Gestion de la paie en entreprise : comment faire ?

Incontournable dès qu’une entreprise recrute du personnel, la gestion de paie est l’un des piliers de la relation entre un employeur et ses équipes. 

Elle regroupe l’ensemble des démarches administratives permettant de rémunérer un salarié en contrepartie du travail qu’il effectue pour l’entreprise.

Loin de se limiter au calcul et au versement du salaire, la gestion des paies couvre également le paiement des cotisations sociales et des différentes indemnités. Elle s’intègre dans la gestion du personnel, au même titre que l’élaboration d’un contrat de travail ou du suivi des congés.

Pourquoi la gestion de la paie mérite-t-elle une attention particulière ? Quels sont les outils existants pour optimiser son processus ? Mieux vaut-il l’internaliser ou l’externaliser ? PayFit vous explique tout.

Pourquoi faire de la gestion de paie ?

La gestion de la paie est indispensable dans le bon fonctionnement d’une entreprise.

1. Pour calculer le salaire et payer les différentes taxes

Contrairement à une idée reçue, il ne suffit pas de diviser par douze le salaire annuel d’un salarié pour obtenir le montant de sa rémunération mensuelle.

Passer du salaire brut au salaire net versé à la fin du mois nécessite plusieurs étapes.

Avant de procéder au paiement du salaire, il faut notamment :

• calculer et déduire les cotisations sociales obligatoires (charges patronales et salariales) ;

• effectuer le calcul des congés payés ;

• prendre en compte les avantages en nature ;

• soustraire la complémentaire santé (sauf cas particulier) ;

• réaliser le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.

⚠️ Attention : ces données fluctuent d’un mois à l’autre (on parle des éléments variables de paie). De plus, les règles de droit évoluent régulièrement, ce qui nécessite une veille juridique rigoureuse pour assurer la « conformité paie ».

2. Pour éviter des sanctions coûteuses à l’entreprise

En cas de mauvaise gestion, comme des erreurs de paie lors de l’émission des bulletins de salaire, l’entreprise encourt le risque d’être sanctionnée juridiquement et fiscalement.

Par exemple, un contrôle de l’Urssaf peut entraîner un redressement si les cotisations versées ne sont pas représentatives de la réalité.

De la même façon, un employé qui constate des irrégularités au niveau de sa fiche de paie pourra engager un litige devant le Conseil des prud’hommes pour obtenir un dédommagement.

Il est donc indispensable de réfléchir en interne à une gestion de la paie optimisée et à jour d’un point de vue légal.

⚠️ Attention  : la mensualisation de la rémunération est encadrée par le Code du travail. Le retard dans le paiement du salaire peut constituer un délit et entraîner des pénalités financières.

Comment gérer la paie des salariés ?

À ce stade des explications, la question que tous les employeurs se posent est bien évidemment : comment gérer la paie  ?

Il existe plusieurs solutions, en externe ou en interne, pour assurer le processus de paie.

1. L’externalisation de la gestion de la paie

La première option consiste à procéder à l’externalisation de la paie en déléguant les démarches à un expert-comptable.

Ce prestataire de paie est alors responsable des différentes actions liées à la paie et à sa comptabilité.

Il s’occupe, entre autres, de :

• calculer les charges sociales ;

• éditer les fiches de paie ;

• réaliser les déclarations annuelles ;  

• superviser l’arrivée d’un collaborateur d’un point de vue comptable ;

• assurer les départs de l’entreprise ;

• prévoir les modifications éventuelles de contrat, etc.

L’avantage ? L’expert-comptable s'occupe de la totalité de la procédure.

L’inconvénient ? Opter pour une gestion externalisée de la paie peut se révéler chronophage. Cela implique de prendre du temps pour communiquer les données indispensables à votre prestataire tout au long de l’année. En moyenne, ces échanges prennent entre 1 et 3 jours par mois, voire plus à l’approche de la date de génération des bulletins de paie.

💡 Bon à savoir  : Avant de signer une lettre de mission avec un expert-comptable, il peut être opportun de se renseigner sur le prix d’une fiche de paie chez un comptable. Si les conditions ne vous conviennent plus par la suite, vous pourrez toujours changer de prestataire de paie.

2. L’internalisation avec un gestionnaire de paie

L’internalisation de la paie consiste à recruter un professionnel en interne qui sera chargé de la gestion de paie au sein de l’entreprise.

En faisant confiance à un gestionnaire de paie en interne, vous aurez le contrôle sur l’ensemble du processus de paie (de la collecte des informations, à l’édition des fiches de paie jusqu’aux déclarations fiscales, etc.). 

Les missions d’un gestionnaire de paie s’étendent au-delà du simple versement du salaire et incluent, entre autres :

• les formalités d’embauche et de départ des salariés ;

• l’élaboration des tableaux de bord ;

• le suivi de la masse salariale ;

• l’établissement du bilan social ;

• l’élaboration du prévisionnel financier lié aux charges de personnel, etc.

Afin de vous assurer de la conformité des documents édités par votre responsable de la paie, deux solutions s’offrent à vous :

1. financer une formation en paie et déclarations sociales pour la personne responsable au sein de votre entreprise ;

2. ou engager un profil expérimenté, spécialiste de la gestion de paie.

3. L’internalisation grâce à un logiciel de gestion de paie

En interne, le logiciel de paie permet de remplacer un expert en gestion de la paie. 

Pour l’employeur, ce dispositif facilite l’automatisation de la paie avec :

• l’édition et la vérification des bulletins de paie ;

• la gestion des documents juridiques (comme les certificats de travail) ;

• la prise en charge des déclarations sociales (DSN, Urssaf) ;

• la gestion des éléments de rémunération (congés, notes de frais, etc.).

Un tel outil s’occupe de tous les calculs chronophages et de l’intégration des nouveautés juridiques en réalisant une veille pour assurer la « conformité paie ».

⚠️ Attention  : au-delà des fonctionnalités obligatoires du logiciel de paie, pensez également à sécuriser la conservation et la transmission de vos fiches de paie. Bien que non obligatoire, le coffre-fort numérique pour les bulletins de paie garantit la confidentialité des données de vos collaborateurs.

Un logiciel de paie en ligne offre une approche intégrée de la gestion du personnel et de la paie, permettant de centraliser toutes les informations RH dans un même outil.

Ce type d’outils digitaux favorise l’autonomie à tous les niveaux de l’entreprise : ne requérant aucune connaissance en paie, il s’adresse à différents profils, du CEO au chargé RH en passant par le DAF. 

D’un côté, les salariés apprécieront le fait de pouvoir saisir directement leurs demandes de congés. De l’autre, le dirigeant pourra générer des graphiques chaque mois lui permettant d’avoir une meilleure visibilité sur les coûts de sa société.

💡 Bon à savoir  : il existe des logiciels de paie gratuits, pensez à vous renseigner sur les fonctionnalités qu’ils proposent avant de leur confier la gestion de la paie de votre entreprise. Si vous optez pour une formule payante, informez-vous en amont sur le prix d’un logiciel de paie et sur les services inclus.

Comparatif : quelles sont les options de gestion de la paie dans une entreprise ?

Analysons les trois solutions principales :

1. Expert-comptable

✅ Avantages :

• expertise complète ;

• pas de formation nécessaire ;

• responsabilité externalisée.

❌ Inconvénients :

• coût moyen élevé (25-30 € par bulletin) ;

• délais de traitement variables ;

• dépendance externe.

2. Gestionnaire de paie interne

✅ Avantages :

• expertise dédiée ;

• réactivité maximale ;

• connaissance approfondie de l’entreprise.

❌ Inconvénients :

• coût fixe important ;

• nécessité d’assurer la continuité de service ;

• formation continue à prévoir.

3. Logiciel de paie

✅ Avantages :

• coût optimisé (abonnement par collaborateur et non par bulletin) ;

• autonomie totale ;

• mises à jour automatiques.

❌ Inconvénients :

• formation initiale nécessaire ;

• temps d’adaptation ;

• besoin potentiel d’une personne référente.

La gestion de la paie est une mission importante et le choix de l’outil de gestion de la paie doit être effectué avec soin. Quelle que soit la solution privilégiée, elle doit suivre une procédure rigoureuse et conforme à la législation pour éviter tout risque de contentieux.

💡 Notre conseil  : que vous décidiez de choisir un logiciel de paie, de recruter un gestionnaire ou de faire appel à un prestataire externe, l’essentiel est d’opter pour une solution évolutive qui pourra s’adapter à vos besoins et à la croissance de votre entreprise.