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En tant qu’employeur, vous devez déclarer tous les mois les éléments de paie de vos salariés, ainsi que les cotisations sociales. Cette gestion de la paie peut s’avérer complexe et chronophage, s’inscrivant dans un cadre réglementaire en constante évolution.
Pour alléger cette charge administrative, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a vu le jour en 2013. Devenue obligatoire en 2017, cette déclaration simplifie considérablement le paiement des cotisations ainsi que le suivi des données sociales de l’entreprise et des salariés.
Vous pouvez ainsi simplifier la gestion de la paie et des déclarations sociales dans votre entreprise grâce à l’utilisation d’un logiciel de paie avec DSN intégrée.
Pourquoi recourir à un logiciel de paie pour DSN ? Quel logiciel de paie pour DSN choisir ? PayFit vous informe.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration en ligne qui doit être réalisée tous les mois par l’employeur. La DSN regroupe 24 déclarations sociales en une seule et unique déclaration.
Grâce à la DSN, l’employeur déclare en une seule fois toutes les informations concernant la paie et les évènements intervenus dans la vie d’entreprise du salarié :
congés payés, congés parentaux ;
arrêts de travail ;
fins de contrats (démission, licenciement, rupture conventionnelle ou fin de CDD) ;
suspensions ou reprises d’activités ;
changements de situation ayant des conséquences sur la paie ou les droits sociaux.
Ces informations doivent être rattachées à la bonne période de déclaration selon des règles précises de comptabilisation. En effet, une prime versée en février mais relative au travail de janvier doit être déclarée dans la DSN correspondant à la période où elle est effectivement versée, conformément au principe du fait générateur. Que faut-il savoir à propos du fait générateur de paie ? Ce mécanisme garantit que les cotisations sociales sont calculées et prélevées au moment adéquat, évitant ainsi tout décalage dans les déclarations.
Il est possible pour l'employeur de réaliser lui-même la DSN sans logiciel de paie ou bien de confier la gestion des DSN à un prestataire externe tel qu'un expert-comptable ou un logiciel de paie.
Un logiciel de paie avec DSN est un outil informatique qui permet d’automatiser la gestion de la paie et des déclarations sociales nominatives.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, y compris si vous êtes dirigeant d’une Très Petite Entreprise (TPE), vous pouvez recourir à un logiciel de paie TPE avec DSN. Cette solution simplifiée est parfaitement adaptée aux petites structures grâce à ses fonctionnalités intuitives et son prix accessible.
L’utilisation d’un logiciel DSN présente de nombreux avantages pour l’employeur :
gain de temps dans la transmission des données ;
génération automatique des déclarations ;
veille juridique permanente ;
sécurisation des données personnelles grâce à un coffre-fort numérique.
Il est donc particulièrement bénéfique pour l’employeur de recourir à un logiciel de paie compatible avec la DSN. Ce type de logiciel génère automatiquement chaque fiche de paie et complète la DSN en ligne de manière conforme et sans erreur.
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Selon les besoins de l’entreprise, l’employeur peut choisir un logiciel de paie avec DSN parmi une offre très large en ligne, qu’il soit gratuit ou payant.
Pour accéder aux fonctions de base de ce type de solution, l’employeur peut recourir à des logiciels de paie compatibles DSN gratuits. Cependant, les fonctionnalités et services proposés par ces plateformes sont limités.
En effet, la plupart des logiciels de paie gratuits avec DSN n’offrent qu’un nombre limité de DSN générées par mois et la saisie des données n’est pas automatique, ce qui peut engendrer des erreurs ou des manquements juridiques.
De plus, les logiciels de paie gratuits ne proposent pas une veille juridique actualisée. Cela signifie que l’employeur doit s’assurer manuellement que le logiciel reste sans cesse conforme à la législation.
La réalisation de la DSN avec un logiciel de paie payant permet à l’employeur de bénéficier de davantage de fonctionnalités et de services :
génération automatique de la fiche de paie et de la Déclaration Sociale Nominative, conformes aux obligations juridiques ;
mise à jour continue des paramètres réglementaires et conventionnels ;
automatisation des déclarations sociales et des échanges avec les organismes sociaux ;
suivi en temps réel de l’état des déclarations et des problèmes éventuels ;
gestion assistée des corrections avec génération automatique d'une DSN de substitution pour corriger les anomalies en cas d'erreur détectée après transmission de la DSN mensuelle ;
support client dédié et ressources d’accompagnement ;
fonctionnalités complémentaires de gestion RH.
Le prix d’un logiciel de paie dépend donc des options, des fonctionnalités et des services proposés. Par exemple, les logiciels comme PayFit ou Sage proposent des abonnements mensuels pour la génération de la paie.
Il est ensuite possible de choisir des options SIRH (Système d'Information sur les Ressources Humaines) plus avancées qui permettent d’améliorer la gestion des ressources humaines.
Retrouvez les principales fonctionnalités des logiciels de paie DSN dans le tableau ci-dessous :
| Fonctionnalités | Logiciel gratuit de paie avec DSN | Logiciel payant de paie avec DSN |
|---|---|---|
| Génération des bulletins de paie | ✔️ | ✔️ |
| Génération de la DSN | ✔️ | ✔️ |
| Nombre de DSN mensuelles illimité | ❌ | ✔️ |
| Saisie automatique des données de paie | ❌ | ✔️ |
| Automatisation complète | ❌ | ✔️ |
| Conformité aux obligations légales | ❌ | ✔️ |
| Veille juridique et mises à jour réglementaires | ❌ | ✔️ |
| Paramétrage des conventions collectives | ❌ | ✔️ |
| Transmission automatique aux organismes sociaux | ❌ | ✔️ |
| Suivi en temps réel des déclarations DSN | ❌ | ✔️ |
| Sécurisation avancée des données (coffre-fort numérique) | ❌ | ✔️ |
| Support client dédié | ❌ | ✔️ |
| Ressources d’accompagnement | ❌ | ✔️ |
| Fonctionnalités SIRH | ❌ | ✔️ (en option) |
💡 Bon à savoir : pour mieux comprendre le fonctionnement et la mise en place d’un logiciel de paie pour DSN, n’hésitez pas à consulter notre article sur le paramétrage d’un logiciel de paie.
Guide de la gestion de la paie
Bien que la DSN soit obligatoire chaque mois, il n’est pas obligatoire d’utiliser un logiciel de paie pour l’effectuer. Toutefois, utiliser un tel logiciel est indispensable en pratique : grâce à lui, les employeurs peuvent gagner du temps, assurer la conformité de leurs déclarations et éviter les erreurs relatives à la paie de leurs salariés. L’automatisation de la paie et de la DSN est un avantage majeur pour les entreprises de toutes tailles, de la TPE/PME aux grands groupes.
Aujourd’hui, tous les logiciels de gestion de la paie incluent une solution de DSN dans leurs services. Dans l’hypothèse d’une solution plus ancienne ou simplifiée, un logiciel de paie sans DSN impliquerait que l’employeur doive saisir manuellement les données dans le formulaire Net-entreprises ou dans un tableur DSN. Les mises à jour des règles de paie et des critères de conformité devraient également être effectuées manuellement. Ainsi, grâce à un logiciel de paie DSN, l’ensemble de ces tâches est automatisé et l’employeur possède une garantie de sécurisation de la paie et de conformité légale.
La simplicité d’utilisation et l’évolutivité des logiciels de paie DSN en font une solution privilégiée pour les petites entreprises. Certaines solutions proposent même des tarifs avantageux pour les TPE et les PME, avec des fonctionnalités simplifiées, des modules RH adaptés (outils SIRH) et un accompagnement personnalisé.
En cas d’erreur dans la DSN événementielle ou mensuelle (données incomplètes ou manquantes, saisie erronée, mauvais paramétrage, absence de mise à jour), l’entreprise peut faire l’objet d’un redressement URSSAF avec :
paiement des cotisations manquantes ;
majoration de retard (jusqu’à 10 %) ;
pénalités (jusqu’à 5 % des sommes dues).
Une DSN erronée représente un risque pour les droits sociaux des salariés, mais aussi une source de retard ou d’absence de paiement.
Un logiciel de paie garantit la conformité légale de la DSN grâce à une combinaison de mises à jour automatiques, d’une veille juridique, d’une intégration des conventions collectives, de contrôles internes et de respect des normes techniques imposées par l’administration. Cette solution offre une traçabilité complète aux entreprises lors de contrôles des organismes sociaux et garantit l’application automatique et systématique des règles légales et conventionnelles à jour.
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