Quelles sont les étapes pour réaliser un entretien annuel ?

Parmi les dispositifs facilitant l’ évolution de carrière , l’ entretien annuel est un moment d’échange privilégié en entreprise. 

Aussi appelé entretien annuel d’évaluation, il permet pour un salarié de faire le point avec son supérieur sur ses performances lors des missions réalisées sur l’année écoulée, ainsi que sur l’atteinte ou non de ses objectifs. 

Comment bien mener un entretien annuel  ? Existe-t-il un modèle pour définir les différents paliers d’évaluation ? PayFit vous guide étape par étape.

Étape 1 : déterminer les objectifs d’évaluation communs

Avant de se lancer dans l’entretien à proprement parler, il semble important de définir, en amont, les objectifs évalués qui seront communs à tous les salariés.

Ils peuvent porter sur :

• la culture d’entreprise (accueil des nouveaux collaborateurs, implication quotidienne, etc.) ;

• la rigueur (sens du détail, organisation, respect des deadlines, etc.) ;

• le professionnalisme (éthique, attitude avec ses collègues, humilité, etc.) ;

• la persévérance (capacité à apprendre de ses erreurs et à revenir en arrière, etc.) ;

• la prise d’initiative (autonomie, motivation, leadership), etc.

Certains de ces points de vigilance se concentrent directement sur le comportement du salarié et les valeurs attendues au travail. De tels critères d’évaluation visent à impliquer le personnel dans la vie quotidienne de son entreprise.

💡 Bon à savoir  : sauf s’il est imposé par une convention collective, l’entretien annuel n’est pas obligatoire dans le secteur privé. Si l’employeur décide de mener une campagne d’entretiens annuels , celle-ci doit s’appliquer à tous les salariés.

Étape 2 : fixer les objectifs d’évaluation spécifiques au métier du salarié

Ensuite, il convient d’identifier quels seront les critères évalués liés au métier de chaque collaborateur. 

Ceux-ci varient en fonction de la fiche de poste. Par exemple, pour une personne travaillant au service en marketing, les critères retenus peuvent être :

• la performance (capacité à remplir et à exceller dans les missions attribuées, etc.) ;

• l’ exigence (envers soi-même et envers les autres, etc.) ;

• la créativité (savoir faire preuve de créativité au quotidien) ;

• le leadership (savoir mener une équipe à la réussite sur un projet) ;

• l’ analyse (pouvoir analyser avec des outils fiables ses projets) ;

• la motivation (être à l’écoute des conseils, avoir toujours envie d’être meilleur) ;

• les process et outils (capacité à détecter et à utiliser le bon outil pour le bon process), etc.

Ces paramètres d’évaluation doivent être identifiés par le manager au préalable afin d’être présentés au salarié durant l’entretien. Afin de ne rien oublier lors de l’entrevue, l’utilisation d’un modèle d’entretien annuel permet aux employeurs de suivre une trame logique, complète et personnalisable.

Étape 3 : définir les quatre niveaux d’évaluation

Limiter la sélection à quatre niveaux d’évaluation permet de trancher les décisions d’un responsable en chassant la neutralité. 

Les quatre paliers sont les suivants :

• insuffisant/à améliorer en priorité (si le résultat n’est pas atteint et qu’une évolution sur ce point est attendue en priorité l’année prochaine) ;

• à améliorer (la mission est en partie remplie, mais il reste encore des points à améliorer ou à réaliser pour qu’elle soit totalement réussie) ;

• objectif atteint (la mission est remplie et réussie) ;

• objectif brillamment dépassé (la mission est totalement remplie et le salarié est même allé au-delà des attentes en effectuant des optimisations qui n’étaient pas incluses dans sa mission initiale).

Cette échelle est destinée à aider le salarié à mieux comprendre ses performances. Chaque aspect évalué peut être accompagné d’un commentaire pour préciser les améliorations à apporter ou les tâches brillamment achevées. Ces critères peuvent être établis à partir d’un modèle d’entretien clé en main afin d’accélérer la vérification.

⚠️ Attention  : le choix des appellations de chaque niveau doit être compréhensible et clair pour faciliter la progression du collaborateur.

Étape 4 : préparer l’entretien annuel avec les entrevues mensuelles

Avant l’entretien annuel, le salarié peut réaliser une auto-évaluation lors de concertations mensuelles. Cet exercice lui permet de prendre du recul sur son travail accompli et d’identifier ses axes d’amélioration. Il peut aussi réfléchir aux remarques à présenter lors de la discussion avec son supérieur.

Pendant l’entretien, le manager et le salarié reviennent ensemble sur :

• les objectifs quantitatifs fixés (personnels, collectifs) et les résultats obtenus ;

• les critères évalués sur le métier et ceux rattachés aux compétences personnelles point par point ;

• les pistes de progression qui découlent de chaque point évoqué précédemment ;

• des commentaires sur un sujet souhaité. 

Cet échange est une réelle occasion pour le salarié de faire part de ses retours à son responsable. 

Étape 5 : débuter l’entretien annuel par la synthèse annuelle des compétences

Une fois la date, le lieu et l’horaire fixés, place à l’entretien annuel : dans son déroulement, celui-ci débute par une première phase de synthèse . Cette étape reprend chaque compétence évaluée mensuellement, qu’elle soit liée au métier ou personnelle.

Sur le graphique ci-contre, conçu à l’aide du logiciel de suivi PayFit, il est extrêmement facile d’obtenir un aperçu global des objectifs atteints ou non par le salarié au cours de l’année. Cette cartographie met aussi en évidence les points sur lesquels le collaborateur devra redoubler d’efforts pour l’année à venir.

Pour réaliser cette synthèse, un barème est attribué à chaque niveau avec le code suivant :

• insuffisant, à améliorer en priorité : 0

• à améliorer : 1

• objectif atteint : 2

• objectif brillamment dépassé : 3

La somme des points de chaque mois est ensuite calculée, et permet, mois par mois, de suivre l’évolution du salarié sur chaque critère.

Étape 6 : poursuivre l’entretien annuel avec le feedback du salarié

La seconde partie de l’entretien annuel permet de recueillir le ressenti global du salarié , du manager , et éventuellement de l’employeur , sur la totalité de l’année, à deux niveaux :

• les relations en interne avec les différentes équipes (au sein de la sienne, avec celle des autres services, ou situées à l’étranger, etc.) ;

• l’ évolution de carrière du salarié en interne : par rapport à son métier, à l’entreprise, ses potentiels nouveaux avantages, etc.

Ces critères sont évidemment modulables selon le choix de l'évaluateur.

💡 Bon à savoir  : dans une démarche d’autoévaluation, le salarié peut compléter lui-même chaque champ avant de rencontrer son responsable.

Compte tenu de l’importance de ce type d’entretien, il est primordial d’établir un process clair et de veiller à la régularité de sa réalisation afin qu’il soit le plus efficace possible. Utiliser un modèle d’entretien personnalisable est une bonne pratique afin de veiller à la productivité du processus.

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