Pourquoi recourir à l’externalisation RH ?

Pour toute entreprise, petite ou grande, les ressources humaines regroupent de nombreuses missions qui exigent un savoir-faire pointu.

En pratique, un employeur peut choisir de traiter en interne la gestion des ressources humaines ou de la transférer à un prestataire extérieur : on parle alors d’externalisation RH.

Certaines activités des RH (comme le recrutement, la paie ou la gestion des carrières) peuvent ainsi être déléguées en intégralité ou en partie. Cette solution permet aux entreprises de gagner en flexibilité tout en s’assurant les compétences d’experts.  

Qu’est-ce que l’externalisation RH ?

Définition de l’externalisation RH

L’externalisation des ressources humaines consiste à faire appel à une entreprise (ou un prestataire) externe pour gérer une partie ou l'ensemble des fonctions RH d’une organisation. 

Selon la situation de l’entreprise, cette délégation peut être totale ou partielle et peut porter aussi bien sur des tâches opérationnelles que sur de l’accompagnement stratégique.

Formes d’externalisation de la fonction RH

Pour répondre aux différents besoins d’une entreprise, il existe plusieurs solutions pour externaliser les RH :

• la sous-traitance via une agence ou un cabinet spécialisé (expert-comptable en paie, de recrutement pour engager de nouveaux collaborateurs, etc.) à partir d’un périmètre bien défini ;

• le conseil RH en sollicitant un expert métier (consultant, freelance, chasseur de tête, etc.) pour bénéficier d’une expertise ciblée et pallier un manque de ressources en interne ;

• le temps partagé en recourant aux services d’un professionnel RH directement au sein de l’entreprise, en présentiel ou à distance, sans recruter en interne.

💡 Bon à savoir : il est possible d’externaliser ses RH pour des missions ponctuelles (par exemple pour une embauche rapide afin de pourvoir un poste vacant) ou sur la durée.

Quels sont les avantages de l’externalisation RH ?

Déléguer sa fonction RH plutôt que de l’internaliser peut représenter de nombreux avantages pour une structure.

Mieux réguler la charge de travail 

Au quotidien, ou lors de pics d’activité, l’externalisation RH peut se révéler une approche stratégique pour décharger ses propres équipes des tâches chronophages et répétitives (comme l’édition de bulletins de salaire ou la saisie des absences et des congés).

Elle permet généralement à un DRH de gagner en temps et en productivité pour se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

Respecter le cadre légal 

Faire appel à un prestataire externe aide généralement les entreprises à se mettre en conformité. En effet, elles peuvent compter sur leur expertise spécialisée pour se mettre à jour et ainsi respecter la législation en vigueur. 

En offrant leurs services, les intervenants externes proposent généralement l’accès à des outils manquants en interne (comme des logiciels RH, des tableaux automatisés ou des modèles de documents).

Réduire les coûts de fonctionnement et maîtriser son budget

Externaliser les RH sans embauche reste un moyen pour les employeurs de rester compétitif tout en réduisant leurs frais de fonctionnement. 

⚠️  Attention : pour que cette solution reste viable, il est essentiel de comparer précisément toutes les dépenses liées à un contrat de prestation (par exemple le coût d’un expert-comptable) par rapport à celui d’un salarié en CDI ou CDD. 

Quelles sont les fonctions RH externalisables ?

Certains aspects des RH sont plus adaptés à l'externalisation que d’autres. Le choix de déléguer une fonction RH plutôt qu’une autre dépend avant tout des ressources de l’entreprise et de ses priorités.

Voici des exemples de tâches RH à déléguer. 

Gestion de paie

L’externalisation de la paie représente l’une des opérations de délégation RH les plus courantes.

Un cabinet spécialisé peut prendre en charge les activités liées au traitement des salaires telles que :

• la plupart des opérations du processus de paie (calcul des salaires, vérification et édition des bulletins de paie, etc.) ;

• les déclarations sociales et la gestion du prélèvement à la source ainsi que la mise à jour des taux de cotisations ou les paramétrages annuels ;

• la mise en place des outils ou la migration technique en cas de déploiement d’un nouveau système de paie.

Gestion administrative de la vie salariale 

Un prestataire externe peut gérer l’ensemble des missions administratives relatives aux salariés, comme :

• la gestion des contrats de travail et des avenants ;

• la préparation des documents RH (attestations employeur, etc.) ;

• la gestion des entretiens professionnels, etc.

Recrutement et gestion des talents

De nombreuses entreprises font le choix de l’externalisation du recrutement en passant par un cabinet de recrutement ou une plateforme d’emploi (jobboard).

Le recours à ce type de service peut intervenir sur l’ensemble du parcours d’embauche ou sur l’une de ses étapes (rédaction et diffusion de l’offre, tri des CV et sélection des candidats, réalisation des entretiens, etc.).

💡  Bon à savoir : un prestataire spécialisé en recrutement dispose souvent de ressources avancées (réseaux, outils, visibilité) pour trouver les meilleurs profils, les recruter et gérer les talents.

Formation professionnelle

Un employeur peut confier la gestion de la formation et du développement des compétences de ses salariés à un spécialiste extérieur. 

Cet accompagnement débute souvent par un audit pour recenser les besoins puis établir les plans de formation adaptés. Le prestataire peut intervenir sur l’organisation des actions de formation, le suivi des parcours et l’évaluation des résultats.

Comment externaliser les RH sans faire appel à un prestataire externe ?

Lorsqu'une entreprise ne souhaite pas (ou ne peut pas) confier la gestion de ses ressources humaines à un intervenant externe, pour des raisons de confidentialité, de coût ou de contrôle, il existe une alternative intéressante.

L'automatisation RH : externaliser sans externaliser

Plutôt que de déléguer à un prestataire, de nombreuses entreprises choisissent d'automatiser leurs processus RH en interne grâce à des outils digitaux performants tels qu'un logiciel d'externalisation RH ou SIRH.

Cette approche hybride permet de :

• conserver le contrôle total sur vos données et vos processus ;

• gagner du temps sur les tâches répétitives (saisies, calculs, déclarations) ;

• réduire les erreurs grâce à l'automatisation ;

• accéder à des fonctionnalités expertes (mises à jour légales automatiques, conformité, etc.).

Il est ainsi possible “d’externaliser sans externaliser” en s’appuyant sur l’automatisation RH.

Les outils qui remplacent l'externalisation

1. Logiciel de paie automatisé

Permet de gérer l'intégralité du processus de paie en interne, de la collecte des variables à l'édition des bulletins et la DSN, sans passer par un prestataire externe.

2. SIRH (Système d'Information Ressources Humaines)

Centralise toutes les données RH : gestion des contrats, des absences, des congés, des entretiens, du temps de travail, etc.

3. Tableau de bord RH

Offre une vision en temps réel de vos indicateurs RH clés pour piloter votre stratégie RH en toute autonomie.

💡 Bon à savoir : cette solution convient particulièrement aux TPE/PME qui souhaitent maîtriser leur budget tout en bénéficiant d'outils experts, sans les inconvénients de l'externalisation (dépendance, perte de contrôle, confidentialité).

L'automatisation RH représente souvent le meilleur compromis entre externalisation totale et gestion 100% manuelle en interne.