Que doit vérifier un expert en fiche de paie ?

La gestion de la paie est un des piliers sur lequel s’appuient la durabilité et le développement d’une entreprise. Elle comprend notamment les questions sur les bulletins de salaire.

Il convient donc, pour l’employeur, de recourir à un expert en fiche de paie pour se conformer aux exigences légales et conventionnelles.

Qu’est-ce qu’un expert en fiche de paie ? À quelles vérifications doit-il procéder ? PayFit vous répond.

Qu’est-ce qu’un expert en fiche de paie ?

Un expert en fiche de paie est une personne spécialisée dans le domaine de l’édition des fiches de paie, qui dispose de solides connaissances et d’une expérience accrue. Voici différents types d’experts susceptibles de vous accompagner dans la gestion de votre paie.

Expert-comptable 

L’expert-comptable est considéré comme l’un des spécialistes de la fiche de paie et de la comptabilité. En plus de son expertise dans le calcul des cotisations patronales et salariales, il corrèle le tout avec ses connaissances en droit du travail. Son édition des fiches de salaires est fiable et vous permet d’éviter des sanctions financières. 

Il est possible de lui confier la vérification des fiches de paie que vous avez établies. Le recours à son cabinet fait partie du processus d’externalisation de la paie (délégation totale ou partielle de la gestion de la paie).

💡 Bon à savoir : le coût d’une fiche de paie chez un expert-comptable est entre 25 et 30 €.

Gestionnaire de paie

Un gestionnaire de paie est une personne qui dispose également de compétences et de connaissances éprouvées en matière de paie.

Il intervient directement en interne, dans l’entreprise. En cas de doute sur le taux de certaines cotisations sociales, il peut solliciter le service d’un juriste en droit du travail. Cet expert en fiche de paie éditera les bulletins de paie et les transmettra aux salariés.

Fournisseurs de logiciel de paie

Un logiciel de paie gratuit est un outil informatique qui permet de gérer les salaires de votre entreprise. Les fournisseurs de ces logiciels sont également des experts en fiche de paie. 

Leurs outils doivent répondre à des normes de droit du travail et de cybersécurité dans leur hébergement interne pour que leur conformité soit attestée. En effet, ils sont disponibles soit sur une application web, soit directement en ligne sur Internet.

💡 Bon à savoir  : les règles de conformité pour un logiciel de paie sont issues de la loi ou de la convention collective applicable dans l’entreprise. 

En utilisant un logiciel de paie plus avancé, vous pourrez, dès lors, obtenir les bulletins de paie de vos salariés de manière simplifiée. Vous y intégrez les données relatives à vos salariés : celles qui figurent sur chaque contrat de travail. Grâce à ces déclarations, l’outil calcule automatiquement les salaires de tous les collaborateurs sans erreur. Sa fiabilité repose sur les mises à jour des taux de cotisations et l’intégration de nombreuses conventions collectives.

Qu’il soit en mode gratuit ou payant, ce service numérique est disponible en plusieurs versions selon la taille de l’établissement. Vous retrouvez au choix :

• un logiciel de paie pour TPE (Toute Petite Entreprise) ;

• un logiciel de paie pour SASU (Société par Action Simplifiée Unipersonnelle) ;

• un logiciel de paie pour PME (Petite et Moyenne Entreprise) ;

• un logiciel de paie pour SAS (Société par Action Simplifiée)

À quelles vérifications doit procéder l’expert en fiche de paie ?

Les vérifications que doivent mener les gestionnaires de paie, les logiciels de pair et les experts-comptables sur un bulletin de paie sont essentielles. Leur mission consiste à vous mettre en règle avec vos salariés et l’administration fiscale. Leurs vérifications s’effectuent sur plusieurs niveaux.

Vérification des mentions sur la fiche de paie

Il est important que l’expert en fiche de paie vérifie toutes les données du document. En cas d’erreur, l’employeur peut être sanctionné d’une amende de 450 € par fiche de paie. Le versement de dommages et intérêts en cas de litige risque de compléter cette sanction.

➡️ Vérification des mentions obligatoires

Il faudra s’assurer de l’indication de l’ensemble des mentions obligatoires sur le bulletin de paie.

Identification de l’employeur et du salarié

Il est nécessaire que le bulletin de paie comporte les informations permettant d’identifier l’employeur et le salarié. Les informations relatives à l’employeur portent sur : sa dénomination, son adresse, SIREN, etc.

Celles portant sur le salarié sont notamment : son nom, son emploi, sa position hiérarchique, etc.

Mentions portant sur le salaire

Un expert en fiche paie doit être attentif aux mentions obligatoires concernant le salaire :

• la période et le nombre d’heures de travail effectuées par le salarié (heures supplémentaires, etc.) ;

• la composition de la rémunération brute (avantage en nature, salaire de base, etc.) ;

• la rémunération nette ;

• le paiement du salaire (date et modalités de paiement) ;

• les cotisations ;

• le prélèvement à la source (l’assiette, le taux, la somme versée en l’absence de prélèvement).

Autres mentions

Il existe d’autres informations devant figurer sur le bulletin de paie : le nom de la convention collective applicable et la date d’ancienneté.

➡️ Vérification de l’absence des mentions interdites 

Une fiche de paie ne peut pas contenir les informations sur l’exercice :

• du droit de grève par le salarié : concrètement, le bulletin de salaire ne doit pas mentionner “absence pour grève” ;

• des fonctions de représentant du personnel  : si le salarié est membre du CSE (comité social économique), cela ne doit pas figurer sur sa fiche.

Vérification de la forme du bulletin de paie 

L’expert devra élaborer et vérifier que le bulletin de paie réponde à l’obligation de simplification (lecture facile et claire).

Un bulletin de paie simplifié est donc requis.

💡 Bon à savoir : certains intitulés doivent également apparaître sur le document : allégement des cotisations, total versé par l’employeur et le taux de cotisations sociales. C’est l’un des points que doit vérifier l’expert-comptable sur un bulletin de paie.

Vérification des différents calculs

L’expert en fiche de paie doit être capable d’effectuer et de vérifier les calculs sur la fiche de paie :

• salaire brut (il est égal au montant total versé par l’employeur pour un salarié moins le total des cotisations patronales) ;

• salaire net (il est égal au salaire brut moins les cotisations salariales) ;

• congés payés ;

• calcul des cotisations sociales.

💡 Bon à savoir : en cas d’erreur, l’employeur peut faire l’objet d’un redressement notamment par l’Urssaf.

Vérification des informations légales et conventionnelles

Cette veille consiste à s’informer sur les règles régissant la paie. 

En effet, il se peut qu’il y ait des nouveautés ou des modifications qui sont apportées à la loi ou à la convention collective. L’expert en fiche de paie doit, ainsi, effectuer une veille légale et conventionnelle de manière permanente, pour la conformité des bulletins de paie.

Lorsque toutes ces données ont été vérifiées, l’employeur les centralise sur sa Déclaration Sociale Nominative (DSN) avant de les envoyer aux organismes suivants :

• France Travail ;

• Urssaf ;

• Centre des impôts ;

• Caisses de Retraite des Régimes spéciaux, et bien d’autres encore.