Comment rédiger une note de service ?
Guide de l'inspection du travail et du contrôle URSSAF
La note de service est un document rédigé par l’entreprise pour communiquer des informations officielles aux salariés, relatives à la vie dans l’entreprise.
En tant qu’employeur, vous pouvez être amené à transmettre une information ou un message important à vos salariés, de manière collective.
Pour cela, vous devrez rédiger une note de service ou mettre en place un affichage obligatoire dans l'entreprise.
Quelle est la fonction de la note de service ? Qui est chargé de rédiger la note de service ? Comment présenter une note de service ? À quoi ressemble un modèle de note de service pour le personnel ? PayFit vous explique.
Pourquoi rédiger une note de service ?
La note de service est un outil de communication interne à l'entreprise, à destination d’un service de l’entreprise ou de tous les salariés. L’expéditeur, qui peut être l’employeur ou la direction de l’entreprise, rédige une note de service pour diffuser des informations que les salariés destinataires doivent connaître.
La note de service favorise une bonne communication dans l’entreprise et contribue à améliorer la gestion du personnel, dès lors qu’une information ou une consigne courte et officielle doit être transmise au personnel de l’entreprise.
Exemple : l'employeur peut recourir à une note de service sur les congés payés pour rappeler les droits et obligations en la matière, une note de service pour annoncer l'arrivée d'un nouveau salarié, ou encore pour l’affichage de sécurité obligatoire.
L'objet de la note de service peut être de :
rappeler les règles de sécurité, d’hygiène et de santé dans les locaux de l’entreprise ;
faire part de l’arrivée ou du départ d’un salarié ;
informer de la fermeture ou de l’ouverture d’un service de l’entreprise (restaurant d’entreprise par exemple) ou de la mise à disposition des salariés d’un nouvel espace de travail ;
indiquer la date d’un événement professionnel important.
L’information transmise par le contenu du document s’accompagne parfois de règles que les salariés sont censés suivre. En effet, les notes de service sont en pratique des documents juridiques que le personnel est tenu de respecter.
💡 Bon à savoir : il ne faut pas confondre la note de service avec la note d'information de l’entreprise, un autre outil de communication interne qui ne vise pas à transmettre une information obligatoire.
Qui est chargé de rédiger une note de service ?
Il appartient à la direction de l’entreprise, ou du moins, une personne située à une position hiérarchique supérieure, de rédiger les notes de service et de la transmettre aux salariés de l’entreprise. Cela inclut l’employeur, un responsable d’équipe ou un représentant des ressources humaines.
L’émetteur de la note de service peut la diffuser de plusieurs manières :
support papier remis en mains propres aux salariés ;
mise à disposition par affichage dans l’entreprise ;
envoi par e-mail.
Quelle formulation utiliser pour une note de service ?
La note de service doit être rédigée sur un ton professionnel. Elle vise à donner des directives officielles, par exemple sur le règlement ou la sécurité dans l’entreprise.
Pour s’adresser au personnel, il est donc préférable de privilégier un message clair et succinct, avec un positionnement neutre. Quelques exemples de formules :
“Nous informons le personnel de l’entreprise que…”
“Il est rappelé que…”
“La direction porte à votre attention les informations suivantes…”
💡 Bon à savoir : le caractère de la rédaction peut néanmoins être plus détendu et enthousiaste lorsque la note ne communique pas des directives, mais des informations néanmoins importantes pour le travail, comme l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise.
Existe-t-il des mentions obligatoires dans la note de service ?
La rédaction de la note de service doit obligatoirement respecter un certain formalisme, et cette dernière nécessite de comporter des mentions spécifiques obligatoires :
l’émetteur (généralement le supérieur hiérarchique, parfois les ressources humaines) ;
le destinataire (généralement un département de l’entreprise ou bien tous les salariés de l’entreprise) ;
la date et le lieu ;
le numéro de la note de service ;
le titre ou objet ;
le contenu de la note rédigé dans un style clair, direct, concis et impersonnel ;
la signature de l’expéditeur.
💡 Bon à savoir : retrouvez ci-dessous un modèle de présentation de la note de service qui présente les éléments formels à respecter.
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La note de service a un caractère juridique défini par l’article L1321-5 du Code du travail. Elle est considérée comme une adjonction au règlement intérieur de l’entreprise. Ses directives doivent donc être respectées au même titre que d’autres documents juridiques, faute de quoi le salarié s’expose à des sanctions disciplinaires.
Les notes de service sont davantage réservées aux informations importantes liées aux changements dans l’entreprise. Pour la communication interne d’événements ponctuels, comme la date d’une réunion, un simple mail est préférable.
En fonction de l’objectif de la note, il peut être utile d’afficher un document papier afin que les destinataires aient un accès permanent aux éléments spécifiques qu’elle contient. Pour les informations moins importantes, la note de service peut être envoyée par mail ou sur la messagerie interne d’entreprise.
