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En ressources humaines, la gestion du personnel comprend un grand nombre de missions transversales : le paiement des salaires, la gestion des carrières des salariés, leur recrutement ou leur formation. Pour l’employeur, la majorité de ces tâches représentent un coût administratif important, qu’il est nécessaire d’optimiser.
Un logiciel de gestion du personnel permet de répondre aux besoins opérationnels de l’entreprise, tout en réduisant le temps consacré à ces tâches à faible valeur ajoutée.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du personnel ? Pourquoi choisir une telle solution pour automatiser cette gestion, et comment l’introduire en entreprise ? On vous explique tout.
Pour comprendre la logique derrière un logiciel de gestion du personnel, il est nécessaire de définir la notion de gestion du personnel.
La gestion du personnel, également appelée gestion des ressources humaines, englobe toutes les décisions gouvernant la vie professionnelle des salariés, dès leur embauche jusqu’à leur départ d’une entreprise. Cette gestion concerne aussi bien les relations que les collaborateurs ont avec l’entreprise en tant qu’entité, que celles qu’ils partagent entre eux.
Un employeur fixe pour son entreprise des objectifs et une stratégie. Les objectifs de gestion du personnel dépendent ainsi des objectifs de l'organisation : elle doit répondre aux besoins de personnel (effectifs, compétences, organisation, etc.) qui découlent des plans stratégiques de l'entreprise.
Historiquement, la gestion du personnel possède une fonction essentiellement administrative, avec un fort accent bureaucratique (paie, planification, etc.). À partir des années 50, un aspect plus "humain", concerné par l’aspect stratégique du développement professionnel du personnel, a enrichi les tâches des responsables de gestion du personnel.
De ce fait, la gestion du personnel est essentiellement divisée en deux types de tâches :
opérationnelles : paiement du salaire, déclarations sociales, obligations de sécurité, respect des horaires du travail, registre du personnel, règlement intérieur de l'entreprise, etc. ;
fonctionnelles ou "sociales" : formation continue, développement des compétences, accompagnement des collaborateurs, etc.
Un logiciel de gestion de personnel est un outil qui permet de digitaliser la gestion administrative de tous les aspects liés au personnel.
En effet, les tâches opérationnelles de gestion du personnel peuvent être très chronophages et coûtent cher à l’employeur. Bien qu’elles soient obligatoires, leur valeur ajoutée en matière de productivité est limitée. Par ailleurs, leur complexité peut entraîner des erreurs de la part de l’employeur, qui dégradent inévitablement la relation avec ses salariés.
Cependant, le caractère répétitif et régulier de ces tâches a permis aux acteurs des nouvelles technologies de développer des solutions pour les automatiser. C’est ainsi que les logiciels de gestion de personnel ont vu le jour.
Les avantages de cette transformation des fonctions de gestion des ressources humaines sont, pour l’entreprise :
la réduction des coûts ;
l’optimisation du temps ;
l’augmentation de la productivité.
L’automatisation ne concerne pas aujourd’hui exclusivement les grandes entreprises. Pour les TPE/PME, désigner un membre du personnel ou faire appel à un professionnel dédié à la gestion du personnel est coûteux : un logiciel permet à l’employeur de garder la main sur la gestion tout en bénéficiant des gains d’efficacité.
Par ailleurs, aucune formation ni connaissance particulière n'est nécessaire pour utiliser les logiciels de gestion du personnel. En effet, une grande partie d’entre eux propose d’intégrer les salariés au logiciel moyennant la création d’un profil utilisateur.
💡 Bon à savoir : un logiciel de gestion du personnel présente également des avantages pour le personnel, car il ouvre à chaque salarié l’accès direct au SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) de l’entreprise pour obtenir plus rapidement les documents le concernant.
Guide de la gestion RH
Il existe autant de logiciels de gestion du personnel que de tâches opérationnelles de ressources humaines. Ces solutions permettent de traiter plusieurs tâches simultanément et sont généralement regroupées par :
gestion de la paie et des salaires : logiciel spécialement conçu pour le calcul et le paiement des salaires, le décompte des congés et le versement des indemnités, la délivrance de bulletins de paie et les obligations déclaratives pertinentes ;
gestion des talents : comprend l'attraction et le maintien des talents, le suivi des performances des salariés, la gestion des processus de recrutement et de sélection, les périodes de formation, l’accompagnement professionnel des collaborateurs, etc. ;
gestion de la charge de travail : axé sur le contrôle et décompte du temps de travail, les arrivées et départs, les temps de présence ou d’absence, tâches effectuées, etc.
| Type de logiciel | Fonctionnalités principales | Utilisateurs concernés | Bénéfice principal |
|---|---|---|---|
| Paie et salaires | Calcul automatique, bulletins dématérialisés, déclarations sociales (DSN), gestion des variables (primes, absences) | RH, comptabilité, collaborateurs | Conformité légale et gain de temps sur la paie |
| Gestion des talents | Recrutement (ATS), évaluations de performance, plans de formation, gestion des compétences | RH, managers, collaborateurs | Développement et fidélisation des talents |
| Temps de travail | Pointage, planning, gestion des absences et congés, suivi des heures supplémentaires | RH, managers, collaborateurs | Optimisation de la charge de travail et respect du droit du travail |
| SIRH intégré (tout-en-un) | Toutes les fonctionnalités ci-dessus centralisées sur une seule plateforme | Tous les acteurs de l’entreprise | Vision 360° du collaborateur et fluidité des processus |
💡 Bon à savoir : les entreprises privilégient de plus en plus les SIRH intégrés qui centralisent toutes les données RH sur une seule plateforme, évitant les silos d'information et les saisies multiples.
Le choix d’un type de logiciel SIRH doit faire l’objet d’une réflexion de l’employeur en collaboration avec les responsables des ressources humaines. Les besoins spécifiques de l’entreprise doivent donc être identifiés en amont afin de choisir un logiciel adapté.
Certains logiciels peuvent, en fonction des ressources de l’entreprise, être développés en interne. Autrement, l’entreprise peut faire appel à des prestataires externes spécialisés. Des critères comme l’assistance informatique, la qualité du service client ou encore la fréquence du suivi seront des critères déterminants dans le choix de l’employeur. Pour ce faire, la rédaction d’un cahier des charges SIRH est fortement conseillée.
💡 Bon à savoir : certains logiciels de gestion du personnel gratuits sont parfois proposés en ligne. Soyez vigilants : ces modèles ne sont pas personnalisés et ne prennent pas en compte les contraintes réglementaires et conventionnelles spécifiques à votre activité.
La décision de transition vers un logiciel de gestion du personnel et des ressources humaines entraîne plusieurs conséquences en entreprise.
D’une part, le Code du travail dispose que tout aménagement important qui modifie les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail doit faire l’objet d’une consultation des Instances Représentatives du Personnel (IRP). Les juges du travail sont particulièrement vigilants quant à l’introduction de nouvelles technologies qui altèrent l’organisation habituelle de l’entreprise.
L’introduction de certains programmes informatiques, d’un nouveau logiciel de gestion de paie, de gestion des absences ou de temps du travail doit donc parfois faire l’objet d’une consultation. Une analyse au cas par cas de l’outil SIRH que vous souhaitez introduire est nécessaire pour établir si le projet est suffisamment important et disruptif.
Par ailleurs, une vigilance accrue doit avoir lieu en matière de protection des données des salariés. La gestion du personnel nécessite le traitement quotidien des données personnelles sensibles. Elles doivent être protégées conformément aux lois applicables, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Le responsable SIRH de l’entreprise doit veiller à son application.
Un logiciel de gestion du personnel se concentre sur des tâches spécifiques comme la paie, les congés ou le suivi du temps de travail. Il représente ainsi une fonction RH spécifique. Le SIRH propose quant à lui une vision à 360° des données de chaque salarié, de l'onboarding à la sortie, en centralisant toutes les datas RH sur une plateforme unique.
Oui, à condition de choisir un outil qui intègre un module de paie ou qui est connecté à un logiciel de paie spécialisé. Dans ce cas, les données RH (contrats de travail, temps de travail, absences) alimentent automatiquement le calcul des salaires et la génération des bulletins.
Malgré ses nombreuses fonctionnalités, un logiciel de gestion du personnel peut difficilement remplacer un responsable RH. Il automatise les tâches administratives et répétitives pour libérer du temps, mais ne peut pas substituer la dimension humaine, relationnelle et stratégique du métier de RH. La gestion des talents ou des conflits, l'élaboration de stratégies et les décisions complexes nécessitent toujours l'expertise, l'empathie et le jugement d'un professionnel RH.
La plupart des logiciels de gestion du personnel sont paramétrables pour s’adapter aux règles internes des entreprises. Les conventions collectives, les processus de validation, les plannings et les politiques RH spécifiques sont inclus dans les options de personnalisation des logiciels de gestion du personnel, tout comme des logiciels de paie ou de gestion RH.
Les solutions actuelles proposent des connecteurs et des API pour se relier automatiquement avec les outils existants, ce qui facilite l’intégration d’un nouveau logiciel sans manipulations complexes.
Le choix des indicateurs clés de performance RH (ou KPI RH) à suivre dépend des objectifs de l’entreprise et des priorités opérationnelles de la période en cours. Les principaux indicateurs RH utilisés par les responsables des ressources humaines sont :
les indicateurs de gestion de l’effectif : âge moyen des collaborateurs, types de contrats de travail, masse salariale ;
le turnover (ou taux de rotation du personnel) et le taux de rétention des salariés ;
le taux d’absentéisme, correspondant aux jours non travaillés pour tout motif (arrêt maladie, accident du travail, congés payés) ;
les indicateurs de recrutement : délai de recrutement, coût moyen du recrutement, nombre de candidatures ;
les indicateurs de formation : taux de salariés formés, nombre d’heures de formation suivies, coût moyen de formation par salarié ;
les indicateurs d’engagement : taux de satisfaction, taux de productivité.
Plusieurs offres gratuites existent afin de permettre notamment aux TPE/PME de se munir d’une solution de gestion du personnel. Toutefois, ces versions gratuites présentent des limites importantes :
nombre d'utilisateurs restreint ;
fonctionnalités réduites ;
absence de personnalisation avancée ;
service client minimal.
Par ailleurs, les logiciels gratuits ne prennent généralement pas en compte les évolutions des contraintes réglementaires et conventionnelles spécifiques à chaque secteur d’activité, nécessitant une actualisation manuelle de la part de l’employeur ou du responsable RH. Une solution payante reste préférable pour une gestion des documents RH complète et conforme.
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