Comment définir un avantage en nature pour ses employés ?

Les avantages en nature sont des éléments variables de paie qu'il peut être difficile à appréhender.

Nourriture, logement, communication, cadeau, on fait le point sur les différents types d'avantage en nature qui existent et les étapes à suivre pour les intégrer en paie.

Qu’est ce qu’un avantage en nature ?

Les avantages en nature, à ne pas confondre avec les frais professionnels, sont des biens ou services fournis par l’employeur au salarié, soit gratuitement, soit moyennant une participation du salarié inférieure à sa valeur réelle.

Ils peuvent être évalués en fonction de leur valeur réelle ou de manière forfaitaire.

Les salariés font l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter, de ce fait ils sont soumis aux cotisations sociales. Ils sont par ailleurs totalement intégrés à la rémunération du salarié et doivent figurer sur le bulletin de paie au niveau du salaire brut pour être soumis aux cotisations. Ils seront ensuite déduits du salaire net versé au salarié.

Si le salarié participe financièrement à l’acquisition du bien ou du service, ou fait l’objet d’une retenue sur salaire pour en bénéficier, le montant de l’avantage est réduit de ce montant.

Pour les salariés et travailleurs assimilés, l’avantage forfaitaire est possible pour la nourriture, le logement, le véhicule et les outils de communication. Tous les autres avantages doivent être évalués selon leur valeur réelle.

Par contre, l’évaluation des avantages en nature des dirigeants est effectuée à partir de la valeur réelle du bien ou du service. Il existe cependant deux exceptions pour les avantages en nature pour le véhicule et ceux liés aux outils de communication qui peuvent être évalués de manière forfaitaire.

À la fin de l'exercice comptable, l'employeur devra obligatoirement procéder à la comptabilisation des avantages en nature de chaque salarié.

En savoir plus sur les modalités à respecter pour faire apparaitre les avantages en nature sur la fiche de paie.

Quels sont les différents types d'avantages en nature ?

Avantage en nature nourriture

L’avantage en nature nourriture est évalué sur une base forfaitaire sauf pour les dirigeants où il est évalué pour son montant réel. En 2024, le montant forfaitaire minimum de l’avantage en nature est fixé à 5,35 € par repas. Une convention collective ou un accord salarial peut indiquer des chiffres supérieurs.

La participation de l’employeur aux repas pris à la cantine constitue aussi un avantage en nature soumis à cotisation. Cependant, lorsque la participation du salarié est au moins égale à 50 % du forfait, l’avantage nourriture peut être négligé. Sinon, il convient de soustraire la participation du salarié au montant du forfait pour obtenir la base de cotisation.

Sur PayFit, pour les salariés il suffit juste d’indiquer le nombre de repas (et éventuellement la participation versée pour chaque repas par le salarié). L’avantage est alors automatiquement calculé selon la base légale ou conventionnelle. Pour les dirigeants il faut indiquer le montant réel des repas chaque mois.

Pour les salariés du secteur hôtel, café, restaurant (HCR), la revalorisation de l’avantage en nature nourriture se fait à hauteur du minimum garanti par repas. Depuis le 1er janvier 2024, le montant du minimum garanti est de 4,15 €.

En savoir plus sur la mise en place de tickets restaurants pour les salariés.

Avantage en nature logement

Lorsque l’employeur, locataire ou propriétaire d’un logement, met celui-ci à disposition d’un de ses salariés gratuitement (appartement de fonction), il doit évaluer un avantage nature logement. En revanche, lorsqu’il prend en charge directement le loyer du salarié, la prise en charge de cet avantage salarié doit être analysée comme un avantage en espèce et non un avantage en nature.

Les modalités d’évaluation de l’avantage en nature logement peuvent varier : évaluation forfaitaire ou basée sur la valeur locative utilisée lors de l’établissement de la taxe d’habitation :

• pour déterminer l’avantage en nature logement, il faut prendre en compte un forfait mensuel établi en fonction du nombre de pièces que comporte le logement, ainsi que la rémunération brute du salarié. Celle-ci est déterminée sur la base du plafond mensuel de la Sécurité sociale qui est de 3 864 € par mois en 2024.

• l'évaluation selon le forfait se présente sous forme d’un barème de huit tranches établi en fonction des revenus du salarié et en fonction du nombre de pièces du logement. Les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage et garage) sont compris dans le forfait.

Les autres types de charges susceptibles d’êtres acquittées par l’employeur et dont le paiement est normalement de la responsabilité de l’occupant (taxe d’habitation, prime d’assurance) constituent des avantages en espèce soumis à cotisations et contributions.

Sur PayFit, pour les salariés il suffit d’indiquer le nombre de pièces principales et éventuellement le loyer versé chaque mois par le salarié, et l’avantage est alors automatiquement calculé. Pour les dirigeants, il faut renseigner le montant réel du loyer mensuel estimé selon la valeur locative, augmenté de frais annexes.

Avantage en nature véhicule

Lorsqu’un salarié dispose d’un véhicule de fonction pour des fins professionnelles et personnelles, l’utilisation personnelle constitue un avantage en nature. L’avantage en nature est évalué au choix de l’employeur soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.

Si le salarié restitue le véhicule à chaque repos hebdomadaire et durant ses congés, le salarié ne dispose pas en permanence du véhicule. Par contre s’il utilise à titre privé le véhicule la semaine, alors l’avantage en nature pourra être négligé lorsque l’utilisation du véhicule pendant la semaine (trajet domicile-travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule.

Sur PayFit, si l’avantage est évalué de manière forfaitaire, il suffit d’indiquer si le véhicule est acheté ou loué, sa date de mise en circulation, son prix d’achat, si l’employeur paie le carburant ou pas et la participation du salarié, et l’avantage est alors automatiquement calculé.

Si l’avantage est évalué sur la base des dépenses réellement engagées il faut alors préciser le coût annuel de l’assurance et de l’entretien ainsi que la distance totale mensuelle effectuée pour un usage privé.

👉 Pour aller plus loin, retrouvez notre article sur les différences entre avantages en nature et frais professionnels.

Avantage en nature communication

L’utilisation à titre privé par les salariés d’outils issus des NTIC (ordinateurs, logiciels, forfaits, internet, téléphones mobiles, etc.) mis à leur disposition par l’employeur constitue un avantage en nature.

L’avantage en nature est évalué au choix de l’employeur soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur une base forfaitaire.

L’avantage en nature résultant des dons matériels informatiques et de logiciels nécessaires à leur utilisation, entièrement amortis et pouvant permettre l’accès à des services de communications est exonéré de cotisations dans certaines limites.

L’utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d’un salarié (appels de courte durée, consultations de serveurs, etc.) dont l’emploi est justifié par les besoins ordinaires de la vie professionnelle et personnelle n’est pas considérée comme un avantage en nature.

Sur PayFit, il suffit de préciser le type d’outil technologique ainsi que le prix d’achat ou le coût de l’abonnement. L’avantage en nature est alors automatiquement calculé. Si l’employeur a opté pour la valeur réelle, il suffit d’indiquer le coût mensuel total.

Avantage en nature cadeau

Au-delà d’un certain seuil (193 € en 2024), un cadeau est considéré comme un avantage en nature.

Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, ce montant est non assujetti aux cotisations de sécurité sociale.

Sur PayFit, il vous suffit de sélectionner le type de cadeau (Noël, mariage, anniversaire, etc.) et d’indiquer sa valeur.

De la même manière, il existe également l'alternative de la mise en place des chèques vacances.