Pourquoi et comment transmettre une attestation de salaire ?

Lorsqu’un salarié est contraint d'interrompre son activité professionnelle (maladie, accident du travail, congé maternité ou paternité), l’employeur doit accomplir une démarche administrative cruciale : la transmission de l’attestation de salaire.

Ce document est le point de départ indispensable pour que l’Assurance Maladie puisse calculer et verser les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Un retard ou des erreurs de saisie peuvent bloquer l'indemnisation du collaborateur et fragiliser le climat social de l'entreprise.

Aujourd’hui, bien que cette procédure soit largement automatisée grâce à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), elle reste une obligation légale stricte pour l’employeur.

Qu’est-ce que l’attestation de salaire ?

L’attestation de salaire est un document officiel obligatoire établi par l’employeur dès qu’un salarié suspend son contrat de travail pour des raisons de santé ou de parentalité.

Définition de l’attestation de salaire

Le document est transmis directement à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) du salarié. Sans cette déclaration, l’organisme n’a aucun moyen de vérifier les droits du salarié ni de déterminer le montant exact des indemnités qui lui sont dues.

Ce document remplit plusieurs fonctions :

• vérifier les droits du salarié aux indemnités journalières ;

• calculer le montant des IJSS à partir des rémunérations déclarées ;

• permettre la mise en place de la subrogation, lorsque l'employeur maintient tout ou partie du salaire pendant l'arrêt ;

• assurer la continuité de l'indemnisation du salarié.

💡 Bon à savoir : l'exactitude des informations transmises (date du dernier jour travaillé, salaires de référence) est fondamentale. Une simple coquille administrative peut suspendre le traitement du dossier pendant plusieurs semaines.

Contenu de l’attestation de salaire

Pour permettre un calcul juste, l'attestation centralise un ensemble de données RH et financières :

• l'identité du salarié : nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, poste occupé ;

• les informations relatives à l'entreprise : raison sociale, numéro SIRET, coordonnées ;

• le contexte de l'absence : motif exact de l'arrêt de travail et date du début de l'absence ;

• les éléments de paie : la date du dernier jour effectivement travaillé, le montant des salaires bruts soumis à cotisations sur la période de référence (généralement les 3 ou 12 derniers mois), et les éventuelles périodes d'absence non payées ;

• la subrogation : les dates de début et de fin de la subrogation ainsi que les coordonnées bancaires de l'entreprise (IBAN) si l'employeur maintient le salaire.

💡 Bon à savoir : le salaire pendant l'arrêt maladie peut être maintenu en partie par l'employeur en complément des IJSS, selon les dispositions de la convention collective applicable ou les accords d'entreprise.

Dans quels cas l’établissement de l’attestation de salaire est-il obligatoire ? 

En pratique, voici les différentes situations dans lesquelles il est obligatoire de l’établir :

• l’attestation de salaire pour arrêt maladie permet à la CPAM de calculer l’indemnisation de l’arrêt, soit le montant des IJ qui seront versées au collaborateur ;

• l’attestation de salaire pour accident du travail permet d’assurer au collaborateur une indemnisation de l’accident de travail, une fois le CERFA transmis par le service RH ; 

• l’attestation de salaire pour maternité, la paternité, l’accueil de l’enfant ou l’adoption. L’entreprise est tenue de la transmettre à la CPAM lorsque commence le congé d’adoption, le congé maternité ou paternité. Cela est également valable pour les femmes enceintes travaillant de nuit ou exposées à un risque particulier ; 

• la reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.

💡Bon à savoir : en cas de prolongation de l’arrêt de travail, vous n’êtes pas tenu d’établir une nouvelle attestation, à condition que la durée totale de l’arrêt n’excède pas 6 mois, qu’il soit continu et que le motif soit le même. 

De son côté, le collaborateur doit également s’affranchir des obligations du salarié, et transmettre son avis d'arrêt de travail dans les 48 heures.

Comment compléter et transmettre l’attestation de salaire ?  

Les modalités d'envoi ont profondément évolué ces dernières années afin de simplifier le quotidien des gestionnaires RH. Si plusieurs canaux coexistent encore, les flux automatisés sont aujourd'hui devenus la norme absolue pour un traitement rapide.

La DSN événementielle

Aujourd'hui, la plupart des entreprises n'ont plus à remplir manuellement de formulaires. La transmission s’effectue via la DSN événementielle, dans un délai de 5 jours suivant la connaissance de l'arrêt de travail.

Dès que vous saisissez l’arrêt de travail dans votre logiciel de paie ou votre SIRH, l’outil génère automatiquement un "signalement d’événement". Ce signalement transmet de manière sécurisée et instantanée toutes les informations de salaire nécessaires à la CPAM.

En automatisant ce flux, vous supprimez le risque d'erreurs de saisie manuelle, vous garantissez le respect des délais légaux et vous accélérez le versement des IJ (un point crucial pour la satisfaction de vos salariés).

Les modes de transmission alternatifs

Si votre entreprise n'est pas encore en mesure d'émettre des DSN événementielles ou pour certains statuts particuliers, deux autres voies restent possibles. Première solution, la saisie en ligne sur Net-Entreprises : vous remplissez un formulaire dématérialisé directement sur le portail dédié aux entreprises.

Vous pouvez également opter pour l’envoi postal (CERFA), auquel cas vous complétez manuellement le formulaire papier officiel correspondant à la situation et l'envoyez à la CPAM de rattachement du salarié :

• l’attestation de salaire pour les maladies, maternités, adoptions ou pour femmes enceintes dispensées de travailler (CERFA n°11135*04), également appelée S3201 ;

• l’attestation de salaire pour les accidents de travail ou maladies professionnelles (CERFA n°11137*03 ) ;

• l’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail se prolongeant au-delà de 6 mois (CERFA n°11136*05 ).

💡 Bon à savoir : si aucun délai n’est imposé pour les transmissions hors DSN, une remise tardive peut avoir des conséquences importantes pour votre collaborateur. En effet, tout retard diffère le versement des indemnités journalières.

Comment remplir l’attestation de salaire ? 

Remplir l'attestation de salaire ne se limite pas à choisir le bon formulaire CERFA. Chaque champ doit être renseigné avec précision, car une erreur peut retarder tout le processus d'indemnisation.

Concrètement, voici les points de vigilance à respecter :

• la date du dernier jour de travail effectif, à ne pas confondre avec la date de début de l'arrêt ;

• le salaire de référence sur la période demandée, généralement les 3 ou 12 derniers mois selon la nature de l'absence ;

• les périodes d'absence antérieures non rémunérées, qui influencent le calcul du salaire journalier de base ;

• le cas échéant, les informations liées à la subrogation en cas de maintien de salaire : dates de début et de fin, ainsi que l'IBAN de l'entreprise.

Avant tout envoi, un contrôle croisé entre les données issues du logiciel de paie et le contrat de travail du salarié permet d'éviter la grande majorité des erreurs de saisie évoquées plus haut.

Comment corriger ou modifier une attestation de salaire ?

Si vous vous apercevez qu'une erreur s'est glissée dans une attestation déjà envoyée, il convient de réagir rapidement pour éviter un calcul erroné des IJ. Vous devez alors transmettre une attestation rectificative.

• via la DSN : il vous suffit d'émettre un nouveau signalement d'événement "Annule et remplace" depuis votre logiciel de paie ;

• via le formulaire papier : vous devez cocher la case “Attestation rectificative” située en haut à droite du document, renseigner obligatoirement les blocs "Employeur" et "Assuré", puis corriger uniquement les variables erronées avant de dater et signer.

Quelles sont les erreurs fréquentes et l’incidence pour l’entreprise ?

Remplir une attestation requiert une certaine vigilance. Voici un récapitulatif des erreurs les plus courantes commises par les employeurs et de leurs conséquences directes :

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