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Toute entreprise de droit privé a l’obligation de participer aux frais de transport engagés par ses salariés pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail, sous certaines conditions. Cette participation constitue un élément variable de paie.
La législation encadre précisément les titres de transport pouvant faire l’objet d’une prise en charge ainsi que les modalités de remboursement applicables. Pour l’employeur, cette participation peut bénéficier, sous conditions, d’une exonération de cotisations sociales et fiscales.
Qui sont les salariés concernés par la prise en charge des frais de transport ? Quels sont les frais de transport concernés par la prise en charge par l’employeur et comment sont-ils calculés ? Quels justificatifs faut-il fournir ? PayFit vous explique.
Sont concernés par la prise en charge d’une partie de leurs frais de transport, pour les trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail :
tous les salariés des entreprises du secteur privé ;
quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation) ;
à temps plein ou à temps partiel.
💡 Bon à savoir : la loi prévoit qu’une partie des frais de transport engagés par les stagiaires pour se rendre sur le lieu du stage doit être prise en charge par l’employeur, dans les mêmes conditions que celles applicables aux salariés.
L’employeur doit prendre en charge les frais de transport des salariés liés à l'utilisation de transport en commun ou de services publics pour se rendre sur le lieu de travail, quelle que soit la localisation de l’entreprise.
La prise en charge est obligatoire uniquement lorsque le salarié a recours à :
un abonnement de transport public (métro, bus, tramway, train) ;
un service public de location de vélos
La prise en charge doit couvrir l'intégralité du trajet domicile-travail du salarié même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet.
Sont concernés par cette obligation tous les abonnements émis par la SNCF ou par d’autres entreprises de transport public, qu’ils soient :
annuels ;
mensuels ;
hebdomadaires.
💡 Bon à savoir : les titres de transport achetés à l’unité (tickets, carnets, etc.) ne sont pas éligibles à la prise en charge obligatoire par l’employeur.
L’employeur n’a aucune obligation légale de prendre en charge, même partiellement, les frais de transport liés à l’utilisation d’un véhicule personnel (voiture, moto, scooter, etc.) pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
Le remboursement des frais d’essence par l’employeur ou des dépenses liées à l’usage d’un véhicule personnel reste facultatif. Il peut toutefois être mis en place dans l’entreprise :
un accord collectif dans les entreprises qui comptent au moins une section syndicale ;
une décision unilatérale de l’employeur après consultation du Comité Social et Économique (CSE).
Lorsque l'employeur rembourse les frais de transport personnel, il peut opter pour une prime, une indemnité kilométrique ou un forfait mobilité durable, permettant d’encourager les modes de déplacement plus écologiques.
Modèle de tableau de préparation de la paie
Le remboursement des frais de transport doit avoir lieu :
mensuellement, quel que soit l'abonnement du salarié (hebdomadaire, mensuel, annuel) ;
au plus tard à la fin du mois suivant l’achat ou le renouvellement du titre (hors abonnement annuel).
💡 Bon à savoir : le remboursement est effectué sur présentation d’un justificatif (abonnement nominatif, facture, ou attestation délivrée par l’organisme de transport).
La prise en charge des frais de transport par l’employeur s’effectue à hauteur de 50 % du coût du titre, calculée sur la base :
d’un tarif de 2ème classe ;
et du trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail.
Le salarié disposant d’une durée de travail égale à un mi-temps ou plus est remboursé dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. En revanche, lorsque la durée de travail est inférieure à un mi-temps, le remboursement s’effectue au prorata du nombre d’heures effectuées.
📌 Exemple : un salarié qui travaille 14 heures par semaine pour une entreprise dans laquelle la durée de travail hebdomadaire est fixée à 35 heures ne bénéficie d’un remboursement qu’au prorata des heures travaillées.
Pour un abonnement mensuel au prix de 88,80 €, la prise en charge des frais de transport par l’employeur est dans ce cas égale à : 88,80 x 50 % x (14/17,5) = 35,52 €
💡 Bon à savoir : le montant de remboursement des frais de transport par l’employeur doit impérativement figurer chaque mois sur le bulletin de paie des salariés.
Lorsque la prise en charge des frais de transport par l’employeur s’effectue dans la limite de l’obligation légale, soit 50 % du coût du titre de transport, cette participation est exonérée de cotisations et de contributions sociales.
Toutefois, une prise en charge supérieure à 50 % peut également bénéficier de cette exonération, à condition :
qu’elle ne dépasse pas le montant réel des frais engagés par le salarié ;
et que l’éloignement du domicile du salarié ne résulte pas d’un choix de convenance personnelle (par exemple, lorsqu’aucun logement abordable ne se trouve à proximité du lieu de travail).
La loi de finances rectificative pour 2022 avait instauré des modalités de prise en charge dérogatoire pour les frais de transports domicile-lieu de travail pour 2022, 2023 et 2024. Ces dispositions transitoires ont pris fin au 31 décembre 2024, de nouvelles dispositions, pérennes, sont désormais appliquées depuis le 1ᵉʳ janvier 2025.
Désormais :
le régime transitoire (75 % de remboursement, cumul avec prime) disparaît ;
la prise en charge obligatoire des transports publics reste exonérée à 50 % ;
le forfait mobilité durable reste cumulable avec la prise en charge des transports publics, mais plus avec la prime carburant ;
les employeurs doivent réintégrer fiscalement tout dépassement de l’obligation légale ;
les salariés éloignés doivent justifier leur situation pour bénéficier de l’exonération sociale.
Depuis 2025, les changements suivants ont été opérés :
| Type d’avantage | Jusqu’en 2024 (régime dérogatoire) | Depuis 2025 (régime pérenne) |
|---|---|---|
| Frais de transports publics / vélos | Remboursement obligatoire 50 % ; prise en charge facultative jusqu’à 75 % exonérée fiscalement | Remboursement obligatoire 50 % ; dépassement de 50 % imposable fiscalement, mais exonéré socialement ; justification nécessaire pour salariés éloignés |
| Prime de transport | Plafond de 700 € / 400 € carburant (900 € / 600 € DOM) ; cumul possible avec remboursement transports publics | Plafond de 600 € dont max 300 € carburant ; cumul avec remboursement transports publics supprimé |
| Forfait mobilité durable | Plafond de 700 € / 900 € DOM ; cumul possible avec transports publics et prime carburant ; plafond cumulé de 800 € ou montant transport | Plafond de 600 € ; cumul possible avec transports publics uniquement ; plafond cumulé de 900 € ou montant transport ; cumul avec prime carburant supprimé |
Le régime applicable depuis le 1er janvier 2025 est pérenne : aucune modification n'est prévue à date pour 2026. Les règles restent donc identiques avec :
la prise en charge obligatoire à 50 % des transports publics (exonérée) ;
la prime transport plafonnée à 600 €/an (dont 300 € carburant max.) ;
le forfait mobilité durable à 600 € seul ou 900 € en cumul avec transports publics.
Modèle de tableau de préparation de la paie
Oui, un salarié peut utiliser son véhicule personnel (voiture, moto, vélo, trottinette, etc.) pour ses déplacements professionnels ou domicile-travail. Cependant, la prise en charge par l’employeur n’est pas obligatoire pour les trajets domicile-travail, sauf si un forfait mobilité durable ou une prime de transport est mise en place.
En revanche, pour les déplacements professionnels, le remboursement se fait selon les barèmes d’indemnités kilométriques officiels publiés chaque année par l’administration fiscale.
L’employeur rembourse 50 % du montant de l’abonnement aux transports publics (bus, train, métro, tramway, vélo en libre-service…). Le remboursement du transport par l’employeur est calculé sur la base du trajet le plus court et du tarif de 2ᵉ classe, et figure chaque mois sur le bulletin de paie, sous la rubrique “frais de transport”.
Oui, le forfait mobilité durable (qui couvre les déplacements réalisés avec un moyen de transport écologique : vélo, covoiturage, etc.) est cumulable avec la prise en charge obligatoire des abonnements de transport public, dans la limite des plafonds fixés par la réglementation. Ces aides sont exonérées de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dans la limite des frais réels engagés par le salarié.
Les frais professionnels peuvent inclure :
les frais de déplacement (missions, formations, visites professionnelles, etc.),
les repas pris en dehors du lieu habituel de travail,
les frais de logement temporaire,
ou encore les frais de carburant lorsque l’usage du véhicule personnel est justifié par l’activité professionnelle.
Toutes ces dépenses doivent être appuyées par des justificatifs (factures, tickets, notes de frais…).
L’exonération de cotisations sociales s’applique lorsque l’employeur respecte les barèmes légaux de remboursement :
50 % des frais de transports publics ;
ou les indemnités kilométriques calculées selon le barème fiscal en vigueur pour les véhicules personnels.
Toute somme versée au-delà de ces plafonds, sans justificatif, peut être considérée comme un avantage en nature et soumise à cotisations.
En cas de formation professionnelle éloignée du domicile, les frais de déplacement peuvent être pris en charge selon les mêmes barèmes que pour les déplacements professionnels.
Les employeurs peuvent aussi accorder une prime de mobilité professionnelle couvrant une partie des frais réels engagés. Chaque remboursement doit être justifié et indiqué sur le bulletin de paie, afin d’assurer la sécurité juridique et la déduction correcte des cotisations.
Le remboursement des frais d’essence par l’employeur est encadré par des conditions et montants définis pour l'usage du véhicule personnel à des fins professionnelles.
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