Quelles sont les règles relatives au planning de travail en entreprise ?
Modèle de planning de travail
Le planning de travail en entreprise est un véritable outil de gestion du personnel qui permet à la fois d’organiser les heures de travail des salariés et de s’assurer du respect des durées légales de travail.
Au sein de l’entreprise, l’organisation du temps de travail des salariés est fixée unilatéralement par l’employeur. C’est lui seul qui détermine les horaires de travail applicables à l’ensemble des salariés, pour tous les jours travaillés.
L’employeur définit le début et la fin de la journée de travail, mais aussi la répartition des heures sur la semaine. On parle d’horaire collectif de travail. Ce dernier prend la forme d’un document reprenant les heures de travail des salariés, le planning de travail.
Quelle est la définition d’un planning de travail ? L’affichage du planning de travail dans l’entreprise est-il obligatoire ? Existe-t-il un délai pour communiquer le planning de travail ? PayFit vous explique.
Le planning de travail doit-il être affiché dans l’entreprise ?
Un planning de travail est un outil de gestion définissant les heures de travail et la plage horaire de présence. Ses objectifs sont de mieux répartir les tâches et d’éviter le sur-effectif ou le sous-effectif. Il permet globalement une meilleure organisation du travail.
L’obligation d’afficher dans les locaux de l’entreprise par l’employeur concerne l’horaire collectif de travail. Toutefois, la loi n’exige pas que l’affichage de l’horaire collectif se fasse par un planning de travail, il peut également prendre la forme :
d’un agenda de travail ;
d’un tableau d’organisation du travail.
Il est recommandé aux employeurs de choisir le format le plus adapté aux spécificités de l’entreprise. Peu importe la forme utilisée, l'essentiel est de respecter les règles légales relatives à l’affichage de l'horaire collectif de travail.
Les plannings de travail peuvent être hebdomadaires, mensuels, annuels, ou s’appliquer à toute autre période.
Le planning de travail doit être daté et signé par l'employeur ou par la personne à laquelle il a délégué ses pouvoirs à cet effet.
Le planning de travail est affiché en caractères lisibles et apposé de façon apparente dans chacun des lieux de travail auxquels il s'applique. Dans le cas où les salariés sont employés à l'extérieur, cette planification est affichée dans l'établissement auquel ils sont attachés.
Comment faire un planning de travail ?
Pour tous les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe qui travaillent selon le même horaire collectif, l’employeur est tenu à certaines obligations, notamment celle d'établir un planning de travail selon la durée légale.
Pour faire un planning des horaires de travail, l’employeur doit obligatoirement préciser :
les heures auxquelles les salariés commencent et finissent le travail ;
les heures et la durée des repos.
Une fois le planning fixé, aucun salarié ne peut être employé en dehors de cet horaire de travail. Par exception, des dérogations peuvent avoir lieu dans le respect des dispositions relatives au contingent annuel d'heures supplémentaires.
Comment modifier un planning de travail ?
La modification d’un planning de travail individuel peut se faire unilatéralement par l’employeur lorsque le salarié est prévenu suffisamment en avance. L’employeur doit donc respecter un délai de prévenance qui est fixé par la loi ou la convention collective.
Toutefois, lorsque les salariés sont soumis à l’horaire collectif de travail, la modification des horaires de travail doit respecter plusieurs étapes :
consultation du CSE (Comité Social et Économique) ;
communication de la modification à l’inspection du travail ;
affichage du nouvel horaire collectif.
En cas d'organisation du travail par relais, par roulement ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe, y compris les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire, est indiquée soit :
par un tableau affiché dans les mêmes conditions précitées que l'horaire collectif ;
par un registre tenu constamment à jour et mis à disposition de l'inspecteur du travail et des membres de la délégation du personnel du CSE.
💡 Bon à savoir : n'hésitez pas à télécharger gratuitement notre modèle de planning de travail pour éviter les erreurs.
Quel planning de travail pour un aménagement du temps de travail ?
Dans les entreprises, établissements, ateliers, services ou équipes où s'applique un dispositif d'aménagement du temps de travail, le planning de travail doit indiquer :
le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l'accord ou le décret ;
l'horaire de travail et la répartition de la durée du travail pour chaque semaine incluse dans cette période de référence.
Les modalités d’affichage du planning de travail peuvent être prévues par la convention collective applicable à l'entreprise ou par un accord collectif.
💡 Bon à savoir : la loi impose que les salariés soumis à un dispositif d'aménagement du temps de travail soient informés dans un délai raisonnable de tout changement dans la répartition de leur durée de travail.
Existe-t-il un délai pour communiquer un planning de travail ?
Le Code du travail n’impose pas de délai pour communiquer le planning de travail aux salariés. En pratique, la convention collective applicable à l'entreprise ou un accord collectif peut définir un délai minimum de communication du planning de travail.
En l'absence de dispositions conventionnelles, il est préférable de communiquer le planning de travail aux salariés dans un délai raisonnable.
En cas d’aménagement du temps de travail, les salariés doivent être prévenus des changements de leurs horaires de travail dans un délai raisonnable. Ce délai de prévenance est fixé à 7 jours, en l’absence de dispositions conventionnelles.
⚠️ Attention : En cas de manquement aux contraintes légales en matière d'affichage du planning de travail, la loi prévoit les sanctions suivantes :
défaut d’affichage du planning de travail : 750 € d’amende ;
refus de communiquer le planning de travail à l’inspecteur du travail : 1 an d’emprisonnement et 37 500 € d'amende.
L’outil le plus simple, le tableau de type Excel, peut suffire pour le planning d'une PME-TPE. Il est toutefois recommandé d’utiliser des outils plus adaptés et offrant une plus grande flexibilité. Il existe de nombreux logiciels de planification, en ligne ou sur poste. Ces logiciels vous permettront de construire une planification hebdomadaire ou mensuelle efficace tout en suivant les absences et les congés de vos collaborateurs. Un tel logiciel est un outil de gestion efficace et essentiel pour tous les services de ressources humaines.
Certaines entreprises ont opté pour des horaires individualisés plutôt que pour des horaires fixes. Cela signifie que les collaborateurs ont la possibilité de prendre et de quitter leur poste sur une plage horaire définie, plutôt qu’à une heure précise. Une plage fixe est toutefois déterminée, correspondant à un temps de travail imposé. Ce type d’organisation permet une plus grande flexibilité, sans impacter la productivité globale.
Dans le cas d’horaires individualisés, il n’y a pas d’obligation d’afficher le planning de travail. Il est conseillé en revanche d’afficher le règlement ou l’accord encadrant ces horaires individualisés.
Oui, le planning de travail est le seul relevant d’une contrainte légale. En revanche, les services de ressources humaines ont la possibilité de mettre en œuvre d’autres plannings. On peut évoquer le planning de gestion du personnel, comprenant les absences, les congés et les tâches affectées à chaque employé. Le planning d’activités ou de projets est un outil permettant la bonne gestion d’un projet spécifique en centralisant toutes les informations nécessaires (nombre de salariés mobilisés, matériel nécessaire, délai et étapes d’avancement, etc.). Chacun de ces plannings est un outil utile pour optimiser la productivité au sein de l’entreprise.
