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La gestion d'une association loi 1901 implique la prise en charge de tâches administratives, sociales et financières. Parmi ces responsabilités figure le traitement des notes de frais, qu’il s’agisse des salariés, des bénévoles ou des dirigeants de l’association.
Les règles applicables au remboursement des frais sont pour la plupart similaires à celles pratiquées en entreprise. Certaines spécificités propres aux associations doivent toutefois être anticipées afin d’assurer une gestion rigoureuse et conforme.
Peut-on faire une fiche de frais en association ? Existe-t-il un modèle de note de frais d'association loi 1901 ? Comment s'organise le remboursement d'une note de frais en association ? PayFit vous explique.
Les salariés d'association ont droit au remboursement des frais professionnels engagés dans le cadre de l'exécution du contrat de travail. De même, les bénévoles peuvent être remboursés des dépenses liées à leur activité associative (frais de repas, transport, achats de fournitures, etc.).
⚠️ Attention : le dirigeant d'association peut également se faire rembourser des frais engagés dans l'exercice de ses fonctions. Pour prévenir tout risque de fraude, ce remboursement est soumis à deux conditions :
être autorisé par le conseil d'administration ;
être justifié par une facture ou justificatif comptable utile.
Pour obtenir le remboursement des notes de frais, le responsable des dépenses doit transmettre une note de frais à l’association. En pratique, les bénévoles se font souvent rembourser simplement sur présentation d’une facture ou d’un ticket de caisse.
💡 Bon à savoir : il est fortement recommandé d’établir une note de frais formelle au sein de l’association plutôt que de se baser uniquement sur les factures ou tickets. En effet, sans note de frais, l’administration fiscale et l’URSSAF peuvent considérer le remboursement comme un revenu déguisé, ce qui pourrait être requalifié en travail dissimulé.
Pour optimiser cette gestion, le conseil d’administration peut définir une politique claire de remboursement des frais, applicable à tous les membres (salariés, bénévoles et dirigeants). Cette politique peut préciser :
la nature des frais remboursables ;
un plafond de montant pris en charge ;
une modalité de remboursement par type de frais ;
une distinction des règles applicables selon le statut (salarié, bénévole, dirigeant).
La loi ne fixe pas de contenu spécifique pour les notes de frais dans les associations. Elles doivent toutefois comporter, au minimum, les informations suivantes :
le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;
la date de la dépense ;
la description et le lieu de la mission ;
la nature / catégorie des frais (repas, déplacement, etc.) ;
le montant dépensé (HT, TTC) ;
le montant de la TVA, si applicable.
La note de frais doit être signée par la personne ayant engagé la dépense ainsi que par un responsable de l’association. Il est également indispensable d’annexer une facture ou tout autre justificatif comptable à chaque note de frais afin de prouver le paiement.
💡 Bon à savoir : pour faciliter votre gestion comptable, vous pouvez utiliser notre modèle de note de frais adapté aussi bien aux salariés qu’aux bénévoles, à condition que les mentions obligatoires y figurent.
Modèle de note de frais - Excel
Comme en entreprise, le remboursement des frais engagés dans une association dépend de la méthode choisie. Deux méthodes principales existent :
le remboursement au réel, basé sur le montant exact des dépenses engagées ;
le remboursement forfaitaire, où une somme prédéfinie est allouée, souvent utilisée notamment pour les frais kilométriques.
Concrètement, les associations privilégient souvent le remboursement forfaitaire, particulièrement pour les bénévoles, car il simplifie la gestion des frais kilométriques.
⚠️ Attention : les plafonds annuels de prise en charge fixés par l’URSSAF s’appliquent également aux associations. Si le remboursement dépasse ces limites, des cotisations sociales supplémentaires peuvent être exigées.
Pour les salariés de l’association, le remboursement des frais intervient généralement lors du versement du salaire et figure sur le bulletin de paie.
💡 Bon à savoir : pour les bénévoles, le remboursement a lieu sur présentation de la note de frais. Il faut alors ajouter la mention manuscrite "Remboursement de la somme de [Montant en lettres] €, reçu le [Date du remboursement]". Pour rappel, cette note est signée par le bénévole et le responsable du remboursement pour l'association.
De nombreuses solutions technologiques existent aujourd’hui pour aider les responsables d’associations à digitaliser et automatiser les notes de frais. Cela leur permet de gagner un temps précieux et de se concentrer pleinement sur leurs missions bénévoles.
Le traitement des frais de fonctionnement représente souvent une charge importante : il faut vérifier les dépenses, enregistrer les montants, puis organiser les remboursements. Ces derniers diffèrent selon le statut des bénéficiaires, salarié, bénévole ou dirigeant, ce qui complexifie la gestion.
Par ailleurs, l’association est tenue de conserver toutes les pièces justificatives et documents comptables pendant plusieurs années, afin de les présenter en cas de contrôle des organismes sociaux.
Utiliser un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, intégré à une solution SIRH, permet de centraliser et sécuriser cette gestion, mais aussi de dématérialiser les demandes, les justificatifs et leur traitement, simplifiant ainsi considérablement le processus administratif.
Modèle de note de frais - Excel
Pour que les notes de frais soient valides, chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif, comme une facture, un ticket de caisse ou un reçu. Ces justificatifs de notes de frais prouvent que la dépense a bien été engagée pour les besoins de l’association. Sans preuve, le remboursement peut être remis en cause par l’administration fiscale ou l’URSSAF, et considéré comme un revenu imposable ou une rémunération dissimulée. Il est donc essentiel de conserver soigneusement tous ces documents et de les annexer à la note de frais.
Les frais kilométriques peuvent être remboursés selon deux méthodes : au réel ou au forfait. Le remboursement au réel correspond au montant exact des dépenses liées au véhicule personnel, justifié par les factures de carburant, péages, etc. Le forfait, quant à lui, repose sur un barème kilométrique fixé chaque année par l’Urssaf, qui prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus. Le choix entre ces deux notes de frais kilométriques dépend de la politique de remboursement définie par l’association.
Entre les notes en frais en entreprise et en association, les règles de base sont similaires : il faut justifier les dépenses engagées pour l’activité, fournir des justificatifs et respecter les plafonds de remboursement.
Cependant, en association, il y a des spécificités liées au statut des bénévoles et dirigeants, qui ne sont pas salariés, mais peuvent se faire rembourser certains frais. La vigilance est donc de mise pour éviter les risques de requalification fiscale ou sociale.
En cas d’erreurs sur les notes de frais, il est important de corriger rapidement le document en question. Il faut établir une note de frais rectificative ou un avenant signé par le demandeur et le responsable de l’association pour valider la correction. Cette démarche assure la transparence et la traçabilité des remboursements, évitant ainsi les malentendus ou litiges ultérieurs, notamment en cas de contrôle de l’administration fiscale ou des organismes sociaux.
Pour faire une note de frais, vous pouvez utiliser un modèle clair et structuré qui inclut les informations essentielles : nom du demandeur, date, nature des frais, montant, justificatifs annexés et signatures. Cela permet de sécuriser la procédure, faciliter le contrôle et éviter tout risque de contestation. Vous pouvez télécharger un modèle gratuit adapté aux besoins des associations.
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