Le meilleur moment pour changer de solution de paie, c'est maintenant. Découvrez pourquoi dans ce guide !
Des collaborateurs satisfaits et autonomes dès le 1er mois. Un guide concret, 0 temps perdu.
La fin du mois est une échéance souvent redoutée, et pour cause : édition des bulletins de paie, transmission des DSN, calcul des parts variables dans les salaires… La charge mentale est lourde pour les personnes en charge de la gestion de la paie, sans compter le risque d'erreurs... Et si vous pouviez simplifier tout cela en quelques clics ?
En décembre 2023, l'Insee a reçu environ 2,5 millions de fichiers d'employeurs avec les données salariales de leurs employés. La digitalisation des démarches administratives prend une part toujours plus importante. Face à cette tendance, nombreuses sont les TPE/PME qui se posent aujourd’hui la question du choix d’un logiciel de paie afin de profiter de l’automatisation des Déclarations Sociales Nominatives (DSN), du calcul des parts variables dans les salaires des employés, et de la garantie de conformité légale des bulletins générés.
Si la plupart des logiciels de paie disponibles sur le marché proposent ces fonctionnalités, le meilleur logiciel de gestion de paie est celui qui apportera le plus de solutions aux problématiques propres à votre entreprise.
1. Taille de l’entreprise
☐ Adapté à votre structure (TPE/PME, ETI, grand groupe)
☐ Capable d’accompagner votre croissance
2. Budget
☐ Tarif clair et sans frais cachés
☐ Modèle adapté (par salarié, par mois, par bulletin)
☐ Possibilité d’essai gratuit
3. Typologie des contrats
☐ Prise en charge de vos contrats (CDI, CDD, apprentis, temps partiel…)
☐ Intégration automatique de votre convention collective
☐ Gestion des cas particuliers (primes, absences, IJSS…)
4. Fonctionnalités essentielles
☐ Bulletins + cotisations automatisés
☐ DSN intégrée
☐ Mises à jour légales automatiques
5. Simplicité d’utilisation
☐ Interface intuitive
☐ Espace salarié clair
☐ Solution SaaS accessible en ligne
6. Sécurité
☐ Conformité RGPD
☐ Hébergement sécurisé / certification (ex : ISO 27001)
7. Support et intégrations
☐ Support réactif
☐ Intégrations utiles (compta, SIRH, gestion du temps…)
| Logiciel | Points forts | Taille de l’entreprise | Prix indicatif |
|---|---|---|---|
| Silae | Intégration en continu des évolutions légales, conventionnelles et réglementaires | PME / ETI / cabinets | sur devis |
| Cegid Payroll | Adaptée aux structures complexes | ETI / grandes entreprises | sur devis |
| Macompta | Solution facilement accessible | TPE/PME, indépendants | À partir de 24,92 €/mois pour la paie |
| Sage Business Cloud Paie | Fiabilité et la stabilité | PME / ETI / grands comptes | À partir de 24€ HT/mois par salarié |
| Lucca | SIRH modulaire, facilite la gestion des éléments de paie avant transfert | TPE/PME | Modulable selon modules choisis |
| ADP | Expertise historique, couverture internationale | ETI / grandes entreprises | sur devis |
| PayFit | Tarification transparente, fiabilité réglementaire, instantanéité et accessibilité. Intégration de toutes les spécificités de la convention collective applicable. | TPE/PME | Entre 30 € par collaborateur par mois + 49 € d’abonnement mensuel |
*prix indicatifs, variables selon l’effectif et les options choisies.
La plupart des logiciels proposent les fonctionnalités suivantes :
paie automatisée ;
système RH intégré ;
sécurité et conformité ;
accompagnement et support ;
Intégration d’outils et API disponibles.
Le choix dépend aussi de critères comme la taille de votre entreprise, le budget que vous êtes prêt à y consacrer, et la typologie de contrats de vos salariés.
Voici à présent les spécificités et les avantages respectifs de solutions proposées par différents éditeurs (PayFit, Silae, Cegid, Sage, Malibou, ADP…) à travers un comparatif.
Avec son interface intuitive, PayFit est un logiciel facile à prendre en main pour ses clients. S’il peut être utilisé par les non-initiés aux subtilités de la paie, les professionnels spécialisés apprécieront sa fiabilité juridique. Enfin, ses intégrations solides ouvrent la perspective d’un écosystème complet avec d’autres outils RH ou financiers.
💡 Bon à savoir : certains logiciels comme PayFit proposent également des fonctionnalités avancées propres aux situations particulières des salariés tels que les congés fractionnés ou les primes de vacances Syntec, par exemple.
Autre point positif, toutes les spécificités de la convention collective applicable sont automatiquement intégrées dans le logiciel PayFit.
Le logiciel de paie Silae présente l’avantage d’une automatisation poussée de la paie et de la veille sociale. L’éditeur propose une intégration en continu des évolutions légales, conventionnelles et réglementaires.
En revanche, le prix du logiciel n’est accessible qu’en demandant un devis et les clients ne peuvent pas tester la solution avant de l’acheter. Difficile donc de se faire une idée avant de s’engager.
Cegid Payroll, une référence pour les structures complexes
Les qualités principales du logiciel de paie proposé par Cegid sont la flexibilité et la personnalisation proposées aux utilisateurs. Il est possible de paramétrer le logiciel pour répondre aux spécificités de structures complexes. Cegid propose aussi un service client réactif pour accompagner les utilisateurs.
Le logiciel est accessible en ligne en version cloud, ce qui est un poids en moins pour l’infrastructure IT en interne.
Ce type de solution ne nécessite aucune installation, puisque le logiciel est hébergé sur un Cloud. Cette option offre davantage de sécurité dans la gestion des données, avec des mises à jour automatisées qui garantissent la conformité vis-à-vis de la législation en vigueur.
Attention, le coût du logiciel peut être rédhibitoire et son utilisation n’est pas des plus faciles. Veillez à bien disposer de ressources en interne pour tirer tout le parti de ce logiciel de paie !
Macompta est un éditeur qui propose une solution logicielle de gestion de paie plus adaptée aux TPE/PME qui veulent des coûts limités : le prix de l’abonnement initial est assez bas et les prix sont ajustés aux modules choisis en supplément. Un essai gratuit d’un mois est proposé sans engagement, il est donc possible de tester la solution avant de l’adopter.
Comme le logiciel CEGID, le logiciel Macompta se trouve sur le cloud. L’avantage est qu’il est accessible depuis tout appareil connecté, mais il nécessite de fait obligatoirement une connexion pour son utilisation, ce qui peut être aussi un inconvénient.
L'avantage pour les TPE/PME de son interface simplifiée peut être perçue comme une limite dans l’automatisation de certaines tâches que nécessite la gestion de plus grandes entreprises.
La fiabilité et la stabilité du logiciel de Sage sont des qualités qui en font l’un des éditeurs reconnus du marché. À cela s’ajoutent des mises à jour légales automatisées qui permettent de garantir la conformité des bulletins édités.
Ce logiciel est puissant grâce à un paramétrage parfois complexe, ce qui le rend difficile à utiliser pour les TPE ou pour les utilisateurs qui ne sont pas formés au préalable.
Avec Lucca, les utilisateurs disposent d’une plateforme SaaS qui centralise les données RH et facilite la gestion des éléments de paie avant leur transfert vers le logiciel de paie principal. L’avantage de Lucca réside dans sa modularité : modules de gestion des congés, absences, notes de frais ou collecte des variables de paie, le tout accessible en ligne et facile à prendre en main pour les petites équipes.
Cette solution ne remplace pas un logiciel de paie complet, mais elle permet de fiabiliser les données transmises, d’éviter les erreurs et de fluidifier la collaboration entre RH et paie. La facturation est généralement modulable selon les modules choisis, ce qui permet aux TPE/PME de maîtriser leurs coûts tout en bénéficiant d’une solution évolutive.
Le logiciel de paie ADP est particulièrement adapté aux entreprises internationales avec ses solutions de paie multi-pays (GlobalView, Celegro) et des outils de reporting solides.
En revanche, comme toute solution très aboutie, les coûts sont parfois élevés et le paramétrage assez lourd. Cette charge rend le logiciel moins adapté aux TPE/PME.
Guide de la gestion de la paie
La gestion de la paie est un processus à réaliser chaque mois. Afin que cette démarche parfois fastidieuse ne représente pas une échéance que le gestionnaire appréhende, il est important de veiller à choisir un outil simple et agréable à utiliser.
Pour automatiser efficacement la gestion de la paie, il est judicieux de privilégier une solution SaaS, accessible directement en ligne.
Un logiciel de gestion de paie regroupe plusieurs fonctionnalités essentielles pour faciliter toutes les étapes inhérentes à la gestion de la paie :
saisie des éléments variables de paie (absences et congés, Tickets-restaurants, heures supplémentaires…) ;
calcul des cotisations sociales ;
édition et distribution des bulletins ;
prise en charge de la Déclaration Sociale Nominative ou DSN ;
conformité légale.
Une prise en main intuitive, un tableau récapitulatif des tâches en cours ou une prévisualisation du rendu avant validation comptent parmi les points forts à vérifier lorsque vous décidez d’opter pour un logiciel de paie. N’oubliez pas le point de vue de vos salariés, qui doivent également profiter d’une interface pratique pour déposer et consulter des documents.
Enfin, le choix d’un logiciel de gestion de paie fiable et stable vous préserve aussi d’erreurs qui pourraient avoir d’importantes répercussions pour les salariés.
⚠️ Attention : tous les gérants de TPE ou de PME ne sont pas des experts en ressources humaines. S’appuyer sur un outil fiable permet de considérablement alléger la charge du chef d’entreprise tout en garantissant la sécurité des salariés.
Choisissez un logiciel qui inclut une veille juridique et actualisation en ligne
Un bon logiciel de gestion de paie combine ces éléments et va plus loin, grâce à l’accès à une veille juridique intégrée pour être informé des dernières évolutions législatives.
Si l’utilisation d’un logiciel de paie apparaît incontournable, il faut toutefois sélectionner celui qui sera le plus adapté à vos besoins et contraintes. La sécurité des données, la facilité d’utilisation, ou tout simplement le prix de la solution logicielle sont autant de critères qu’il faut prendre en compte au-delà des fonctionnalités de base habituellement proposées.
Un bon logiciel de gestion de paie doit intégrer des mises à jour fréquentes tenant compte de l’évolution de la législation afin de garantir une conformité juridique totale et la sécurisation des bulletins de paie générés.
⚠️ Attention : cette conformité vaut pour la loi, mais aussi pour les conventions collectives, qui doivent donc également être prises en compte.
Puisqu’ils référencent des données sensibles pour les entreprises et leurs salariés, les bulletins de paie doivent être protégés numériquement et sont soumis au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Privilégiez donc un logiciel offrant des garanties à ce sujet.
💡 Bon à savoir : un logiciel de paie bénéficiant de la certification ISO 27001 indique que la sécurité des données est optimale, tant en matière de confidentialité que d’intégrité.
Guide de la gestion de la paie
Oui. L’automatisation mensuelle des bulletins de paie est l’un des avantages du logiciel de gestion de paie, mais il est possible d’aller plus loin dans la gestion des cas particuliers. Par exemple, il peut gérer une avance sur salaire pour un employé ou calculer la rémunération spécifique d’un président de SASU, tout en garantissant conformité et précision.
Dans une gestion de paie classique, une erreur peut être difficile à rectifier en raison de la complexité des calculs qu’elle contient. Le recours à un logiciel de gestion de la paie rend ce processus très simple. Mieux encore, l’automatisation des déclarations limite le risque d’erreur sur la fiche de paie en amont.
Bien qu’il soit possible d’avoir recours à un logiciel de gestion de paie gratuit pour générer des bulletins de salaire, cette solution présente des limites importantes. La conformité juridique n’est pas garantie et vos déclarations peuvent donc être erronées. De plus, la déclaration sociale nominative à transmettre obligatoirement chaque mois n’est pas prise en charge.
L’externalisation de la gestion de la paie implique de transmettre les données personnelles de vos salariés à un prestataire (comme un cabinet comptable) moyennant un coût assez élevé, mais ce n’est pas la seule option pour une TPE ou PME. Un logiciel d’internalisation de la paie comme PayFit vous permet de garder le contrôle sur ces données grâce à une automatisation des calculs et déclarations ainsi qu’une prise en charge simplifiée.
Une TPE ou PME utilisant un logiciel de gestion de la paie n’a plus besoin des services d’un comptable : les outils inclus dans la solution permettent l’automatisation des calculs des cotisations sociales et des variables, la transmission de la DSN et la conformité avec les dernières dispositions légales. En cas de problème, un service client réactif doit toutefois prendre le relai pour vous aider : c’est le cas de l’accompagnement PayFit et de ses 200 experts en gestion de la paie.
Choisir un logiciel permet d’automatiser la gestion de la paie. De fait, l'automatisation s’impose comme une nécessité évidente pour les entreprises qui ont une masse salariale importante. Mais même les Très Petites Entreprises (TPE) et Petites et Moyennes Entreprises (PME) qui font aujourd’hui le choix de cette solution constatent rapidement des gains en sérénité et en performance, tout en réalisant de réelles économies sur leurs charges.
Le calcul et le versement des salaires représentent un enjeu de taille pour la gestion de la paie. Les TPE et les PME qui n’ont pas toujours ni le temps, ni les moyens, ni les ressources humaines adéquates en interne pour assurer cette tâche. Un logiciel de paie vient soulager la gestion de la paie.
L’intégration d’un bon logiciel de paie dans vos processus vous permet de diminuer les coûts liés à la gestion de ce processus. Avec l’automatisation de la paie, vous réalisez des économies et recentrez le rôle du gestionnaire de paie sur des missions d’analyse et de conseil à plus forte valeur ajoutée pour vous.
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