Le meilleur moment pour changer de solution de paie, c'est maintenant. Découvrez pourquoi dans ce guide !
Des collaborateurs satisfaits et autonomes dès le 1er mois. Un guide concret, 0 temps perdu.
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, il arrive qu’un salarié avance des frais pour se déplacer, se loger, se restaurer, etc. Dans ce cas, l’entreprise lui demande des notes de frais à son retour pour rembourser ces dépenses liées à l’activité professionnelle.
La note de frais de déplacement recense les coûts engagés pour ce séjour à caractère professionnel : trajet, hébergement et restauration. Les remboursements du déplacement concernent autant l’utilisation du véhicule personnel du salarié que l’usage des transports publics.
Quelles sont les dépenses que couvre la note de frais de déplacement ? Comment la rédiger ? Comment procéder à son remboursement ? PayFit vous explique.
Une note de frais de déplacement est un document dans lequel le salarié déclare les dépenses engagées lors de son déplacement professionnel. Les coûts ne concernent pas uniquement le trajet, mais également l’hébergement et la restauration (note de frais de restaurant).
Les frais de déplacement incluent plusieurs modes de déplacement. Si le salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer son déplacement professionnel, les justificatifs prennent la forme de note de frais kilométrique. S’il utilise des transports publics dans le cadre d’un grand déplacement, l’entreprise prend en charge les frais de taxis ou les billets de transport (métro, train, avion, etc.).
Le tableau ci-dessous établit le barème des indemnités kilométriques pour les voitures en 2025-2026. Le calcul des frais dépend de la puissance fiscale du véhicule (en chevaux) et de la distance parcourue en km.
Modèle de note de frais - Excel
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 | (d x 0,316) + 1,065 | d x 0,37 |
| 4 CV | d x 0,606 | (d x 0,340) + 1,330 | d x 0,407 |
| 5 CV | d x 0,636 | (d x 0,357) + 1,395 | d x 0,427 |
| 6 CV | d x 0,665 | (d x 0,374) + 1,457 | d x 0,447 |
| 7 CV et plus | d x 0,697 | (d x 0,394) + 1,515 | d x 0,470 |
Le second tableau indique le barème des indemnités kilométriques pour les deux-roues en 2025-2026. Une distinction s’opère entre les deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ et les motos.
| Véhicule deux-roues | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| Cylindrée inférieure à 50 cm³ | d x 0,315 | (d x 0,079) + 711 | d x 0,198 |
| Moto de 1 à 2 CV | d x 0,395 | (d x 0,094) + 891 | d x 0,248 |
| Moto de 3 à 5 CV | d x 0,468 | (d x 0,078) + 1 158 | d x 0,275 |
| Moto de plus de 5 CV | d x 0,606 | (d x 0,075) + 1 583 | d x 0,343 |
💡 Bon à savoir : les indemnités kilométriques incluent d’autres dépenses nécessaires au trajet comme :
les frais de parking ou de péage ;
la prime d’assurance annuelle ;
les frais carburant ;
les frais d’entretien ou de nettoyage du véhicule.
Le grand déplacement désigne une distance entre le lieu de la mission et son lieu de travail habituel. Le trajet est si long que le salarié ne peut effectuer l’aller-retour dans la même journée.
Deux conditions sont essentielles pour reconnaître un grand déplacement dans la note de frais d’entreprise :
le trajet domicile-travail, aller ou retour, est supérieur ou égal à 50 km ;
les transports publics ne permettent pas de réaliser ce déplacement, aller ou retour, en moins de 1h30.
💡 Bon à savoir : l’indemnité forfaitaire de grand déplacement comprend également les frais de restauration et d’hébergement. Chacun de ses besoins dispose de son propre remboursement sur la note de frais.
Les indemnités forfaitaires pour le repas et le logement dépendent des destinations des collaborateurs et de la durée de leur mission. Le tableau ci-dessous liste le montant des indemnités pour un grand déplacement en métropole pour l’année 2026.
| Durée du déplacement | Repas | Logement et petit-déjeuner à Paris et dans les départements 92, 93 et 94 | Logement et petit-déjeuner dans les autres départements |
|---|---|---|---|
| 3 premiers mois | 21,10 € | 75,60 € | 56,10 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 17,90 € | 64,30 € | 47,70 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 14,80 € | 52,90 € |
Le second tableau recense les indemnités forfaitaires pour l’hébergement et le repas pour un voyage en Outre-mer. Les départements concernés sont la Martinique, la Guadeloupe, la Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélemy et Saint-Martin. Les montants indiqués ci-dessous sont valables depuis l’année 2023.
| Durée du déplacement | Hébergement | Repas |
|---|---|---|
| 3 premiers mois | 120 € pour un salarié normal ; 150 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite | 20 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 102 € | 17 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 84 € |
Pour les déplacements en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française, les indemnités forfaitaires sont les suivants :
| Durée du déplacement | Hébergement | Repas |
|---|---|---|
| 3 premiers mois | 120 € pour un salarié normal ; 150 € pour un salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite | 24 € |
| Au-delà du 3ème mois et jusqu’au 24ème mois | 102 € | 20,40 € |
| Au-delà du 24ème mois et jusqu’au 72ème mois | 84 € |
⚠️ Important : aucune déduction forfaitaire n’est applicable si le voyage d’affaires dure au-delà de 4 ans.
Si les salariés partent à l’étranger pour une mission professionnelle, la déduction des notes de frais pour l’hébergement et la restauration s’applique avec les taux suivants :
65 % en cas de logement fourni ou bénéficiant d’une prise en charge directe auprès de l’hôtelier ;
17,5 % en cas d’un repas fourni ;
35 % si les deux repas de la journée sont fournis.
L’entreprise procède au remboursement des notes de frais en choisissant un des deux processus suivants :
le remboursement au forfait ;
le remboursement au réel.
L’employeur détermine sa gestion des notes de frais, mais il est préférable qu’il en informe ses salariés grâce à une note de service.
Un remboursement des notes de frais au forfait signifie une prise en charge liée à un montant maximum fixé par l’Urssaf. S’il dépasse ce plafond, l’employeur est confronté à deux situations :
soit il n’apporte pas la preuve que la dépense est professionnelle. Dans ce cas, le remboursement est regardé comme un complément de rémunération qui sera soumis aux cotisations de Sécurité sociale et à la CSG-CRDS ;
soit il prouve le caractère professionnel de la dépense. Dans ce cas, le dépassement est exclu de l’assiette des cotisations.
Voici le montant maximum pris en charge pour le remboursement d'une note de frais de repas en 2025.
| Nature des frais | Montant maximum pris en charge pour le remboursement au forfait de notes de frais |
|---|---|
| Frais de restauration d’un salarié en déplacement | 10,30 € |
| Frais de restauration pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant | 21,10 € |
Voici le montant maximum pris en charge pour le remboursement au forfait de notes de frais de mobilité en 2025-2026.
| Nature de l’indemnité | Limite du forfait |
|---|---|
| Indemnité journalière destinée à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l’attente d’un logement définitif pour une durée maximale de 9 mois | 84,00 € |
| Indemnité destinée à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement | 1 683,80 € |
Le remboursement des notes de frais au réel correspond à la prise en charge précise de la dépense engagée par le salarié. Ce procédé nécessite de la rigueur et de la transparence de la part des collaborateurs pour bénéficier de remboursements exacts.
L’utilisation d’un logiciel de note de frais permet à l’entreprise de numériser et d’automatiser le processus de gestion des notes de frais. Les justificatifs sont rapidement scannés et mémorisés par l’outil. Celui-ci convertit automatiquement les devises lors des voyages à l’étranger, faisant gagner un temps considérable à la comptabilité.
Découvrez notre logiciel de notes de frais PayFit
Modèle de note de frais - Excel
La note de frais de déplacement concerne uniquement les déplacements professionnels des salariés pour le compte de leur employeur. Elle prend en compte les frais kilométriques, de restaurant, d’hébergement ou de voyage liés à une situation de travail temporaire.
La note de frais classique peut inclure d’autres dépenses professionnelles comme des achats de matériel ou des frais de réception. Dans les deux cas, les remboursements doivent être conformes au barème mis en vigueur chaque année.
💡 Bon à savoir : la note de frais en entreprise précise toujours la distance parcourue et la méthode de calcul utilisée.
Les erreurs sur les notes de frais les plus fréquentes concernent l’absence de justificatifs, un mauvais calcul kilométrique ou un dépassement du montant forfaitaire autorisé. Certains salariés oublient de préciser la distance exacte du trajet personnel, qu’il ne faut pas confondre avec le trajet professionnel pris en charge.
La moindre erreur dans la note de frais peut conduire l’employeur à refuser le remboursement ou à considérer la dépense comme un avantage en nature. Il est recommandé aux collaborateurs de vérifier les barèmes applicables à leur situation et de conserver tous les tickets liés au voyage et au travail.
La loi ne fixe pas le moindre délai de paiement d’une note de frais. Cependant, la plupart des employeurs effectuent les remboursements dans un délai d’un mois après la validation des justificatifs.
💡 Bon à savoir : en cas de retard, le salarié peut demander un rappel de paiement. Sa demande est tolérée s’il a été contraint d’avancer des frais importants lors de son voyage d’affaires.
La déduction des frais professionnels repose sur le choix entre un remboursement forfaitaire ou au réel. L’administration publie chaque année un barème kilométrique pour fixer les montants remboursables en fonction de la distance et de la puissance du véhicule personnel.
À partir de ces données, les salariés sont remboursés de leurs dépenses réalisées à titre professionnel. Toutefois, ils doivent veiller à la précision de leurs justificatifs, car une erreur de calcul peut remettre en cause la note de frais sur leur fiche de paie.
L’attestation sur l’honneur de note de frais est utilisée lorsqu’un salarié ne peut pas fournir les justificatifs originaux (ticket de restaurant, facture d’hôtel, etc.). Dans ce cas, il doit détailler sur ce document sa situation professionnelle, son voyage, les montants engagés et la distance parcourue. En accusant réception de cette attestation, l’employeur peut procéder au remboursement forfaitaire du déplacement.
⚠️ Important : le département chargé de la gestion comptable peut refuser la déduction des frais s’il constate le moindre abus de la part d’un collaborateur.
Une attestation sur l’honneur de note de frais peut être recevable en cas de perte de justificatifs de paiement. Découvrez comment la rédiger correctement.
Vos salariés utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles ? Découvrez comment fonctionnent les notes de frais kilométriques avec PayFit.
Forfait, frais réels ou avance : PayFit vous explique comment intégrer le remboursement d’une note de frais sur la fiche de paie, ainsi que les barèmes Urssaf.
Obligations, remboursement, erreurs, outils : PayFit vous explique comment optimiser la gestion des notes de frais de vos salariés, étape par étape.
Définition, délais, calcul, justificatifs... PayFit vous guide pour la gestion du remboursement de note de frais professionnelles de vos collaborateurs.
Notes de frais : comment optimiser leur gestion et leur remboursement ? Découvrez toutes les étapes pour simplifier ce processus administratif en 2025.