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Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à engager des dépenses professionnelles : repas, billets de train, frais kilométriques, etc. La note de frais est un document permettant aux salariés de demander à l'employeur un remboursement de ces frais professionnels.
Dans la pratique, certains salariés peuvent être contraints d’utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Si c’est le cas, ils ont la possibilité de demander le remboursement des frais engagés, en transmettant une note de frais kilométrique à l’employeur.
Comment faire une note de frais kilométrique ? Comment calculer une note de frais kilométrique ? Où trouver un modèle de note de frais kilométriques gratuit ? Peut-on utiliser un tableau pour une note de frais kilométrique ? PayFit vous explique.
Il arrive qu’un salarié soit amené à utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. Dans ce cas, l’employeur peut lui verser des indemnités kilométriques pour le remboursement des frais liés à l’utilisation de sa voiture, de son scooter ou de sa moto lors de ses déplacements professionnels.
Cette indemnité permet de compenser les charges liées à la possession et à l’usage du véhicule du salarié dans le cadre de son activité professionnelle.
Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, le salarié est tenu de justifier son déplacement en envoyant une note de frais, également appelée “note de frais kilométriques” ou "note de frais de déplacement". Elle doit être accompagnée par des justificatifs, tels que les reçus ou factures, pour prouver les dépenses. L’employeur examine ensuite la note de frais afin de vérifier son exactitude et sa conformité.
Une fois la note validée, l’entreprise peut ensuite procéder aux remboursements des notes de frais.
⚠️ Attention : l'indemnité kilométrique ne s’applique pas aux trajets effectués entre le domicile du salarié et son lieu de travail.
Le contenu d’une note de frais kilométrique n’est pas encadré par la loi. Chaque entreprise reste donc libre de définir les informations qu’elle souhaite y inclure, en fonction de ses besoins et de ses spécificités.
En pratique, elles contiennent :
l'identité du salarié (nom, prénom, adresse, etc.) ;
l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse, etc.) ;
la date du déplacement professionnel ;
le montant de la dépense ;
les moyens de paiement ;
le motif du déplacement ;
des informations sur le déplacement (lieu de départ et d’arrivée, kilométrage, etc.) ;
la signature de l’employeur et du salarié.
💡 Bon à savoir : l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais peut offrir des fonctionnalités spécifiques, permettant à l’employeur de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Il est possible de remplir les notes de frais kilométriques au format papier. La feuille doit toutefois être claire, lisible et regrouper toutes les informations nécessaires pour le calcul de l’indemnité.
Parce que plus leur nombre est important, plus le risque d’erreurs dans les notes de frais augmente, il convient de les traiter régulièrement. Toutefois, rien n'empêche qu’elles soient établies de manière :
quotidienne ;
hebdomadaire ;
mensuelle ;
trimestrielle.
Modèle de note de frais - Excel
Le calcul se fait selon le barème kilométrique officiel publié par l’administration fiscale. Ce barème permet de déterminer le montant à rembourser au salarié en fonction de deux critères principaux :
la distance parcourue ;
la puissance du véhicule utilisé.
💡 Bon à savoir : pour les véhicules électriques, le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 %.
d = distance parcourue en kilomètre
Barème kilométrique applicable aux voitures en 2025-2026
| Puissance administrative du véhicule (en CV) | Jusqu’à 5 000 km | Entre 5 001 et 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d x 0,529 € | (d x 0,316) + 1 065 € | d x 0,370 € |
| 4 CV | d x 0,606 € | (d x 0,340) + 1 330 € | d x 0,407 € |
| 5 CV | d x 0,636 € | (d x 0,356) + 1 395 € | d x 0,427 € |
| 6 CV | d x 0,665 € | (d x 0,374) + 1 457 € | d x 0,447 € |
| 7 CV et plus | d x 0,697 € | (d x 0,394) + 1 515 € | d x 0,470 € |
Barème kilométrique applicable aux motos en 2025-2026
| Puissance administrative (en CV) | Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d x 0,395 € | (d x 0,099) + 891 € | d x 0,248 € |
| 3 à 5 CV | d x 0,468 € | (d x 0,082) + 1 158 € | d x 0,275 € |
| 5 CV et plus | d x 0,606 € | (d x 0,079) + 1 583 € | d x 0,343 € |
Barème kilométrique applicable aux scooters en 2025-2026
| Jusqu’à 3 000 km | Entre 3 001 et 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|
| d x 0,315 € | (d x 0,079) + 711 € | d x 0,198 € |
Gérer les notes de frais kilométriques de l’ensemble des salariés peut rapidement devenir complexe et chronophage. Il ne s’agit pas seulement de rembourser les frais professionnels, mais aussi d’assurer leur traitement comptable.
Fort heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de notes de frais. Ces outils permettent aux entreprises de gagner un temps précieux en simplifiant et en automatisant le traitement des demandes de remboursement des salariés.
Fini les tableaux Excel ou les formulaires papier ! Avec ces solutions, la gestion des notes de frais kilométriques devient rapide, efficace et entièrement digitalisée.
Modèle de note de frais - Excel
Pour que les dépenses soient remboursées, le salarié doit fournir des justificatifs de note de frais, tels que des :
tickets de péage ;
factures de carburant ;
reçus d’entretien.
Autrement dit, tout document permettant de prouver les kilomètres parcourus et les dépenses réelles liées aux déplacements professionnels. Ces justificatifs sont essentiels pour la gestion et la comptabilisation des notes de frais. En cas de vérification fiscale par l'Urssaf, leur absence peut entraîner le refus du remboursement ou l’imputation sur le revenu fiscal du collaborateur.
Le calcul des indemnités se fait selon les barèmes kilométriques publiés chaque année par l’administration fiscale. Ils considèrent la distance parcourue et la puissance du véhicule utilisé. Pour les déplacements professionnels, il est possible d’utiliser un tableau de calcul ou une application de note de frais pour automatiser le montant à rembourser. Le salarié doit inscrire les kilomètres parcourus, le motif et joindre les justificatifs de dépenses pour que l’employeur puisse valider et intégrer la somme des notes de frais sur la fiche de paie.
Les indemnités versées pour les kilomètres parcourus sont considérées comme des dépenses professionnelles et sont généralement exonérées dans la limite du barème fiscal. Il convient ainsi de conserver les justificatifs de ces notes de frais d'entreprise et d’indiquer le montant total des indemnités perçues sur la déclaration annuelle. Ainsi, les déplacements professionnels remboursés n’entrent pas dans le revenu imposable du collaborateur, à condition que les notes de frais soient correctement remplies, signées et validées par l’employeur.
Les notes de frais kilométriques peuvent être saisies quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou trimestriellement, selon les besoins de l’entreprise. La fréquence de soumission influence la gestion des notes de frais, le suivi des kilomètres parcourus et la comptabilisation des dépenses. Plus la note de frais est régulière, plus elle est précise et moins le risque d’erreur dans le calcul des indemnités est élevé.
Les notes de frais kilométriques peuvent être remboursées soit au réel, soit selon un forfait kilométrique :
remboursement au réel : le salarié est remboursé sur la base des dépenses effectivement engagées (carburant, péage, entretien) ;
remboursement forfaitaire : le salarié reçoit un montant calculé selon le barème kilométrique officiel, en fonction de la distance parcourue et de la puissance du véhicule. Cette méthode simplifie le traitement comptable et évite de devoir fournir tous les justificatifs détaillés.
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