Pourquoi et comment transmettre une attestation de salaire ?

En cas d’arrêt de travail du salarié, plusieurs démarches s’imposent à l’employeur. Ce dernier doit notamment transmettre une attestation de salaire à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) auquel est rattaché le salarié. 

Qu’est-ce que l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières ? Où envoyer l’attestation de salaire ? Comment remplir l’attestation de salaire ? Peut-on transmettre l’attestation de salaire en ligne ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que l’attestation de salaire ? 

L’attestation de salaire est un document que l’employeur doit transmettre à la Sécurité sociale en cas d’arrêt de travail du salarié. 

Elle permet de calculer le montant des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) à verser au salarié au titre de son arrêt de travail. En effet, c’est grâce aux informations que l’employeur indique dans l’attestation de salaire que la CPAM peut déterminer si le salarié a droit aux IJSS et à quelle hauteur. 

Ainsi, l’employeur doit obligatoirement transmettre l’attestation de salaire pour permettre le paiement des indemnités journalières de la Sécurité sociale au salarié. 

En pratique, voici les différents cas dans lesquels il est obligatoire d’établir une attestation de salaire :

• l’attestation de salaire pour arrêt maladie : en cas d’arrêt de travail pour maladie, l’employeur est tenu de remplir une attestation de salaire. Cette attestation permet à la CPAM de calculer l’indemnisation de l’arrêt maladie, soit le montant des indemnités journalières de Sécurité sociale qui seront versées au salarié pendant l’arrêt maladie ;

• l’attestation de salaire pour accident du travail : en cas d’arrêt de travail causé par un accident de trajet, un accident de travail ou une maladie professionnelle, l’employeur est tenu de remplir une attestation de salaire. Celle-ci permet d’assurer au salarié une indemnisation de l’accident de travail, une fois le Cerfa d’accident de travail transmis par l’employeur ; 

• l’attestation de salaire pour maternité, la paternité, l’accueil de l’enfant ou l’adoption : l’employeur est tenu de transmettre à la CPAM une attestation de salaire lorsque commence le congé d’adoption, le congé maternité ou paternité. Il doit également transmettre une attestation de salaire pour les femmes enceintes travaillant de nuit ou exposées à un risque particulier ; 

• la reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.

💡Bon à savoir : la transmission de l’attestation de salaire à la CPAM par l’employeur est complémentaire aux obligations du salarié en arrêt maladie, qui doit de son côté transmettre son avis d'arrêt de travail dans les 48 heures. L’attestation prévaut pour un arrêt maladie au cours d’un CDD, ainsi que pour les autres types de contrat (CDD, apprentissage…), mais aussi en cas d’arrêt maladie pendant la grossesse.

Que contient l’attestation de salaire ? 

L’attestation de salaire contient plusieurs informations relatives à l’entreprise, au salarié et à la situation de ce dernier.

Voici les principales informations que vous retrouverez dans une attestation de salaire : 

• l’identité du salarié : nom, prénom, numéro de Sécurité sociale, adresse, emploi ;

• l’identification de l’entreprise : dénomination sociale, adresse, numéro de SIRET, adresse, téléphone ;

• la situation du salarié à la date de l’arrêt de travail ; 

• les informations relatives à la rémunération du salarié ;

• les heures travaillées ;

• la date du dernier jour de travail ;

• la date de fin prévisionnelle de l’arrêt ;

• les modalités de reprise du travail ; 

• les dates de subrogation (si c’est le cas).

Comment remplir l’attestation de salaire ? 

En tant qu’employeur, vous devez savoir comment remplir l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières. C’est une situation à laquelle vous pouvez être fréquemment confronté. 

Bien évidemment, vous n’avez pas à créer vous-même de toute pièce l’attestation de salaire de votre salarié. 

En effet, plusieurs formulaires papier déjà établis sont mis à disposition de l’employeur, servant alors de modèle d’attestation de salaire. Ce sont les formulaires d’attestation de salaire CERFA : 

• l’attestation de salaire pour maladie, maternité, adoption ou pour femme enceinte dispensée de travail (CERFA n°11135*04), également appelée formulaire S3201 pour attestation de salaire ;

• l’attestation de salaire s6202 pour accident de travail ou maladie professionnelle (CERFA n°11137*03) ;

• l’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail se prolongeant au-delà de 6 mois (CERFA n°11136*05).

À noter que le salaire en cas d'accident du travail est pris en compte différemment des arrêts maladie classiques. C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser le bon formulaire CERFA correspondant à la situation d’accident du travail pour garantir une indemnisation correcte de votre salarié.

💡 Bon à savoir : le salaire pendant l'arrêt maladie peut être maintenu en partie par l'employeur en complément des IJSS, selon les dispositions de la convention collective applicable ou les accords d'entreprise.

Vous trouverez les attestations de salaire en PDF depuis le site internet du Service Public ou de l’Assurance Maladie. Pour vous aider, chaque attestation de salaire est accompagnée d’une notice explicative, vous y trouverez toutes les indications nécessaires pour remplir correctement le formulaire. 

Voici un exemple d’attestation de salaire remplie.

Comment faire une attestation de salaire CESU ?

En tant que particulier employeur utilisant le CESU (Chèque Emploi Service Universel), vous avez des obligations spécifiques en cas d'arrêt de travail de votre salarié.

Les spécificités de l'attestation CESU

Pour les salariés employés via le CESU, deux situations peuvent se présenter :

⚠️ Cas n°1 : le salarié n'a qu'un seul employeur :

• vous devez remplir l'attestation employeur CESU (formulaire CERFA n°11135*04) ;

• cette attestation doit être transmise à la CPAM de votre salarié.

⚠️ Cas n°2 : le salarié a plusieurs employeurs :

• chaque employeur doit remplir une attestation de salaire individuelle ;

• le salarié doit fournir une attestation sur l'honneur listant tous ses employeurs ;

• les bulletins de salaire des 12 derniers mois doivent être joints au dossier.

💡 Bon à savoir : contrairement aux entreprises classiques, les particuliers employeurs ne peuvent pas utiliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative) pour transmettre l'attestation de salaire.

Quelles informations fournir ?

Pour un arrêt maladie en CESU, deux types de documents sont nécessaires :

1. Les bulletins de salaire : les 3 derniers bulletins de salaire en cas d'activité continue OU les 12 derniers bulletins en cas d'activité discontinue.

Ces bulletins sont générés automatiquement par le CESU après chaque déclaration.

1. Une attestation sur l'honneur du salarié précisant :

• la liste de tous ses employeurs CESU ;

• son dernier jour travaillé ;

• ses coordonnées complètes ;

• son numéro de Sécurité sociale.

Comment transmettre l'attestation ?

Deux options s'offrent à vous :

• par courrier : envoyez le formulaire CERFA complété à la CPAM de votre salarié ;

• via votre espace CESU : certaines démarches peuvent être effectuées en ligne sur cesu.urssaf.fr.

Comment modifier une attestation de salaire ?

Dans le cas où la transmission de l’attestation de salaire par l’employeur modifie une précédente attestation, il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs du formulaire. Dans ce cas, vous devrez établir une attestation de salaire rectificative. Il vous suffit de :

• cocher la case “attestation rectificative” se trouvant en haut à droite du formulaire d’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières ;

• remplir uniquement les rubriques relatives à “l’employeur” et “l’assuré(e)” ainsi que les champs modifiés ;

• dater et signer l’attestation. 

Comment transmettre l’attestation de salaire ? 

Bien entendu, une fois que l’employeur a rempli l’attestation de salaire, la question légitime qu’il se pose est la suivante : où envoyer l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières ? 

La transmission de l'attestation de salaire peut s’effectuer de plusieurs manières : 

• en ligne, via le site internet net-entreprises.fr ou depuis un logiciel de paie certifié ;

• par courrier, en envoyant le formulaire Cerfa “attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières” à la CPAM du salarié ; 

• via la déclaration sociale nominative (DSN). 

💡 Bon à savoir : il est nécessaire de transmettre l’attestation de salaire le plus rapidement possible pour ne pas retarder le dédommagement financier du salarié pendant son arrêt de travail. 

Quels sont les délais pour transmettre l’attestation de salaire à la CPAM ?

Pour les attestations transmises via la DSN, l’employeur est tenu de les transmettre dans un délai de 5 jours à compter de la connaissance de l’arrêt de travail. 

Pour les autres hypothèses de transmission, aucun délai n’est imposé à l’employeur pour transmettre l’attestation de salaire. Cependant, attention : une remise tardive de l'attestation de salaire à la CPAM peut avoir des conséquences importantes pour votre salarié. En effet, tout retard dans la transmission retarde le versement des indemnités journalières. Il est donc fortement recommandé d'envoyer le plus rapidement possible l'attestation de salaire à la CPAM.

💡Bon à savoir : en cas de prolongation de l’arrêt de travail, l’employeur n’est pas tenu d’établir une nouvelle attestation de salaire, à condition que : 

• la durée totale de l’arrêt de travail n’excède pas 6 mois ;

• l’arrêt de travail soit continu ; 

• le motif soit le même.