Comment faire passer un entretien individuel ?

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Inès Lazaar

Juriste Rédacteur en Droit social

Mise à jour le 15.09.2022

L’évolution de carrière dans une entreprise est importante pour chaque salarié. En tant qu’employeur, vous avez pour obligation de veiller à l’évolution professionnelle de vos salariés. 

L’entretien individuel permet d’évaluer les compétences nouvellement acquises par le salarié mais également d’évaluer l’atteinte ou non des objectifs

Qu’est-ce que l’entretien individuel ? Est-ce que l’entretien individuel est obligatoire ? Comment préparer l’entretien individuel ? Comment mener un entretien individuel ? PayFit vous répond.

Sommaire

Qu’est-ce que l’entretien individuel ? 

L’entretien individuel est annuel et se déroule entre un manager et un salarié. Il fait parti des différentes campagnes d'entretiens annuels. Il a pour principal objectif d’analyser les aptitudes professionnelles du salarié. 

L’employeur pourra apprécier les compétences développées tout au long de l’année par le salarié mais aussi la réalisation des objectifs qui lui ont été fixés. 

Attention : l’entretien individuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui permet d’accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle. 

Est-ce que l’entretien individuel est obligatoire ? 

L’entretien individuel n’est pas obligatoire puisque le Code du travail ne prévoit pas sa mise en place. Cependant, une convention collective ou un accord collectif peut rendre l’entretien individuel obligatoire

Par conséquent, il est très important de se référer à sa convention collective pour déterminer si l’entretien est obligatoire. 

La CCN du notariat prévoit l’obligation d’organiser un entretien individuel, par exemple. 

Comment préparer l’entretien individuel ? 

Pour réussir l’entretien individuel, il est primordial de le préparer avant sa tenue. 

Informer les salariés

Il faut informer individuellement chaque salarié de la tenue d’un entretien par le biais d’une convocation à l’entretien individuel. Cela peut se faire par tous moyens soit par courrier recommandé avec accusé de réception soit par courrier remis en main propre ou bien par mail. 

Il est également recommandé d’informer le salarié des différents points qui seront abordés au cours de l’entretien et lui recommander de préparer également l’entretien. 

Préparer une trame de l’entretien

Il faut également préparer le contenu même de l’entretien. Il peut être intéressant d’étudier à nouveau le dossier personnel de votre salarié pour cibler les problématiques. 

Une liste de questions à poser au salarié peut être préparée à l’avance en lien avec ses compétences, sa carrière ou encore son environnement de travail. 

Il est recommandé d’établir une fiche d’entretien individuel pour constituer votre support tout au long de l’entretien. 

PayFit vous propose gratuitement une trame d’entretien individuel dans sa boîte à outils. Elle reste un exemple et doit donc être adaptée à la situation et aux besoins de votre entreprise. 

Comment mener un entretien individuel ?

Pour mener à bien l’entretien individuel, il est important de respecter une certaine conduite pendant l’entretien. 

Bien accueillir le salarié est primordial pour instaurer un climat de confiance et permettre que l’entretien soit constructif. Les entretiens sont toujours une source de stress pour les salariés, par conséquent, il est important de le mettre à l’aise dès le début. Adoptez une attitude positive, laissez le salarié parler et écoutez-le attentivement. L’entretien est un échange et non un monologue. 

Aidez vous de la liste de questions que vous avez préparé en amont afin de n’oublier aucun point particulier. Il est important de faire le bilan de l’année écoulée, reprendre les objectifs qui avaient été fixés, lister les points forts et définir à nouveau les axes d’amélioration du salarié. 

Il est important de ne porter aucun jugement sur le salarié. L’entretien individuel n’a pas pour but d’accabler le salarié mais de l’aider à développer ses compétences. N’hésitez pas à reconnaître et valoriser le travail du salarié, cela permettra de le garder motivé et engagé dans ses missions. 

A la fin de l’entretien, il est possible de rédiger un compte-rendu de tout ce qui a été dit afin de garder une trace pour le prochain entretien. Le compte-rendu est daté et généralement signé par le salarié et l’employeur même si le salarié n’a aucune obligation de le signer.

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