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En quoi consiste le registre du personnel ?
Si vous employez des salariés dans votre entreprise, vous avez l’obligation de recueillir et enregistrer certaines informations les concernant.
Il n’existe pas un seul registre du personnel, mais plusieurs fichiers que vous devez mettre à jour régulièrement et présenter lors de contrôles (inspection du travail, URSSAF, etc.).
Pour vous conformer à vos obligations sociales, il est donc nécessaire de connaître la nature et le contenu de ces différents registres du personnel.
Qu’est ce qu’un registre du personnel ? Quels types de registre existe t-il ? Comment remplir un registre du personnel ? Qui peut consulter le registre du personnel ? Vous cherchez un modèle de registre personnel sur Excel ? PayFit vous explique.
Qu’est ce qu’un registre du personnel ?
Le registre du personnel fait référence à tout type de fichier qu’un employeur doit créer pour enregistrer des informations relatives à ses salariés. Ce fichier est habituellement détenu par le département des ressources humaines ou l’employeur lui-même. Les informations y contenues sont généralement confidentielles, et peuvent avoir une influence sur la gestion de la paie en entreprise.
Le registre unique est le fichier auquel les employeurs pensent le plus souvent, mais il n’est pas le seul registre du personnel obligatoire en entreprise. Le Code du travail prévoit également la tenue de plusieurs autres documents obligatoires en entreprise, parmi lesquels on trouve principalement :
le registre des pourboires ;
le registre du CSE.
Ces différents registres ne remplissent pas les mêmes fonctions et ne sont donc pas accessibles aux mêmes personnes :
Type de registre du personnel | Obligatoire ? | Quel est son but ? | Qui peut le consulter ? |
---|---|---|---|
Registre unique du personnel | Oui, dès la première embauche (salarié ou stagiaire) | Recenser tous les membres du personnel d’un établissement, ainsi que des détails sur leurs emplois | Inspection du travail URSSAF Membres du CSE |
Registre des accidents bénins | Non, il est mis en place après autorisation de la CPAM | Recenser les accidents survenus en entreprise qui n'entraînent ni arrêt de travail ni soins médicaux | Salariés Représentant de la CARSAT Inspection du travail Médecin du travail Membres du CSE |
Registre des pourboires | Non | Il permet à l’employeur d’être dispensé de payer la TVA sur les pourboires | Administration fiscale |
Document unique d’évaluation des risques (DUER) | Oui, dès l’embauche du premier salarié | Il fait un inventaire des risques professionnels et actions de prévention et de protection dans l’entreprise | Inspection du travail |
Registre du CSE | Oui, dans les entreprises entre 11 et 50 salariés | Il contient les demandes écrites des membres du CSE et les réponses motivées de l’employeur | Salariés Inspection du travail Membres du CSE |
L'employeur a non seulement l'obligation de tenir les registres du personnel, mais également de les mettre à jour régulièrement.
💡 Bon à savoir : il n'existe aucune obligation d’inclure un stagiaire dans le registre du personnel.
Que doit contenir un modèle de registre du personnel ?
Le contenu varie en fonction de chaque registre du personnel. Il est important de respecter les dispositions légales prévues car en cas d’absence ou faute de mise à jour du registre, l’employeur s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu'