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À retenir :
- La gestion du cycle de vie des contrats concerne toutes les étapes permettant d’établir et de suivre les documents contractuels de A à Z.
- Un logiciel de gestion de contrat aide les entreprises dans la rédaction d’un contrat de travail, la négociation de ses clauses et pour sa signature en ligne.
- Certains modèles intègrent une assistance d’IA (Intelligence Artificielle) pour faciliter les relectures, les contrôles et vérifier la conformité réglementaire.
Une entreprise est souvent amenée à devoir stocker et suivre des centaines (voir des milliers) de documents contractuels pour ses salariés en même temps (pour les CDD, CDI, avenants, contrats d’embauche, etc.).
Gérer manuellement ces contrats peut s’avérer un véritable casse-tête. Heureusement, des solutions existent pour automatiser les processus contractuels, et ainsi simplifier la vie du service des ressources humaines.
C’est notamment le cas du logiciel de gestion des contrats qui permet d’accompagner tout le cycle de vie des contrats, depuis leur création à leur expiration, en s’aidant, ou non, de l’IA.
En quoi consiste la gestion des contrats ? Que veut dire CLM ? Que peut apporter l’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats dans une entreprise ? PayFit vous éclaire.
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats, aussi appelée CLM pour Contract Lifecycle Management, regroupe toutes les étapes nécessaires pour créer, suivre et finaliser un accord (qu’il s’agisse d’un contrat client ou d’un contrat de travail).
La gestion des contrats comprend :
la création d’un contrat personnalisé ;
la négociation de ses clauses ;
la relecture et la révision de son contenu par le service RH ou juridique ;
la validation du document avant l’envoi ;
Une fois le contrat établi, les équipes RH doivent ensuite stocker et sécuriser les documents, assurer la conformité contractuelle et gérer les différentes échéances (renouvellement de CDD, rupture de contrat, fin de période d’essai, etc.).
👉 À noter : à la fois complexes et chronophages, ces tâches présentent un important risque d’erreurs lorsqu’elles sont réalisées à la main.
À quoi sert un logiciel de gestion des contrats pour un service RH ?
Un logiciel de gestion des contrats est une solution qui aide les employeurs à rédiger un contrat de travail, mais aussi à négocier ses termes, et le signer numériquement.
Contrairement à une gestion manuelle, un tel outil permet d’automatiser les process, de centraliser les contrats salariés et de fluidifier le travail des équipes RH, juridiques et commerciales.
💡 Bon à savoir : certaines solutions logicielles sont équipées de puissants assistants IA. Ils sont destinés à simplifier et accélérer la rédaction, le suivi et l’analyse des documents contractuels dans les moindres détails.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des contrats ?
Comme son nom l’indique, un logiciel interne de gestion des contrats optimise toutes les tâches RH liées à la gestion des documents contractuels d’une entreprise.
Création du contrat
Grâce à l’automatisation des contrats d’embauche, l’outil est capable de générer des contrats personnalisés adaptés à chaque situation : CDD, CDI, alternance, avenants, etc.
Pour cela, le logiciel propose des modèles prêts à l’emploi. Ces derniers peuvent être créés à partir de règles conditionnelles permettant d’intégrer automatiquement une clause spécifique.
📌 Exemple : si le salarié est en CDI, alors la clause relative au CDI s’ajoute, de même que si le poste est soumis à un forfait jours, alors une clause spécifique s’insère dans le texte.
Les utilisateurs n‘ont besoin que de quelques clics pour créer et éditer un document conforme intégrant toutes les mentions obligatoires du contrat de travail.
💡 Bon à savoir : pour être encore plus réactifs, certains outils offrent la possibilité de constituer une bibliothèque de clauses (validées en amont par le service juridique).
Stockage et sécurisation des données
Le logiciel centralise tous les documents contractuels dans un espace sécurisé et unique afin de simplifier la gestion des contrats RH.
Les responsables des ressources humaines peuvent ainsi retrouver rapidement un accord, vérifier la dernière version et consulter l’historique des modifications.
💡 Bon à savoir : les outils de gestion favorisent la sécurisation des contrats, notamment par le cryptage des données et la traçabilité de chaque action sur un fichier. Ces mesures peuvent ainsi garantir la confidentialité des échanges.
Suivi des échéances et des temps forts des contrats
Comparée à un traitement manuel, une solution de gestion est plus adaptée pour assurer le suivi complet du cycle de vie d’un contrat.
En effet, elle permet :
les rappels automatiques pour toutes les échéances ;
des notifications en cas de modification ;
une visibilité en temps réel sur le suivi des signatures, etc.
Ces fonctionnalités réduisent considérablement les risques d’oublis ou d’erreurs de la part de l’équipe RH.
Guide de la gestion RH
Quels sont les avantages des logiciels de gestion de contrats ?
Intégration de l’IA
Certains logiciels mettent à dispositions des versions utilisant un assistant IA (Intelligence artificielle). Grâce à cette technologie, ils sont capables d’identifier des clauses du contrat de travail sensibles ou non conformes, puis de suggérer une reformulation plus adaptée.
Un logiciel de gestion des contrats basé sur l’IA permet également aux utilisateurs de créer des contrats plus rapidement en s’appuyant sur des modèles dynamiques.
💡 Bon à savoir : cette fonctionnalité peut servir pour vérifier la conformité contractuelle.
Collaboration en temps réel
En centralisant toutes les données contractuelles au même endroit, un logiciel de gestion des contrats permet de faciliter la diffusion d’informations entre les services.
L’outil peut améliorer la collaboration des différentes parties prenantes, notamment lors de la révision des contrats et leur validation.
Économie du temps et de l’argent
L’utilisation d’un logiciel spécialisé est une solution généralement choisie par les employeurs pour gagner du temps sur la gestion des contrats.
En automatisant leurs process, notamment grâce aux modèles prêts à l’emploi, les équipes RH qui gèrent un volume important de contrats simultanément peuvent optimiser leurs tâches.
Ce type d’outil permet de mieux maîtriser le cycle de vie et les obligations du contrat de travail et ainsi d’éviter les erreurs coûteuses pour une entreprise.
Comment choisir son logiciel de gestion des contrats ?
Pour faciliter la gestion du personnel, un logiciel de gestion des contrats permet aux équipes RH de centraliser, automatiser et sécuriser toutes les étapes du cycle de vie des contrats. Voici un tableau récapitulatif pour le choisir.
| Critère / dimension | Pourquoi c’est important / ce qu’il faut vérifier | Fonctionnalités adaptées |
|---|---|---|
| Création de contrats & gestion des clauses | Le logiciel doit permettre de créer des contrats personnalisés (CDI, CDD, avenants…), gérer des bibliothèques de clauses, automatiser les workflows de validation et intégrer une signature électronique. | Création, clauses, workflows, signature, alertes |
| Référentiel central & moteur de recherche avancé | Avoir une “contrathèque” unique, sécurisée et bien structurée permet de centraliser tous les contrats, de retrouver rapidement un document ou une clause, et d’accéder à l’historique des versions. | Centralisation, recherche avancée, historique |
| Automatisation des alertes / suivi des échéances / obligations | Pour anticiper les renouvellements, les fins de période d’essai, les dates importantes et éviter les oublis ou les renouvellements tacites malencontreux. | Alertes automatiques, suivi des échéances |
| Intégration avec l’écosystème existant (SIRH, CRM, ERP, GED…) | Pour éviter les silos d’information et permettre un flux d’information fluide entre les différents services (RH, juridique, commercial…). | Connecteurs SIRH, CRM, ERP, GED |
| Ergonomie et facilité d’usage / adoption par les utilisateurs | L’interface doit être intuitive, avec des tableaux de bord clairs, des vues personnalisables, et une manipulation simple pour garantir l’adhésion des équipes. | Interface intuitive, tableaux de bord, vues personnalisables |
| Sécurité des données & conformité (RGPD, confidentialité, contrôles d’accès, audit, etc.) | Les contrats contiennent souvent des données sensibles : il faut que le logiciel assure le chiffrement, la traçabilité, des permissions par rôle, et soit conforme aux normes en vigueur. | Chiffrement, permissions par rôle, audit, conformité RGPD |
| Scalabilité & flexibilité (volume de contrats, types variés, croissance de l’entreprise) | Même si l’entreprise est petite aujourd’hui, le logiciel doit pouvoir suivre la croissance, gérer davantage d’utilisateurs, des types de contrats variés, et s’adapter à l’évolution des besoins. | Gestion multi-utilisateurs, types variés, adaptation à la croissance |
| Reporting, analytics & visibilité sur les contrats | Disposer de tableaux de bord, d’indicateurs de performance, d’alertes, d’un suivi des obligations et engagements permet de piloter le portefeuille contractuel et d’anticiper les risques ou opportunités. | Tableaux de bord, KPI, suivi des obligations |
| Coût global & modèle de tarification | Au-delà du prix d’achat ou d’abonnement, il faut considérer les coûts d’implémentation, de migration des anciens contrats, de formation des utilisateurs, de maintenance, etc. | Coût total de possession, modèles tarifaires |
| Support, formation & accompagnement fournisseur | Un bon éditeur doit offrir un accompagnement à l’implémentation, des ressources (documentation, formation), et un support réactif, surtout en cas de migration ou de montée en charge. | Support, formation, accompagnement à l’implémentation |
| Possibilité de test / preuve de concept (POC / démo) | Tester le logiciel dans un cadre réel (échantillon de contrats, équipes concernées…) permet de vérifier s’il correspond vraiment à vos usages avant de vous engager. | POC, démo, tests utilisateurs |
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Sommaire
- Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
- À quoi sert un logiciel de gestion des contrats pour un service RH ?
- Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des contrats ?
- Quels sont les avantages des logiciels de gestion de contrats ?
- Comment choisir son logiciel de gestion des contrats ?
Guide de la gestion RH
Foire Aux Questions (FAQ)
Oui, il existe sur le marché, différents logiciels de CLM utilisables pour les très petites et moyennes entreprises. Malgré la taille de la structure, un logiciel reste une aide pour faire un contrat de travail, puis le suivre et le stocker en toute sécurité.
Il est important de sélectionner un logiciel de gestion adapté aux besoins de l’entreprise. Dans ce cas, il faut privilégier un outil qui permet de créer et de personnaliser des modèles qui s'adressent à tous les types de contrats de travail.
Oui, car quelques éditeurs de logiciel proposent une offre gratuite de leur outil. Cependant, les fonctionnalités présentes sur la fiche produit sont souvent beaucoup plus restreintes que pour une version payante.
Oui, car les logiciels sont faits pour récupérer certaines données en important des documents existants. Vous pourrez ensuite les éditer ou les modifier facilement depuis son interface.
La gestion via un outil est souvent plus efficace que la gestion manuelle, car elle automatise les tâches répétitives. Selon les paramétrages, vous pouvez recevoir des alertes à l’approche de la fin de CDD d’un collaborateur ou au terme d’une période d’essai, ce qui n’est pas possible avec une gestion manuelle.
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