Comment rembourser une note de frais sur la fiche de paie ?

Lorsque l’employeur détache un salarié, celui-ci peut engager des frais sur place pour se déplacer, se restaurer ou trouver un hébergement. Comme ces dépenses relèvent de l’activité professionnelle, le collaborateur peut obtenir leur remboursement ultérieurement grâce à des notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? Dans quels cas le remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie est-il possible ? Comment effectuer cette opération sur le bulletin de salaire ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais regroupe l’ensemble des dépenses réalisées par le salarié dans le cadre de son travail. Une fois le document transmis à l’entreprise, celle-ci peut procéder au remboursement.

La note de frais ne concerne pas uniquement le déplacement du salarié avec son véhicule personnel. Elle intègre d’autres besoins essentiels lorsqu’il se retrouve loin de son domicile, comme la note de frais au restaurant ou les frais d’hébergement.

Les frais de déplacement professionnels ne se résument donc pas uniquement à l’indemnité kilométrique versée pour l’utilisation d’un véhicule personnel. Si le salarié souhaite adopter une démarche responsable ou si l’entreprise privilégie cette option pour des raisons économiques, il peut utiliser les transports en commun. Dans ce cas, l’employeur est tenu de prendre en charge au moins 50 % du coût de l’abonnement pour le métro, le bus, le tramway, le train ou les vélos en libre-service.

⚠️ Important : seuls les abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires bénéficient d’une prise en charge et sont exonérés de cotisations sociales. Les titres de transport achetés à l’unité n’entrent pas dans ce dispositif.

💡 Bon à savoir : certains accords collectifs ou d’entreprise prévoient un remboursement supérieur au minimum légal.

Dans quels cas le remboursement d’une note de frais sur une fiche de paie est-il possible ?

L’entreprise procède au remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie à condition que le salarié fournisse un justificatif de paiement. La loi n’impose ni forme spécifique ni format particulier pour l’envoi de ce document.

Cependant, il doit comporter certaines mentions obligatoires comme : 

• la date de la dépense ;

• le nom ou la raison sociale du fournisseur ;

• la description de la dépense (nature et motif) ;

• le montant payé, indiqué en Hors Taxes et en Toutes Taxes Comprises, en mentionnant la Taxe sur la Valeur Ajoutée si elle s’applique ;

• les noms et les fonctions des convives pour les frais de restauration ;

• la puissance fiscale du véhicule, sa distance parcourue et le motif du déplacement pour la note de frais kilométrique.

Certaines dépenses liées au déplacement offrent la possibilité de récupérer la TVA au cours de leur remboursement. Il s’agit des frais de péages, des frais de stationnement et des dépenses de carburant sous certaines conditions. 

Le salarié est tenu d’utiliser son véhicule uniquement pour le travail. S’il s’en sert aussi pour des raisons personnelles, seule la partie des dépenses liée au travail peut être remboursée, sur présentation des factures de carburant.

Pour intégrer leur remboursement sur le bulletin de salaire, les frais engagés par le salarié doivent répondre à trois conditions : 

• ce sont des dépenses professionnelles, effectuées dans le cadre de l’activité du salarié et dans l’intérêt de l’entreprise ; 

• ce sont des dépenses proportionnées, non excessives par rapport aux besoins réels et nécessaires du salarié ; 

• ce sont des dépenses justifiées par une facture ou un ticket de caisse, par exemple.

Malgré ces précautions, la gestion des notes de frais reste un processus long et fastidieux pour l’employeur. Le recours à un logiciel de note de frais réduit le risque d’erreurs comptables et fait gagner du temps à l’entreprise.

Comment effectuer le remboursement des notes de frais sur la fiche de paie ? 

L’employeur décide de la nature du remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie, en choisissant entre plusieurs méthodes possibles selon la situation financière de l’entreprise et les dépenses engagées par le salarié. Le remboursement peut ainsi se faire au forfait, au réel, c’est-à-dire en remboursant exactement les dépenses justifiées, au forfait, avec un montant prédéfini pour certaines catégories de frais, ou encore par avance, lorsque l’entreprise fournit au salarié une somme destinée à couvrir ses dépenses avant qu’elles ne soient engagées.

Le remboursement sous la forme d’un forfait 

L’employeur verse une indemnité forfaitaire pour rembourser les frais professionnels sur le bulletin de paie du salarié. Calculé sur la base d’un barème officiel, ce forfait peut couvrir :

• les frais de repas et de restauration ;

• les frais d’hébergement ou de logement ;

• les déplacements (indemnités kilométriques).

Voici les montants 2025 : 

Barème 2025 – Repas / Restauration / Hébergement / Grands déplacements

Barème 2025 – Indemnités kilométriques

Le remboursement dépend de la puissance fiscale de la voiture (en chevaux) et de la distance parcourue pour le trajet professionnel. Le forfait prend également en compte les frais de réparation et d’entretien, les primes d’assurance et la consommation du carburant.

*d = distance parcourue à titre professionnel sur l’année

💡Bon à savoir : pour un véhicule électrique, le barème peut être majoré de 20 %. il existe un barème kilométrique pour les deux-roues (motocyclettes et cyclomoteurs)

Le remboursement des dépenses réellement engagées

L’employeur limite son remboursement aux dépenses réellement engagées par le salarié. Ce dernier est tenu de fournir à l’entreprise des justificatifs transparents sur le montant, les fournisseurs et les prestataires de ces frais.

En règle générale, l’employeur rembourse les dépenses réellement engagées pour les frais suivants :

• l’achat d’un équipement pour un salarié en télétravail ;

• l’achat d’outils professionnels ;

• un déménagement lié à une mobilité professionnelle.

Le remboursement réel des dépenses est exclu de la base de calcul des cotisations sociales, à condition de démontrer un lien incontestable entre ces frais et l’activité professionnelle. 

💡 Bon à savoir : pour gagner du temps dans la gestion des notes de frais de vos salariés, n’hésitez pas à consulter notre modèle de note de frais.

L’avance sur les frais professionnels

Il peut arriver qu’un salarié doive se déplacer fréquemment dans le cadre de son activité ou s’éloigner de son lieu de travail durant les premiers mois de son contrat. Dans ces situations, il peut ne pas disposer des ressources nécessaires pour couvrir les frais correspondants.

L’employeur lui verse une avance sur frais professionnels proportionnelle à sa mission à venir. Le salarié l’utilise pour ses dépenses professionnelles et, à son retour, il remet à l’entreprise une note de frais détaillée avec tous les justificatifs nécessaires.

⚠️ Important : si l’avance excède les dépenses réellement engagées, le salarié est tenu de rembourser le surplus à l’employeur par virement ou retenue sur salaire. En revanche, si l’avance ne suffit pas à couvrir toutes les dépenses, l’employeur rembourse la différence à condition d’obtenir tous les justificatifs.

Besoin de centraliser la gestion des notes de frais ?

Demander une démo