Quelle est la différence entre les avantages en nature et les frais professionnels ?

Ces deux éléments qui font souvent l’objet de confusions, ne sont pas soumis aux mêmes règles de paies. L’avantage en nature est un élément du salaire donc il est soumis aux cotisations sociales.

Le remboursement des frais professionnels, qui représente toutes les dépenses réalisées par le salarié pour remplir sa mission, mener à bien son travail, sont quant à eux exonérés de cotisations.

Frais personnel ou dépense inhérente au poste ?

Un bon exemple vaut mieux qu’un long discours !

Un de vos employés vient de vous apporter la facture d’une note de restaurant. Là, c’est la panique ! Vous ne savez pas s’il s’agit d’un frais professionnel ou d’un avantage en nature au moment où vous allez l’ajouter sur PayFit ! Help me PayFit !

Les avantages en nature sont une prise en charge d’une partie des frais personnels des salariés :

• l’attribution d’un véhicule ;

• l’attribution de titres restaurants ;

• la fourniture de repas gratuits ou à prix préférentiels ;

• la participation aux frais de transport ;

• les chèques cadeaux à l'occasion d'un événement (naissance, départ en retraite, etc.)

Alors que les frais professionnels sont des dépenses inhérentes à l’emploi.

Par exemple, l’usage d’un véhicule peut constituer :

• un frais professionnel si le salarié ne peut l’utiliser que dans le cadre de son emploi ;

• un avantage en nature si le salarié peut en avoir un usage privé.

De la même façon, la prise en charge des frais de repas peut être :

• un frais professionnel dans la limite d’un repas par semaine ou de 5 repas par mois maximum. Au-delà de cette limite, l’URSSAF considère qu’il y a un abus manifeste sauf si vous êtes en capacité de démontrer la nécessité professionnelle des repas supplémentaires ;

• un avantage en nature si le salarié en bénéficie régulièrement et qu’il n’y a pas de nécessité professionnelle de caractérisée.

💡 Bon à savoir : en fin d'année, il peut être utile de dresser un bilan social individuel. Ce document permet au salarié d'avoir un récapitulatif complet des différentes sommes ainsi que des avantages dont il a bénéficié durant l'année écoulée.

Avantage en nature vs. frais professionnel sur PayFit

À votre tour d'enregistrer ces éléments variables de paie dans PayFit !

Vous pouvez vous rendre dans l'onglet "Eléments de rémunération > Autres" et descendre à la section "Avantages en nature et frais professionnels".