Jusqu'au 31 Octobre
À retenir
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ne s'applique pas aux stagiaires, car ils ne sont pas liés à l'entreprise par un contrat de travail.
La signature d'une convention de stage tripartite, entre l'employeur, le stagiaire et son établissement d'enseignement, reste quant à elle obligatoire.
Le stagiaire doit être inscrit dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans l'ordre de son arrivée.
Une gratification devient obligatoire dès que le stage dépasse 2 mois consécutifs ou 308 heures de présence au cours de la même année scolaire ou universitaire.
L'absence de convention de stage conforme expose l'employeur à une amende administrative pouvant atteindre 2 000 € par stagiaire, portée à 4 000 € en cas de récidive dans l'année qui suit.
Entreprise en pleine croissance, vous pouvez décider de recruter un stagiaire.
C'est l'occasion d'accueillir de jeunes talents, de leur transmettre votre savoir et les valeurs de votre entreprise, de les former et éventuellement de les embaucher de manière permanente et durable par la suite.
Il est nécessaire de connaître les obligations et les contraintes liées à cet accueil : les formalités à effectuer, la question de la DPAE du stagiaire, la convention de stage ou encore les sanctions encourues en cas de manquement.
Qu'est-ce qu'une DPAE ?
Le sigle DPAE signifie déclaration préalable à l'embauche. Il s'agit de l'une des formalités d'embauche que vous devez accomplir en tant qu'employeur.
Elle simplifie et facilite la notification auprès des différents organismes de l'information portant sur le recrutement d'un nouveau salarié (caisse primaire d'assurance maladie par exemple).
Bon à savoir
La DPAE doit être effectuée dans les 8 jours avant la date prévisible d'embauche du salarié.
Comme pour la paie de vos salariés, cette notification peut être suivie sur une plateforme unique, avec une équipe dédiée pour vous accompagner à chaque étape de l'embauche.
Faut-il faire une DPAE pour un stagiaire ?
Lorsque vous souhaitez recruter un stagiaire, il est nécessaire de vous interroger sur les formalités à accomplir. Pour la DPAE en particulier, celle-ci ne concerne pas les stagiaires, mais seulement les salariés. Il n'y a donc pas de DPAE à faire lors d'un stage.
Pour ce qui est des formalités, le stage doit être compris dans un cursus pédagogique d'au moins 200 heures d'enseignement par année (études universitaires, études en vue de l'obtention d'un brevet d'études techniques, etc.). Il ne peut en principe pas dépasser 6 mois, consécutifs ou non, au sein de la même entreprise et pour la même année d'enseignement.
Contrairement à un salarié, le stagiaire n'est pas lié à l'entreprise par un contrat de travail. Il ne peut d'ailleurs pas être recruté pour occuper un poste permanent ou remplacer un salarié absent : ces missions relèvent exclusivement du contrat de travail, par exemple un CDD.
Quelles sont les obligations de l'employeur lors du recrutement d'un stagiaire ?
Signature d'une convention de stage
Contrairement à la DPAE pour le recrutement d'un stagiaire, la signature d'une convention de stage est une formalité obligatoire.
La convention est un accord signé par trois parties : l'employeur, le stagiaire et l'organisme qui s'occupe de l'enseignement du stagiaire.
La convention de stage doit notamment mentionner :
l'identité des parties ;
les missions du stagiaire ;
l'identité du maître de stage ;
la gratification du stagiaire et les modalités de son versement ;
les obligations du stagiaire (confidentialité, etc.) ;
les conditions de travail du stagiaire (lieu de travail, horaires de travail, etc.) ;
la durée du stage.
Bon à savoir
Si vous embauchez un stagiaire pour au minimum 2 mois consécutifs, ou 308 heures de présence au cours de la même année scolaire ou universitaire, vous êtes dans l'obligation de lui verser une gratification de stage, c'est-à-dire une somme d'argent calculée selon des règles spécifiques. En 2026, son montant minimal correspond à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (4,50 € par heure).
Inscription dans le registre unique du personnel
Comme il a été dit précédemment, il ne faut pas procéder à une DPAE pour un stagiaire.
Cependant, il est nécessaire d'inscrire le stagiaire dans un registre appelé le registre unique du personnel.
Ce registre est un fichier qui contient la liste de tous les salariés d'une entreprise. Il doit contenir une partie spécifique sur les stagiaires qui intègrent l'entreprise.
Ce registre doit notamment préciser :
le nom et prénom du stagiaire ;
la date de début et de fin du stage ;
l'identité du maître de stage.
Bon à savoir
L'inscription des stagiaires se fait par ordre d'arrivée.
Les sanctions applicables
Certes, il n'y a pas besoin de procéder à la DPAE du stagiaire rémunéré ou non rémunéré, cependant, il faut vous conformer aux règles existantes.
Si vous ne respectez pas ces règles, notamment l'obligation de signer une convention de stage conforme, vous pourrez être sanctionné d'une amende administrative pouvant atteindre :
2 000 € par stagiaire concerné ;
4 000 € en cas de nouvelle infraction constatée dans l'année qui suit la notification de la première amende.
Ainsi, il convient de respecter ces contraintes dès l'accueil du stagiaire, et de conserver une trace écrite de chaque étape : convention signée, inscription au registre, versement de la gratification le cas échéant.
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