Comment procéder à la comptabilisation des notes de frais en entreprise ?

Dans le cadre de leur activité, vos salariés engagent parfois des frais professionnels indispensables à la réalisation de leurs missions : repas, transport, hébergement, etc. Lorsqu’ils avancent ces dépenses, l’entreprise doit les rembourser. Pour cela, ils doivent transmettre un document récapitulatif appelé note de frais, accompagné de justificatifs de paiement, factures, reçus, etc.

La comptabilisation des notes de frais ne se limite pas à un simple remboursement : elle repose sur un processus précis de gestion comptable, au même titre que la comptabilisation des congés payés ou autres provisions.

Comment enregistrer les notes de frais ? Quel est leur impact sur la paie et quelles solutions existent pour simplifier ce suivi ? Dans cet article, PayFit vous guide pour en garantir la conformité.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais, ou note de dépenses, est un document établi par un collaborateur pour obtenir le remboursement de dépenses professionnelles engagées lors d’une mission. Ces frais concernent le plus souvent :

• des repas, que le salarié justifie avec un ticket de caisse ou une facture de restaurant ;

• des déplacements (transport) : billets de train ou d'avion, location de véhicule, paiement d'un taxi ;

• de l'hébergement : nuitées d’hôtel, location courte durée, etc.

L’employeur doit rembourser ces frais dont les montants ne peuvent pas être déduits du salaire. À cet effet, comme la comptabilisation de la paie, celle des notes de dépenses est obligatoire.

⚠️ Attention : seules les dépenses ayant un caractère professionnel sont remboursables. Elles doivent être justifiées par une facture ou un reçu.

💡 Bon à savoir : aucune clause du contrat de travail ne peut imposer la prise en charge des frais par le collaborateur.

Un article de DAF-Mag mentionne que 15 % des montants des redressements fiscaux sont liés aux frais professionnels. Ces sommes, parfois conséquentes, nécessitent donc un suivi rigoureux. Une bonne gestion des notes de frais permet de garantir la transparence des remboursements, d’éviter tout redressement URSSAF et d’optimiser la gestion de la paie.

Quelles sont les méthodes de comptabilisation des notes de frais ?

Il existe deux méthodes de comptabilisation des notes de frais. Ce choix dépend de la nature de la dépense :

• méthode de la valeur réelle : remboursement du montant exact avancé sur présentation de justificatifs (facture restaurant, billet de train, facture d’hôtel) ;

• méthode forfaitaire : allocation fixe déterminée par l’entreprise, dans le respect des plafonds fixés par l’URSSAF, à l’instar des indemnités kilométriques.

💡 Bon à savoir : le remboursement forfaitaire n’est pas applicable pour un gérant minoritaire de SARL (Société par Actions à Responsabilité Limitée) ou un dirigeant non-salarié.

⚠️ Attention : sans justificatif, la note de frais n’est pas comptabilisable et le remboursement est impossible.

Où et comment enregistrer une note de frais en comptabilité ?

Le processus suit le schéma d’une facture fournisseur. L’entreprise doit enregistrer la note de frais dans le journal des achats :

• au débit : les comptes de charges correspondants, par exemple 6251 transport, 6256 repas et logement ;

• au crédit : le compte du collaborateur, généralement 421 "Personnel - rémunérations dues" pour les salariés ou 467 "Autres comptes débiteurs ou créditeurs" pour les tiers non-salariés.

💡 Bon à savoir : si la dépense inclut de la TVA déductible, elle doit apparaître séparément. Le débit s'effectue alors sur deux lignes : HT + TVA déductible (compte 44566).

Les notes de frais doivent-elles apparaître sur le bulletin de paie ?

Le remboursement des notes de frais peut figurer sur le bulletin de paie, mais ce n’est pas obligatoire. C’est généralement le cas de ceux ayant lieu en même temps que le paiement du salaire.

Cependant, si les frais sont réglés au fil de l’eau, en dehors du versement du salaire, ils n’apparaissent pas toujours sur le bulletin.

👉 À noter : les remboursements conformes aux barèmes de l’URSSAF ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Cependant, en cas de dépassement des plafonds, l’excédent est réintégré dans l’assiette sociale.

Comment simplifier la comptabilisation des notes de frais ?

De nombreuses structures utilisent encore Excel pour la gestion et le suivi des notes de frais. Ce support reste pratique pour les (très) petites entreprises, mais il devient limité dès que l’effectif de la société grandit. Chronophage, il représente alors une source d’erreurs, de calcul ou d’oublis, surtout lorsqu’il s’agit de traiter des dizaines de notes de dépenses chaque mois.

Les logiciels RH (Ressources Humaines) intègrent désormais un module de note de frais dédié où :

1. chaque collaborateur saisit sa note et joint ses justificatifs en temps réel, via un ordinateur ou sur son smartphone ;

2. l’employeur valide et déclenche le remboursement ;

3. les écritures comptables sont automatiquement intégrées à la paie et à la comptabilité.

💡 Bon à savoir : PayFit va même plus loin. Notre logiciel RH spécialisé en paie vous permet de paramétrer vos règles internes (plafonds, types de frais autorisés, politique de mobilité) et les particularités éventuelles de votre convention collective pour garder un contrôle strict.