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Chaque année, en tant qu’employeur, vous pouvez être amené à organiser l’entretien annuel d’évaluation de vos salariés.
Ces entretiens permettent d’apprécier l’aptitude professionnelle des collaborateurs et de faire le point sur leur évolution de carrière. En principe, ils ne sont pas obligatoires. Cependant, leur mise en place est soumise au respect de nombreuses conditions.
En quoi consiste un entretien annuel d’évaluation ? Comment bien le préparer ? Quel déroulement suit-il ? On vous répond.
L'entretien annuel d’évaluation, également appelé entretien annuel, se caractérise par un échange entre l’employeur et le salarié afin d’effectuer le bilan du travail accompli sur l’année écoulée.
Ce rendez-vous a pour but :
d’évaluer les compétences du salarié ;
et de définir les objectifs professionnels de l’année à venir.
Le Code du travail ne prévoit pas la mise en place de l’entretien annuel d’évaluation. Cependant, une convention collective ou un accord collectif peut le rendre obligatoire. L’employeur est alors tenu de respecter les conditions d’évaluation prévues.
Il est important que l’entretien annuel d’évaluation soit préparé, aussi bien de la part d’un collaborateur que de son responsable hiérarchique.
Dans un premier temps, il convient d’informer individuellement chaque salarié de la tenue d’une campagne d’entretien annuel par l’envoi d’une convocation. Dans ce courrier, il est nécessaire de préciser les méthodes et techniques d’évaluation professionnelle mises en œuvre dans l’entreprise.
Il est aussi conseillé de communiquer au collaborateur les différents points qui seront abordés lors de l’entretien afin que celui-ci puisse s’y préparer.
💡 Bon à savoir : l’information peut être transmise par recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre.
⚠️ Attention : aucune donnée à caractère personnel ne pourra être collectée et utilisée au cours de l’entretien annuel sans que le salarié ne soit prévenu au préalable.
Dans un second temps, il faudra concevoir le contenu même de l’entretien. Avant la date du rendez-vous, il est pertinent de lister les questions à poser au salarié en lien avec ses compétences, sa formation ou encore sa carrière.
Pour la bonne conduite de l’échange, il est aussi conseillé d’établir une grille d’évaluation pour l’entretien annuel.
⚠️ Attention : tout résultat émanant des documents d’évaluation doit demeurer strictement confidentiel.
Il existe des ressources en ligne pour vous aider à préparer ce type d’entretien. On vous propose gratuitement une trame d’entretien annuel d’évaluation. Elle reste un exemple et doit donc être adaptée à la situation et aux besoins de votre entreprise.
Boîte à outils des entretiens d'évaluation
Pour que les entretiens annuels d’évaluation soient réellement constructifs, l’employeur (ou manager) doit savoir les conduire avec méthode.
Cette entrevue n’a pas pour seul but d’évaluer un salarié : elle permet également d’obtenir un retour du personnel sur l’organisation et les pratiques des différents services d’une entreprise.
Bien accueillir son salarié lors de l’entretien annuel est primordial pour instaurer un climat de confiance et assurer le bon déroulement de tout l’entretien. Commencez par lui présenter le déroulé avec les différents sujets abordés afin qu’il sache à quoi s’attendre.
Les entretiens annuels d’évaluation peuvent être une source de stress pour les collaborateurs. Par conséquent, pour que l’échange soit réussi, adoptez une attitude positive et ouverte, laissez parler votre interlocuteur et écoutez-le attentivement.
💡 Bon à savoir : pour plus de fluidité, il est conseillé de veiller à ne pas être dérangé pendant l’entretien. Vous pouvez prévenir vos collègues et désactiver les notifications de votre téléphone. Privilégiez les salles fermées pour une meilleure confidentialité.
L’entretien vise à dresser le bilan de l’année écoulée.
Pour cela, le responsable peut :
revenir sur les objectifs fixés ;
lister les points forts et les réussites ;
identifier les axes d’amélioration du salarié, etc.
Durant cette phase, la grille d’évaluation a toute son importance car elle recense les compétences techniques et comportementales du salarié. Elle permet ainsi d’évaluer le salarié dans son poste, mais aussi plus globalement dans son attitude avec son équipe, le service ou l’entreprise en elle-même.
💡 Bon à savoir : à ce stade, il est aussi possible de s’appuyer sur une cartographie des compétences.
Cette étape d’analyse est un moment d’échange sur le ressenti du salarié sur son intégration et son environnement de travail. Vous pouvez recueillir son feedback sur les méthodes de management ou sur de potentielles améliorations de méthodes de management, etc.
Cette troisième phase permet de :
fixer de nouveaux objectifs pour l’année à venir ;
et mettre en place des axes d’amélioration pour accompagner le collaborateur dans la réalisation de ses objectifs et le développement de ses compétences.
Sur ce dernier point, imposer au salarié une méthode précise (comme une formation, des entretiens réguliers) peut se révéler contre-productif. Il est préférable de le laisser s’exprimer sur le sujet, de recueillir ses besoins, de trouver des solutions conjointement ou de lui faire des propositions ou des suggestions.
L'entretien annuel d’évaluation peut être finalisé par la rédaction d’un compte rendu de tout ce qui a été dit lors de l’entretien : points positifs, axes d’amélioration, nouveaux objectifs, etc.
Le compte rendu est alors daté et généralement signé par les deux parties, même si le salarié a le droit de ne pas le signer.
Vous souhaitez effectuer un entretien annuel d’évaluation ? Notre modèle d’entretien annuel d’évaluation vous guide dans cette organisation. Il peut être adapté aux besoins de votre entreprise.
Boîte à outils des entretiens d'évaluation
Le Code du travail ne prévoit pas de disposition l’imposant automatiquement à tout salarié. Toutefois, s’il est rendu obligatoire par une convention collective ou un accord d’entreprise, l’employeur doit le mettre en œuvre pour l’ensemble des collaborateurs concernés. Dans ce cas, il pourra prendre la forme d’un simple entretien individuel ou bien d’un système de notation des salariés.
Non, si l’employeur a instauré un dispositif d’évaluation, le personnel doit s’y soumettre. Seule la signature du compte rendu n’est pas obligatoire.
Pour bien organiser un entretien annuel, certains employeurs sont équipés de modèles et de trames gratuites à télécharger. Ces outils permettent de structurer l’échange en listant les éléments essentiels, tout en respectant les obligations légales liées à l’évaluation des salariés.
Les conséquences peuvent varier en fonction des résultats du bilan. S’il est positif, le collaborateur peut bénéficier d’améliorations de sa situation professionnelle (augmentation de rémunération, poste plus qualifié, etc.). À l’inverse, si l’évaluation révèle des axes de progression, l’employeur peut proposer un accompagnement adapté, comme une formation ou un suivi plus régulier.
L’entretien annuel d’évaluation se concentre sur la performance du collaborateur sur l’année écoulée et l’atteinte de ses objectifs. L'entretien professionnel vise à accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle.
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