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Comment procéder à la comptabilisation des notes de frais en entreprise ?


À retenir :
- Les notes de frais servent à rembourser les dépenses professionnelles avancées par un collaborateur pour une mission.
- Leur comptabilisation suit un processus précis, proche de celui d’une facture fournisseur.
- L’URSSAF fixe des plafonds pour l’exonération de cotisations sociales.
- Un logiciel de paie simplifie le suivi et le contrôle des notes de frais.
Dans le cadre de leur activité, vos salariés engagent parfois des frais professionnels indispensables à la réalisation de leurs missions : repas, transport, hébergement, etc. Lorsqu’ils avancent ces dépenses, l’entreprise doit les rembourser. Pour cela, ils doivent transmettre un document récapitulatif appelé note de frais, accompagné de justificatifs de paiement, factures, reçus, etc.
La comptabilisation des notes de frais ne se limite pas à un simple remboursement : elle repose sur un processus précis de gestion comptable, au même titre que la comptabilisation des congés payés ou autres provisions.
Comment enregistrer les notes de frais ? Quel est leur impact sur la paie et quelles solutions existent pour simplifier ce suivi ? Dans cet article, PayFit vous guide pour en garantir la conformité.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais, ou note de dépenses, est un document établi par un collaborateur pour obtenir le remboursement de dépenses professionnelles engagées lors d’une mission. Ces frais concernent le plus souvent :
des repas, que le salarié justifie avec un ticket de caisse ou une facture de restaurant ;
des déplacements (transport) : billets de train ou d'avion, location de véhicule, paiement d'un taxi ;
de l'hébergement : nuitées d’hôtel, location courte durée, etc.
L’employeur doit rembourser ces frais dont les montants ne peuvent pas être déduits du salaire. À cet effet, comme la comptabilisation de la paie, celle des notes de dépenses est obligatoire.
⚠️ Attention : seules les dépenses ayant un caractère professionnel sont remboursables. Elles doivent être justifiées par une facture ou un reçu.
💡 Bon à savoir : aucune clause du contrat de travail ne peut imposer la prise en charge des frais par le collaborateur.
Un article de DAF-Mag mentionne que 15 % des montants des redressements fiscaux sont liés aux frais professionnels. Ces sommes, parfois conséquentes, nécessitent donc un suivi rigoureux. Une bonne gestion des notes de frais permet de garantir la transparence des remboursements, d’éviter tout redressement URSSAF et d’optimiser la gestion de la paie.
Quelles sont les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?
Il existe deux méthodes de comptabilisation des notes de frais. Ce choix dépend de la nature de la dépense :
méthode de la valeur réelle : remboursement du montant exact avancé sur présentation de justificatifs (facture restaurant, billet de train, facture d’hôtel) ;
méthode forfaitaire : allocation fixe déterminée par l’entreprise, dans le respect des plafonds fixés par l’URSSAF, à l’instar des indemnités kilométriques.
💡 Bon à savoir : le remboursement forfaitaire n’est pas applicable pour un gérant minoritaire de SARL (Société par Actions à Responsabilité Limitée) ou un dirigeant non-salarié.
⚠️ Attention : sans justificatif, la note de frais n’est pas comptabilisable et le remboursement est impossible.
Besoin d'accompagnement dans la gestion de la paie ?
Où et comment enregistrer une note de frais en comptabilité ?
Le processus suit le schéma d’une facture fournisseur. L’entreprise doit enregistrer la note de frais dans le journal des achats :
au débit : les comptes de charges correspondants, par exemple 6251 transport, 6256 repas et logement ;
au crédit : le compte du collaborateur, généralement 421 "Personnel - rémunérations dues" pour les salariés ou 467 "Autres comptes débiteurs ou créditeurs" pour les tiers non-salariés.
💡 Bon à savoir : si la dépense inclut de la TVA déductible, elle doit apparaître séparément. Le débit s'effectue alors sur deux lignes : HT + TVA déductible (compte 44566).
Les notes de frais doivent-elles apparaître sur le bulletin de paie ?
Le remboursement des notes de frais peut figurer sur le bulletin de paie, mais ce n’est pas obligatoire. C’est généralement le cas de ceux ayant lieu en même temps que le paiement du salaire.
Cependant, si les frais sont réglés au fil de l’eau, en dehors du versement du salaire, ils n’apparaissent pas toujours sur le bulletin.
👉 À noter : les remboursements conformes aux barèmes de l’URSSAF ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Cependant, en cas de dépassement des plafonds, l’excédent est réintégré dans l’assiette sociale.
Comment simplifier la comptabilisation des notes de frais ?
De nombreuses structures utilisent encore Excel pour la gestion et le suivi des notes de frais. Ce support reste pratique pour les (très) petites entreprises, mais il devient limité dès que l’effectif de la société grandit. Chronophage, il représente alors une source d’erreurs, de calcul ou d’oublis, surtout lorsqu’il s’agit de traiter des dizaines de notes de dépenses chaque mois.
Les logiciels RH (Ressources Humaines) intègrent désormais un module de note de frais dédié où :
chaque collaborateur saisit sa note et joint ses justificatifs en temps réel, via un ordinateur ou sur son smartphone ;
l’employeur valide et déclenche le remboursement ;
les écritures comptables sont automatiquement intégrées à la paie et à la comptabilité.
💡 Bon à savoir : PayFit va même plus loin. Notre logiciel RH spécialisé en paie vous permet de paramétrer vos règles internes (plafonds, types de frais autorisés, politique de mobilité) et les particularités éventuelles de votre convention collective pour garder un contrôle strict.
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Quel est le délai pour transmettre une note de frais à son entreprise ?
Quel est le délai pour transmettre une note de frais à son entreprise ?
Aucun délai légal n’est prévu, mais la pratique recommande de remettre ses justificatifs dans les 30 jours suivant la dépense. Cela facilite le contrôle et évite les oublis. Certaines structures fixent une date butoir précise (avant le 10 du mois, par exemple) pour verser tous les remboursements en une seule fois.
De même, l'employeur doit assurer un remboursement dans un délai raisonnable. Cependant, il n'existe aucune précision exacte sur le délai de paiement d'une note de frais.
Les frais de repas sont-ils toujours remboursés ?
Les frais de repas sont-ils toujours remboursés ?
Les frais de repas sont remboursés uniquement lorsqu’ils sont liés à une mission professionnelle (déplacement, réunion externe). Un repas pris sur le lieu habituel de travail n’entre pas dans ce cadre. On parle alors de la comptabilisation de tickets-restaurant ou d’une prime repas.
L’URSSAF peut-elle contrôler la comptabilisation des notes de frais ?
L’URSSAF peut-elle contrôler la comptabilisation des notes de frais ?
Oui. En cas de contrôle, l’organisme vérifie la nature des dépenses, les justificatifs et le respect des barèmes, ainsi que la comptabilisation des avantages en nature. Des redressements peuvent être appliqués, en cas de constat d’irrégularités.
Comment comptabiliser la TVA sur une note de frais ?
Comment comptabiliser la TVA sur une note de frais ?
Si la dépense est déductible, le compte de charge est débité du montant HT et la TVA est inscrite séparément, celle-ci étant une opération diverse de paie. Certaines dépenses, comme les frais de logement, ne permettent pas de récupérer la TVA.
Les frais kilométriques sont-ils toujours déductibles ?
Les frais kilométriques sont-ils toujours déductibles ?
Oui, les notes de dépenses d’un salarié peuvent comprendre les frais kilométriques et donc être déductibles de la comptabilité des charges sociales, mais uniquement dans la limite du barème publié chaque année par l’URSSAF. En cas de dépassement, l’excédent est soumis à cotisations sociales.
Un collaborateur peut-il être remboursé sans justificatif ?
Un collaborateur peut-il être remboursé sans justificatif ?
Non. Sans facture ou reçu, la note de frais n’a pas de valeur comptable. Le remboursement de la note de frais serait considéré comme une erreur passible de sanctions. Cette règle vise à empêcher les abus, à limiter les fraudes internes et à garantir la conformité lors d’un contrôle administratif ou fiscal.
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