
En tant qu’employeur, il est nécessaire de comprendre comment faire une note de frais. Pour que la demande soit valide et remboursable, il est en effet essentiel de respecter certaines règles de rédaction. Chaque document doit contenir des informations précises afin de garantir sa traçabilité et sa conformité comptable.
Une note de frais de restaurant doit notamment indiquer :
l’identité du salarié qui engage la dépense ;
l’identité de l’employeur ou de l’entreprise ;
la date à laquelle la dépense a été effectuée ;
la nature de la dépense, ici un frais de restauration ;
les informations sur les invités en cas de repas d’affaires (nom, prénom, fonction et entreprise) ;
le montant exact des frais engagés ;
le nom et l’adresse du restaurant où le repas a eu lieu.
En respectant ces éléments, la note de frais devient un document clair, justifié et facilement intégrable dans la comptabilité de l’entreprise.
Modèle de note de frais - Excel
La note de frais de restaurant doit être obligatoirement accompagnée d’un justificatif de note de frais, prouvant que le salarié a réellement engagé les frais. Ce document doit mentionner : la date de la dépense, l’objet du repas, l’identification du restaurant et la TVA.
Par exemple, est recevable la facture de restaurant pour qu’une note de frais soit justifiée. Aussi, pour les notes de frais, les justificatifs peuvent prendre la forme de :
tickets de carte bancaire ;
reçus de la somme payée en espèces.
Dans le cas où votre salarié a perdu son justificatif, il vous est possible de lui demander de faire une attestation sur l’honneur de note de frais.
L'employeur peut bénéficier d’une exonération de cotisations sociales concernant les notes de frais de restaurant. Le plafond (ou la limite d’exonération) est égal à 21,10 € en 2025 pour un salarié contraint de prendre son repas au restaurant dans le cadre d'un petit déplacement. Au-delà de ce montant, vous ne pourrez pas bénéficier de l’exonération de cotisations sociales.
💡 Bon à savoir : cela s’applique également pour les notes de frais de déplacement, les indemnités kilométriques et autres frais d’entreprise.
La comptabilisation des notes de frais de restaurant doit suivre un processus précis pour garantir la conformité et le suivi des dépenses. Les étapes principales sont :
enregistrer la note de frais dans le journal des achats de l’entreprise ;
débiter le compte de charges correspondant aux frais de restauration (compte 6256 pour les frais de repas) ;
créditer le compte du salarié avec le montant remboursé (compte 421 ou 467).
Pour faciliter cette gestion et éviter les erreurs, il est recommandé d’utiliser une application de notes de frais. Elle permet d’automatiser l’enregistrement, de suivre les justificatifs, de gérer les plafonds et de simplifier la comptabilité pour l’employeur comme pour les salariés.
Modèle de note de frais - Excel
Une note de frais de repas est un document rempli par le salarié pour se faire rembourser les dépenses liées à la nourriture engagées dans le cadre de son travail. Elle concerne les repas d’affaires, les déplacements professionnels ainsi que toutes les situations où le salarié est contraint de déjeuner hors de son lieu habituel.
Pour être valide, la note de frais d’entreprise doit indiquer le montant dépensé, le lieu, le nom du restaurant, le motif de la dépense et être accompagnée d’un justificatif (ticket, facture ou reçu). L’employeur peut, sous certaines conditions, bénéficier d’une exonération de cotisations sur ces dépenses.
Pour justifier une note de frais de restaurant, le salarié doit fournir un document prouvant le paiement : facture, ticket de carte bancaire ou reçu en espèces. Ce justificatif doit mentionner la date, le montant, le lieu, la TVA et éventuellement le motif professionnel.
Si le justificatif est perdu, une attestation sur l’honneur peut être acceptée. L’employeur peut ensuite rembourser le salarié et comptabiliser la dépense dans le compte frais de repas. Les montants remboursés, dans la limite légale (21,10 € en 2025), peuvent être exonérés de cotisations sociales.
Une note de frais doit clairement indiquer :
l’identité du salarié et de l’employeur ;
la date et le montant de la dépense ;
le lieu et le nom du restaurant ;
les informations des invités en cas de repas d’affaires.
Il est important de préciser le motif professionnel (réunion, déplacement, télétravail nécessitant un repas externe).
La digitalisation des notes de frais facilite leur gestion, et permet de centraliser les justificatifs, de suivre les montants remboursés et d’éviter les erreurs courantes comme le cumul avec les Tickets-restaurant ou les montants incorrects.
En 2025, le plafond d’exonération pour une note de frais de restaurant est de 21,10 € par repas lorsque le salarié est contraint de déjeuner hors de son lieu habituel pour raisons professionnelles. Les montants supérieurs sont soumis à cotisations sociales.
Parmi les erreurs sur les notes de frais les plus fréquentes, on retrouve : l’absence de justificatif, le cumul avec des titres-restaurant, les montants incorrects, la TVA non précisée, ou les frais non liés à un déplacement professionnel. D’autres erreurs peuvent concerner le télétravail ou le logement temporaire, où le salarié ne respecte pas les règles de plafonnement.
La digitalisation des notes de frais permet de limiter ces erreurs en centralisant toutes les informations, en suivant les dépenses kilométriques, les indemnités de repas et d’hébergement, et en facilitant la déduction fiscale et le remboursement correct par l’employeur.
Une attestation sur l’honneur de note de frais peut être recevable en cas de perte de justificatifs de paiement. Découvrez comment la rédiger correctement.
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