Comment établir la DPAE lors de l’arrivée d’un salarié dans votre entreprise ?

À l’occasion de la première embauche et avant chaque embauche de salarié, de nombreuses formalités administratives sont à respecter. 

La Déclaration Préalable À l’Embauche, également appelée DPAE, est une obligation pour l’employeur. Parce qu’elle permet de notifier à divers organismes l’arrivée du nouveau salarié, elle doit impérativement contenir certaines informations, et être transmise dans un délai prévu par la loi.

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment déclarer un salarié ? PayFit revient sur l’utilité, le fonctionnement et les délais à respecter pour faire la DPAE.

Qu’est-ce que la DPAE ? 

Définition 

Lors du recrutement d’un nouveau salarié, vous êtes tenu de remplir plusieurs formalités d’embauche, dont la DPAE, qui permet d’informer différents organismes de l’embauche d’un nouveau collaborateur. Pour ne rien oublier, pensez à vous appuyer sur un tableau de formalités d’embauche. 

La prise de poste ne peut donc intervenir qu'après la transmission de ce document aux organismes de protection sociale. Cette obligation s'applique même si ce n’est pas la première fois que le salarié est recruté. 

💡 Bon à savoir : la Déclaration Unique d'Embauche (DUE) a été remplacée par la DPAE.

À quoi sert la DPAE ? 

➡️ Pour l’employeur 

Particulièrement important, ce document permet, à lui seule, de réaliser plusieurs démarches administratives liées au recrutement d’un collaborateur. 

L’employeur est légalement tenu d’accomplir les déclarations et demandes suivantes : 

• son immatriculation au régime général de la Sécurité sociale, à la CPAM ou à la caisse de Mutualité Sociale Agricole (MSA) ; 

• son affiliation à l’assurance chômage ; 

• la demande d'adhésion à la médecine du travail obligatoire ; 

• la demande d'examen médical.

➡️ Pour le salarié 

La DPAE permet au salarié de bénéficier de l’ensemble de ses droits sociaux. Par exemple, en cas d’arrêt suite à un accident du travail, il sera couvert par l’Assurance Maladie.

Quelles sont les modalités de transmission de la DPAE ? 

La déclaration doit être transmise aux organismes spécifiques, par voie électronique ou papier, en respectant un délai imparti.

Cette dernière doit obligatoirement comporter les éléments suivants : 

• la dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l'employeur ; 

• le code APE ; 

• le numéro de SIRET et l’adresse de de la société ; 

• le service de santé au travail dont l'employeur dépend ; 

• l’identité du collaborateur et son numéro de Sécurité sociale — s’il en a un ; 

• la date et l’heure d'embauche ; 

• les informations relatives au contrat de travail : durée, nature du contrat, etc.

Qui est le destinataire ? 

Le document doit être adressé à l’union de recouvrement des cotisations d’URSSAF pour les salariés relevant du régime général, ou à la MSA pour ceux affiliés à cette dernière.

💡 Bon à savoir : faire une DPAE est une formalité gratuite. Si toutefois vous souhaitez déléguer cette tâche, sachez qu’il est très fréquent que les comptables vous la facture.

Comment la transmettre ? 

➡️ Transmission de la DPAE en ligne 

La déclaration peut être effectuée en ligne sur le site internet Net entreprises prévu à cet effet, ou directement en remplissant le formulaire sur le site de l'URSSAF. 

Pour les entreprises qui ont accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la transmission en ligne est obligatoire. 

⚠️ Attention : la méconnaissance du devoir de transmission de la DPAE par voie dématérialisée entraîne l'application d'une pénalité égale à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par salarié, soit 19,63 € en 2025.

Lorsqu’il est possible, l’envoi dématérialisé est également recommandé. 

➡️ Transmission de la DPAE à l'aide du formulaire papier 

S’ils le souhaitent, les employeurs disposent également de la possibilité de transmettre la DPAE par voie postale en utilisant le formulaire officiel mis à disposition sur le site d'information administrative dédié aux entreprises.

La déclaration, au format papier, doit être adressée à l’URSSAF ou à la MSA au plus tard huit jours avant la date prévisible de l'embauche du collaborateur, par télécopie ou par lettre recommandée. En cas d’envoi tardif, des sanctions peuvent être appliquées.

💡 Bon à savoir : il est recommandé dans les deux cas, de conserver les preuves d’envoi.

Après la transmission électronique, l’URSSAF adresse un accusé de réception, dans un délai de 5 jours ouvrables.

Que faire en cas d'erreur ? 

L’employeur souhaitant modifier une déclaration dispose d’un délai de deux jours ouvrables à compter de la réception de la confirmation de l’URSSAF pour en faire la demande. Il peut également choisir de soumettre une nouvelle demande, ce qui aura pour effet d’annuler la DPAE initiale.

Quels sont les salariés concernés par la DPAE ? 

Le recrutement de tous les salariés relevant du régime général doit être déclaré. En revanche, cette obligation ne s’applique pas aux bénévoles ni aux volontaires en service civique.

Doit-on faire une DPAE pour un renouvellement de CDD ? 

En principe, lors d’un renouvellement de CDD, si les deux contrats sont successifs et sans aucune interruption, la société n’est pas tenue de refaire une DPAE. En revanche, si les contrats ne se succèdent pas de manière ininterrompue, il convient d’en établir une nouvelle. 

Doit-on faire une DPAE pour un apprenti ?

Recruter un apprenti étant assimilé à l’embauche d’un salarié à part entière, l’employeur est tenu d’effectuer les déclarations obligatoires, comme pour tout autre membre du personnel.

Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ?

Il n'y a pas de DPAE pour un stagiaire. Parce que ces derniers ne sont pas considérés comme des salariés au sens du Code du travail, l’entreprise n’a pas d’obligation de procéder à la déclaration pour le recrutement de stagiaires.

Quelles sanctions en cas de défaut de DPAE ? 

Différentes sanctions peuvent être prononcées : 

• sanctions civiles : une pénalité financière égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit 1 095 euros ; 

• sanctions administratives : une régularisation par l’Urssaf des cotisations non payées en raison de la non-déclaration ; 

• sanctions pénales : le refus intentionnel peut être constitutif d’un délit de travail dissimulé.

Exemples de non-respect : 

• transmission tardive (la sanction est identique à un défaut de déclaration) ;

• DPAE tardive ;

• oubli de l’envoi de la DPAE ;

• refus intentionnel de déclaration. 

💡 Bon à savoir : parce que l'obligation pèse uniquement sur l’employeur, ce dernier ne peut pas invoquer la négligence d'un tiers pour s’en affranchir. Ainsi, si la transmission de la DPAE n'a pas été effectuée en raison de la négligence de l’expert-comptable par exemple, c’est bien l’employeur qui reste responsable.