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Tout employeur du secteur privé est tenu de déclarer de manière immédiate, aux organismes sociaux, la survenance de certains événements liés à la vie professionnelle de ses salariés, dans le cadre de la relation de travail.
Dans ce cadre, la DSN (déclaration sociale nominative) événementielle simplifie ces démarches et assure une prise en charge rapide des droits sociaux des individus concernés. Par exemple, si un travailleur est absent pour arrêt maladie, l’employeur transmet un signalement via la DSN événementielle, afin que la CPAM déclenche rapidement le calcul de ses droits.
Dans cet article, PayFit détaille le fonctionnement de la DSN événementielle et vous dévoile les bonnes pratiques à adopter pour éviter les erreurs.
La DSN événementielle a pour intérêt de permettre à l’employeur de signaler rapidement à l’administration tout événement ponctuel ayant un impact sur le contrat ou la situation d’un salarié et donc sur la gestion de la paie.
Contrairement à la DSN mensuelle, qui centralise les données de paie, elle se déclenche ponctuellement, à chaque événement précis. Les deux déclarations sociales peuvent être automatisées grâce à un outil de paie.
On distingue trois principaux signalements :
l’arrêt de travail pour maladie normale ou professionnelle, congé maternité ou paternité, accident du travail ou de trajet ;
une reprise anticipée, lorsque le salarié reprend son activité avant la date initialement prévue de fin d’arrêt de travail ;
la fin du contrat de travail, quel qu’en soit le motif (rupture conventionnelle, démission, licenciement, fin de CDD, etc.).
👉 À noter : la prolongation d’un arrêt de travail ne nécessite pas de nouveau signalement. Il suffit de reporter la date de fin modificatrice dans la DSN mensuelle suivante.
Guide de la gestion de la paie
Pour générer une DSN événementielle, la première méthode consiste à renseigner manuellement les informations requises sur le portail net-entreprises.fr. Cette option reste possible, notamment pour les petites structures, mais elle demande une saisie rigoureuse et le respect du format exigé.
Afin d’éviter toute erreur, de nombreux employeurs utilisent un logiciel de paie compatible DSN, capable de traduire les données de l’individu, de l’emploi et de l’activité en format conforme à la norme. Ainsi, la DSN est générée automatiquement et le signalement transmis via le portail des entreprises en quelques clics.
De manière générale, il faut :
identifier l’événement à signaler (arrêt, reprise, fin de contrat) ;
saisir les informations obligatoires : date de l’événement, motifs, nature de l’activité, etc. ;
générer le fichier de signalement depuis le logiciel, ou via une interface API vers Net-Entreprises ;
vérifier les retours (accusé de réception, messages d’erreur) et, le cas échéant, corriger et renvoyer.
Bien que la procédure soit très simple, il est important de distinguer les exigences administratives propres à chaque événement.
La DSN événementielle doit être réalisée dès que l’arrêt est connu, sauf subrogation. L’employeur doit mentionner : le ou les motifs de l’arrêt, la date de début et la date prévisionnelle de reprise.
⚠️ Attention : l’entreprise doit avoir transmis au moins 3 mois de DSN mensuelle conformes pour maladie/maternité/paternité ou 12 mois pour accident du travail ou maladie professionnelle. Autrement dit, une entreprise nouvellement inscrite à la DSN ou n’ayant pas encore transmis 12 DSN mensuelles valides ne pourra pas utiliser la fonction événementielle. Elle devra continuer à effectuer ses signalements via les procédures classiques.
En cas de subrogation de l’employeur (versement des indemnités journalières directement à ce dernier en échange qu’il maintienne le salaire), la déclaration peut être différée jusqu’à la DSN du mois concerné. Néanmoins, il est préférable de l’envoyer dans les 5 jours pour éviter les retards de versement.
L’employeur signale la date de retour anticipé et la raison, ce qui permet à la CPAM d’interrompre le versement des indemnités journalières.
👉 À noter : cet envoi se fait uniquement si la reprise intervient avant la date prévue sur l’arrêt initial.
Une DSN événementielle doit systématiquement être envoyée lors de la fin du contrat. L’employeur doit mentionner : la date de rupture, le motif et les éventuelles indemnités versées.
⚠️ Attention : pour pouvoir utiliser la DSN événementielle, l’entreprise doit avoir au minimum 12 mois d’historique de DSN mensuelles conformes.
La DSN événementielle doit être transmise dans les 5 jours ouvrés suivant la connaissance de l’événement, en règle générale. Une fin de contrat est à signaler au plus tard le lendemain du dernier jour travaillé lorsqu’il sert à établir l’attestation France Travail.
Si ce délai n’est pas respecté, la déclaration doit être faite au plus tard en même temps que la DSN régulière du mois concerné.
⚠️ Attention : les informations envoyées doivent correspondre exactement à celles figurant sur la fiche de paie, sous peine de retarder les paiements sociaux et les droits du salarié.
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Guide de la gestion de la paie
Oui, la DSN événementielle est obligatoire pour tout employeur du secteur privé dès lors qu’un événement impacte la vie du salarié (arrêt de travail, reprise anticipée, fin de contrat). Elle permet aux organismes sociaux de calculer rapidement les prestations dues, ce qui en fait un critère dans le choix d'un outil de paie.
L’employeur peut utiliser la DSN événementielle après avoir transmis au moins 3 mois de DSN mensuelles conformes (pour maladie, maternité, paternité) ou 12 mois pour un accident du travail ou maladie professionnelle. En ce sens, il est possible de paramétrer son système de paie en fonction des normes administratives.
L’employeur ne pourra pas utiliser la DSN événementielle et devra recourir aux formalités antérieures (par exemple attestation de salaire) pour les organismes concernés.
Oui, il est possible de modifier la déclaration en cliquant sur l’option “annuler et remplacer” pour corriger une erreur d’un signalement déjà envoyé.
La transmission peut s’opérer de deux façons :
dépôt manuel du fichier généré par le logiciel via le portail Net-Entreprises (ou portail équivalent selon régime) ;
via une interface API intégrée à l’outil de paie gratuit ou payant, sans passer par l’interface du portail.
👉 À noter : après dépôt, il est impératif de suivre les retours (accusés, erreurs) pour procéder à la régularisation de la situation rapidement en cas de rejet.
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