Zoom sur la note de frais d'association

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Cristina Sanchez

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

Mise à jour le 12.04.2021

La gestion d'une association loi 1901 comprend des tâches administratives, sociales et financières. Parmi ces tâches, l'association est responsable de traiter les notes de frais de ses salariés, ses bénévoles et même ses dirigeants.

Les règles de traitement de ces demandes de remboursement de frais sont similaires à celles appliquées en entreprise.

Toutefois, il existe certaines spécificités que les responsables d'une association doivent anticiper pour une gestion efficace.

Peut-on faire une fiche de frais en association ? Existe t'il un modèle de note de frais d'association loi 1901 ? Comment s'organise le remboursement d'une note de frais en association? PayFit fait le point.

Sommaire

Une association peut-elle faire une note de frais ?

En principe, les associations dépendent de bénévoles et de volontaires. Toutefois, elles emploient également des salariés. Un salarié d'association a droit au remboursement de ses frais professionnels, comme en entreprise.

Par ailleurs, si un bénévole engage des frais liés à son activité dans l'association, il aura également droit à ce remboursement. Pour les bénévoles, il est question principalement de frais de repas, d'achats de fournitures et de transport.

Attention : le dirigeant d'association peut également se faire rembourser des frais engagés dans l'exercice de ses fonctions. Pour éviter des fraudes, le remboursement se fait à condition :

  • d'être autorisé par le conseil d'administration ;

  • d'être justifié par une facture ou justificatif comptable utile.

Bon à savoir

Un frais professionnel est défini en association comme en entreprise. Il s'agit d'une dépense réelle, justifiée et engagée dans l'intérêt de la mission ou l'objet social de l'association.

Pour demander le remboursement de ces frais, le responsable de la dépense doit adresser une note de frais à l'association

Attention : en pratique les bénévoles d'une association se font souvent rembourser leurs dépenses après simple présentation d'une facture ou du ticket de caisse.

Toutefois, cette pratique est à décourager. Il est nécessaire d'établir une note de frais pour l’association. En effet, l'administration fiscale et l'URSSAF veillent au respect de cette formalité. Sans note de frais à l'appui d'un remboursement, celui-ci peut être considéré comme un revenu de travail dissimulé !

Pour rendre ce traitement plus efficace, le conseil d'administration de l'association peut fixer une politique de remboursement des frais pour l'ensemble du personnel, bénévole comme salarié. Celle-ci peut fixer :

  • la nature des frais remboursables ;

  • un plafond de montant pris en charge ;

  • une modalité de remboursement par type de frais ;

  • une distinction entre les frais du personnel, des bénévoles et des dirigeants.

Que contient une note de frais d'association loi 1901 ?

Beaucoup d'employeurs cherchent un modèle de note de frais d'association.

Toutefois, la loi ne fixe pas un contenu spécifique pour les notes de frais d'association. 

Tout exemple de note de frais d'association comprend à minima :

  • le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;

  • la date de la dépense ;

  • la description et le lieu de la mission ;

  • la nature /catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;

  • le montant dépensé (HT, TTC) ;

  • le montant de la TVA (même si l'association ne la récupère pas).

Chaque note de frais devra être signée par le bénévole/salarié et un responsable de l'association (généralement, le trésorier). De plus, chaque dépense il faudra présenter une facture ou une pièce comptable pour prouver que le paiement a bien eu lieu. 

Vous pouvez utiliser notre modèle de note de frais d'association sur Excel.

Bon à savoir

Le modèle de note de frais pour un bénévole de l'association contient les mêmes mentions que pour un salarié de cette association. Vous pouvez donc également utiliser notre modèle.

Comment rembourser une note de frais en association ?

Comme en entreprise, le remboursement des frais d'une association loi 1901 dépend de la méthode choisie. 

Il existe deux méthodes de remboursement de frais en association :

  • en fonction du montant réel ;

  • en allouant une somme forfaitaire.

En pratique, pour rembourser les frais d'un bénévole, les associations choisissent en priorité la méthode d'évaluation forfaitaire. C'est surtout le cas des frais de déplacement. L'association favorise le remboursement des frais kilométriques au forfait par simplicité, mais il est conseillé de rembourser l'ensemble des frais au réel.

Attention : les plafonds maximums de prise en charge fixés par l'URSSAF annuellement s'appliquent également aux associations. Si le remboursement d'une note de frais de l'association dépasse ces montants, l'ensemble des cotisations sociales sera dû.

Le remboursement des notes de frais d'un salarié de l'association se fait généralement au moment du versement du salaire. Il apparaît alors sur son bulletin de paie.

Bon à savoir

Pour les bénévoles, le remboursement a lieu sur présentation de la note de frais. Il faut alors ajouter sur cette note la mention manuscrite "Remboursement de la somme de [Montant en lettres] €, reçu le [Date du remboursement]". Pour rappel, cette note est signée par le bénévole et le responsable du remboursement pour l'association. 

Gestion des notes de frais de l'association : pensez à l'automatisation !

Il existe beaucoup de solutions technologiques qui permettent aux responsables des associations d'automatiser leur processus de gestion. Ainsi, ils peuvent concentrer l'essentiel de leur temps sur leurs missions bénévoles.

Le traitement des frais de fonctionnement de l'association prend beaucoup de temps. Il faut vérifier les dépenses, enregistrer leurs montants et rembourser les responsables. Par ailleurs, ce remboursement s'organise différemment pour un salarié, un bénévole ou un dirigeant. 

Par ailleurs, l'association doit conserver toutes ces pièces justificatives et comptables pendant des années pour les présenter en cas de contrôle des organismes sociaux.

Un logiciel de note de frais est une solution SIRH qui permet de garder en interne cette gestion, tout en dématérialisant les demandes, les justificatifs de paiement et leur traitement. 

Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?

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